Angebotserstellung: So verfassen Sie das Begleitschreiben

Wieso ein Begleitschreiben bei Ihren Angeboten?

Ohne Angebote erhalten Sie keine Aufträge – und ohne Aufträge kann Ihr Unternehmen nicht überleben.

Verfassen Sie ein professionelles Begleitschreiben zu Ihrem Angebot, das überzeugt

Mit Ihrem Begleitschreiben zum Angebot können Sie den Eindruck vermitteln, dass genau Sie der richtige Partner für das anfragende Unternehmen ist.

Leider kommt es immer noch häufig vor, dass Angebote kommentarlos in einen Umschlag gesteckt und verschickt werden. Oder der Sachbearbeiter legt nur ein Kärtchen mit einem Aufdruck “Mit freundlichen Grüßen” und seiner Unterschrift bei.

Sie dürfen sich dann nicht wundern, dass ein solch nachlässig präsentiertes Angebot vom Empfänger mit der gleichen Einstellung behandelt wird.

Verschaffen Sie sich mit Ihrem Begleitschreiben ein Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern

Wenn Sie ein Angebot abgeben (dürfen), sollten Sie dem Kunden oder Neukunden signalisieren:

• “Danke, dass Sie an uns gedacht haben. Sie sind uns wichtig.”

Die Folgen:

• Nur dann fühlt er sich von Ihnen wertgeschätzt und nur dann hinterlassen Sie einen ausgezeichneten Eindruck.
• Mit einem einladenden Begleitschreiben verschaffen Sie sich von vornherein einen Startvorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern!

Beachten Sie: Alle Formulierungsideen dieses Beitrags eignen sich auch für Ihre Begleitschreiben per E-Mail.

Wann sollten Sie ein Begleitschreiben zu Ihrem Angebot verfassen?

Sie sollten besonders dann ein Begleitschreiben anfertigen, wenn Sie

• ein Angebot verschicken, das viele Details enthält und über mehr als eine Seite geht,
• mehrere Angebote auf einmal verschicken oder Varianten desselben Angebots,
• ein Angebot mit zusätzlichen Informationen und weiteren Anlagen verschicken.

Wann Sie kein Begleitschreiben mitschicken müssen:

Ein Begleitschreiben ist nicht nötig, wenn Sie ein Angebot verschicken, das bereits in Briefform geschrieben ist und eine Unterschrift trägt.

3 Tipps, wie Sie aus Ihrem Begleitschreiben ein Empfehlungsschreiben machen

Tipp 1: Beginnen Sie mit einem individuellen Einstieg

Mit einem überraschenden Einstieg können Sie nur gewinnen, weil Sie sofort Interesse wecken.

So nicht:

Ihre Anfrage

Sehr geehrter Herr Mahler,

wir nehmen Bezug auf das Telefonat mit Ihnen und übersenden Ihnen anbei das gewünschte Angebot.

• Der Empfänger wird Ihre Halbherzigkeit und Gleichgültigkeit spüren.
• Kein guter Start bei einem Wettrennen!
• Formulieren Sie lieber individueller.

Besser so:

Danke,

sehr geehrter Herr Mahler,

dass Sie uns für Ihr Bauvorhaben in der Severingasse um ein Angebot gebeten haben.

• Dieser Einstieg liest sich dynamisch.
• Der Leser spürt, dass hier jemand mit ihm zusammenarbeiten möchte.

Tipp 2: Machen Sie das Angebot für den Empfänger persönlich interessant

Gehen Sie auf die Interessen des Empfängers ein! Was könnte ihn neugierig auf das Angebot machen?

So nicht:

Wir hoffen, dass Ihnen das beigefügte Angebot zusagt. Für Fragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.

• Na, neugierig geworden? Wahrscheinlich nicht.
• Dieses Schreiben enthält kraftlose, beliebige Floskeln, auf die Sie am besten ganz verzichten.
• Das Wort “beigefügt” ist unnötig. Wo sonst soll denn das Angebot stecken?
• Nebenbei gibt es wohl kein Unternehmen, in dem rund um die Uhr jemand für Fragen herumsteht.

Besser so:

Sie benötigen eine Sekretärin als Urlaubsvertretung vom 2. Februar bis 13. Februar. Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot gefällt. Wir fügen Kurzprofile von drei Mitarbeiterinnen bei, die für Sie infrage kämen. Anne Karl bringt bereits mehrere Jahre Berufserfahrung bei Banken mit.

• Hier wird der Kunde sicherlich neugierig auf Ihr Angebot und wird bestimmt gleich das Profil von Anne Karl studieren.

Tipp 3: Bieten Sie im Begleitschreiben ein kleines Informationsplus

Ihr Angebot wird sofort interessanter, wenn Sie

• zum Angebot Informationsmaterial oder einen aktuellen Pressebericht beifügen.
• Referenzen nennen können.
• ein Service-Plus erwähnen
• erwähnen, dass Ihr Unternehmen/Ihr Produkt kürzlich einen Preis gewonnen hat oder Ähnliches.

Zum Beispiel:

• Wenn Sie sich für unser Büroablagesystem “Practic” entscheiden, treffen Sie langfristig eine gute Wahl.
• Wir haben vor zwei Wochen für das System “Practic” den Red-Dot-Design-Award erhalten.

Sie können zum Beispiel den Kunden im Begleitschreiben darüber informieren,

• dass eine Erstberatung vor Ort gratis ist.
• dass der Kunde das Produkt erst einmal testen kann.
• dass Sie bei Bestellung sofort liefern können.