Bestätigungsschreiben: So stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge gültig sind
So läuft es im Geschäftsalltag meistens ab: Ein Kunde ruft Sie an, oder Sie treffen sich mit ihm. Sie besprechen, welche Waren oder Leistungen er von Ihnen beziehen möchte, und einigen sich auf Preis- und Liefer- bzw. Leistungstermin. Ist alles geklärt, kommt das Geschäft zustande – auch ohne Bestätigungsschreiben.
Allein auf mündliche Absprachen sollten Sie sich jedoch nicht verlassen, weil Sie dann keine Beweise in der Hand haben. Schnell kann es zu Missverständnissen kommen. Typische Situationen:
- Der Kunde äußert im Laufe des Gesprächs immer neue Wünsche, so dass Sie eine Vielzahl von Einzelheiten beachten müssen.
- Der Kunde kann sich nicht entscheiden und schwankt zwischen verschiedenen Möglichkeiten hin und her.
- Sie haben den Kunden nicht richtig verstanden, weil er sich umständlich ausdrückt.
- Der Kunde legt es darauf an, seine Rechnungszahlung so lange wie möglich hinauszuzögern und behauptet, er habe den Auftrag anders erteilt.
Erledigen Sie den Auftrag deshalb nicht wie vom Kunden gewünscht und verweigert der Kunde die Zahlung, bleiben Sie auf den Kosten des Auftrags sitzen. Sichern Sie sich dagegen ab, indem Sie alle Auftragsdetails in einem Bestätigungsschreiben zusammenfassen und vom Kunden unterschreiben lassen.
So bauen Sie Ihr Bestätigungsschreiben auf
Sie können Ihr Bestätigungsschreiben kurz und knapp halten, oder Sie nutzen es beispielsweise auch, um dem Kunden zu danken und Ihn auf weitere Angebote hinzuweisen. In jedem Fall empfiehlt es sich, das Bestätigungsschreiben aus folgenden Bausteinen aufzubauen:
Anschrift: Richten Sie Ihr Bestätigungsschreiben direkt an Ihren Vertragspartner. Ist das eine Firma, schreiben Sie den Ansprechpartner dazu, mit dem Sie das Geschäft vereinbart haben.
Betreffzeile: Schreiben Sie „Auftagsbestätigung“ und das Auftragsdatum bzw. eine Auftragsnummer in die Betreffzeile, auf die der Empfänger bei Fragen Bezug nehmen kann.
Anrede: Sprechen Sie Ihren Kunden mit seinem Namen an. Das wirkt persönlicher als eine Standardklausel wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Einleitung: Beginnen Sie das Bestätigungsschreiben mit einem Dank, und versprechen Sie dem Kunden, den Auftrag sorgfältig zu erledigen.
Angaben zum Vertragsinhalt: Beschreiben Sie Ihre Leistung bzw. Lieferung möglichst genau. Nennen Sie dabei u. a.
- Anzahl/Menge der Bestellung
- Liefer-/Leistungsdatum
- Preis
Bitte um Bestätigung: Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass der Auftrag zustande kommt, bitten Sie den Kunden, das Bestätigungsschreiben unterschrieben an Sie zurückzufaxen oder eine unterschriebene Kopie zurückzuschicken.
Achtung: Die Unterschrift des Kunden ist unerlässlich, wenn das Bestätigungsschreiben inhaltlich von dem abweicht, was vorher besprochen war. Dann enthält es nämlich ein neues Vertragsangebot an den Kunden. Der neue Vertrag mit dem Kunden kommt erst durch die Unterschrift sicher zustande.
Beispiel: Ein Fliesenleger macht ein Angebot für eine Fliese zum Preis von 35 Euro pro Quadratmeter. Er befristet das Angebot allerdings bis zum 10. Februar. Am 15. Februar erteilt der Kunde den Auftrag. Der Fliesenleger bestätigt den Auftrag – berechnet in seinem Bestätigungsschreiben allerdings neue Preise, da die gewünschte Fliese in der Zwischenzeit teurer geworden ist. Unterzeichnet der Kunde dieses Bestätigungsschreiben, kommt es zu einem neuen Vertrag.
Im Bestätigungsschreiben Pflichtangaben für Geschäftsbriefe beachten
Ihr Bestätigungsschreiben ist ein Geschäftsbrief. Es muss also alle Angaben enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Wenn Sie nicht ins Handelsregister eingetragen sind, müssen Sie
- Ihren Nachnamen und
- einen ausgeschriebenen Vornamen,
- bei mehreren Partnern bzw. Gesellschaftern zusätzlich einen Nachnamen der anderen Teilhaber nennen (§ 15 b Gewerbeordnung).
Ist Ihr Unternehmen ins Handelsregister eingetragen, sind die Pflichtangaben etwas umfangreicher (§ 37 a Handelsgesetzbuch):
- Firma (Beispiel GmbH)
- Sitz des Unternehmens (z. B. Hamburg)
- zuständiges Registergericht (z. B. Amtsgericht Bonn)
- die Nummer, unter der Sie ins Handelsregister eingetragen sind (z. B. HRB 12345)
- wenn Ihr Unternehmen eine GmbH ist, zusätzlich die Namen der Geschäftsführer (§ 35 a GmbH-Gesetz).
