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Leistung erbracht, aber die Dokumente fehlen: Abnahmeverweigerung?

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Welcher Einkäufer kennt das nicht: Die Lieferung oder Leistung ist vollständig erbracht, aber benötigte Dokumentationen stehen noch aus. Können Sie deshalb nun die Abnahme der Leistung verweigern? Oder: Wie viel können Sie von der Schlusszahlung einbehalten?

Mit dieser sehr praxisrelevanten Frage haben sich auch schon einige Gerichte auseinandergesetzt. Hierzu ein kleiner Überblick:

Oberlandesgericht (OLG) Bamberg (8.12.2010, Az. 3 U 93/09): Keine Abnahme ohne (geschuldete) Dokumentation!

Hier ging es um folgenden Streitfall: Der Besteller hatte einen Unternehmer mit dem Einbau eines Generators in seine Röntgenanlage beauftragt.

Der Unternehmer hatte den Einbau komplett vorgenommen, allerdings nicht die Dokumentation. Aus diesem Grund verweigerte der Besteller die Zahlung der vom Unternehmer geltend gemachten Vergütung, woraufhin dieser die Vergütung vor Gericht einklagte.

Im Prozess machte der Besteller geltend, dass der Anspruch des Unternehmers mangels Abnahme des Werks nicht fällig sei.

Das Werk sei auch nicht abnahmereif, denn der Unternehmer sei aufgrund des Medizinproduktegesetzes verpflichtet, den Einbau des Generators zu dokumentieren.

Das OLG Bamberg gab dem Besteller recht und wies die Zahlungsklage des Unternehmers in voller Höhe ab.

Der Unternehmer sei nach dem Medizinproduktegesetz verpflichtet gewesen, den Einbau des Generators zu dokumentieren und dem Besteller die Dokumentation vorzulegen.

Das könne er nach dem Einbau des Generators nicht mehr nachholen und die Fälligkeit seiner Vergütung daher auch nicht mehr herbeiführen.

OLG Brandenburg (4.7.2012, Az. 13 U 63/08): Revisionsunterlagen fehlen!

Auftraggeber hat ein Zurückbehaltungsrecht! In diesem Fall hatte ein Auftraggeber den Auftragnehmer mit Heizungs-, Lüftungsund Sanitärinstallationsarbeiten beauftragt.

Nach dem Leistungsverzeichnis hatte der Auftragnehmer „nach Fertigstellung der Bauarbeiten“ dem Auftraggeber „ein komplettes Heizungsprojekt (in 2facher Ausfertigung) einschließlich aller behördlichen Zustimmungen und Abnahmen“ zu übergeben.

Nach der Abnahme stellte der Auftragnehmer seine Schlussrechnungen. Mit Verweis auf fehlende Revisionsunterlagen behielt der Auftraggeber einen Teil der Vergütung ein.

Das OLG Brandenburg entschied wie folgt: Das Fehlen vertraglich vereinbarter Revisionsunterlagen stellt einen Mangel dar.

Dem Auftraggeber steht deshalb ein Zurückbehaltungsrecht in Höhe des Doppelten der für die Erstellung der Unterlagen erforderlichen Kosten zu.

OLG Stuttgart (25.1.2010, Az. 10 U 119/09): Die fehlende Bescheinigung nach § 66 Satz 2 BauO-NW ist eine vertragliche Nebenpflicht, deren Verletzung die Abnahmeverweigerung nicht rechtfertigt.

Diesbezüglich kann der Bauherr nur ein Zurückbehaltungsrecht gegenüber der Werklohnforderung geltend machen.

OLG Frankfurt (26.10.2006, Az. 26 U 2/06): Der Auftraggeber hat nur aufgrund einer besonderen Vereinbarung gegenüber dem Bauunternehmer einen Anspruch auf Herausgabe von Ausführungsplänen!

Eine eigenständige Pflicht des Auftragnehmers zur Übergabe der Ausführungsplanung ist deshalb nur dann anzunehmen, wenn sich dies klar und deutlich aus der getroffenen Vereinbarung ergibt.

Bundesgerichtshof (29.6.1993, Az. X-ZR 60/92): Jedenfalls bei erklärungsbedürftigen Investitionsgütern des Maschinenund Anlagenbaus kann die Abnahme bis zur vollständigen Lieferung der vereinbarten Dokumentation (im vorliegenden Fall alle die für den Nachbau der Einzelteile beziehungsweise die für den Bau der gesamten Anlage erforderlichen Unterlagen) verweigert werden.

Fazit und Praxishinweis

Eines macht die dargestellte Rechtsprechung deutlich: Sofern Sie Wert auf die Übergabe bestimmter Dokumente legen, sollten Sie im Vertrag möglichst detailliert regeln, welche Unterlagen bis wann und in welcher Qualität vom Auftragnehmer zu übergeben sind.

Denn in der Regel kann der Auftraggeber nicht verlangen, dass ihm – nicht vereinbarte – Pläne oder Nachweise ausgehändigt werden.

Ist die Übergabe einer Dokumentation hingegen ausdrücklich vereinbart, stellt deren Fehlen einen Mangel dar. Ob das wiederum zur Abnahme verweigert oder lediglich zu einem Zurückbehaltungsrecht, hängt entscheidend von der Frage ab, ob das Fehlen der Dokumentation als wesentlicher Mangel anzusehen ist.

Das dürfte regelmäßig bei Dokumentationen der Fall sein, die für den sach- und fachgerechten Betrieb einer Anlage oder eines Gebäudes erforderlich sind.

Vorsicht ist geboten, wenn den Dokumentationen im Leistungsverzeichnis bzw. in der Leistungsbeschreibung ein Wert beigemessen wird: Ist dieser Wert – insbesondere im Verhältnis zur Gesamtauftragssumme – sehr niedrig, spricht dies für einen unwesentlichen Mangel!

Auch das Zurückbehaltungsrecht (in Höhe des Doppelten dieses Wertes) fällt dann entsprechend niedrig aus.

Das effektivste Mittel, den Auftragnehmer zur schnellen Beibringung der Dokumentation zu bewegen, ist immer noch die Verweigerung der Abnahme der Gesamtleistung.

Deshalb empfiehlt es sich, bereits im Vertrag ausdrücklich und möglichst im Wege der Individualvereinbarung klarzustellen, welche der vereinbarten Dokumentationen als Voraussetzung für die Abnahme der Gesamtleistung vorliegen müssen.

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