Was nach Abschluss der Betriebsprüfung zur Rentenversicherung auf Sie zukommt

Sie als Arbeitgeber können erwarten, dass Ihnen nach der Betriebsprüfung zur Rentenversicherung in jedem Fall

• der Sachverhalt sowie
• Daten der fehlerhaften Beurteilung oder Korrektur erläutert und
• die Namen der betroffenen Mitarbeiter genannt werden

In der heutigen Zeit der Textverarbeitung enthalten die Berichte meist recht ausführliche Begründungen über festgestellte Beitragsnachberechnungen, Beitragserstattungen oder Unstimmigkeiten im Meldeverfahren.

Bei einer Beitragsnachforderung enthält die Prüfmitteilung außerdem eine Zahlungsaufforderung, den Zahlungstermin und eine Rechtsbehelfsbelehrung.

Die Prüfmitteilung des Rentenversicherungsträgers kann Ihnen als Arbeitgeber bei Prüfungen durch andere Institutionen behilflich sein. Gegebenenfalls ergibt sich bei einer Prüfung gleich gelagerter Sachverhalte eine Zeitersparnis.

Die Prüfmitteilung müssen Sie bis zur nächsten Betriebsprüfung aufbewahren. Die Entgeltkonten, Beitragsberechnungen und Beitragsnachweise könnten Sie eigentlich aufgrund der sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften am Ende des Folgejahres der Betriebsprüfung vernichten. Hier unterscheiden sich aber Steuer- und Sozialversicherungsrecht:

Nach dem Einkommensteuergesetz sind Sie verpflichtet, die Lohnkonten für die folgenden zehn Jahre aufzubewahren. Es empfiehlt sich, auch die die Sozialversicherung betreffenden Unterlagen so lange aufzubewahren. Dann können Sie alle Unterlagen zu einem „einheitlichen“ Termin vernichten.

Betriebsprüfung zur Rentenversicherung: Wann Sie nachgeforderte Beiträge zahlen müssen

Neben der Prüfmitteilung erhalten Sie im Falle einer Beitragsnachforderung einen Beitragsbescheid. Darin wird Ihnen der Fälligkeitstag für die Beitragsnachzahlung genannt.

Forderungen aus Beitragsbescheiden, die bis zum 15. eines Monats erstellt werden, müssen Sie bis zum 15. Des folgenden Monats beglichen haben. Wird der Beitragsbescheid erst nach dem 15. des Monats verfasst, sind die Beiträge erst am 15. des übernächsten Monats fällig.

Diese Regelung der Fälligkeit müssen Sie unbedingt unabhängig von Ihrer Zahlungsverpflichtung für die Sozialabgaben aus laufendem Arbeitsentgelt beachten.

Beispiel:

Am 10.3. fand in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung statt. Der Betriebsprüfer stellte fest, dass Sie für einen Mitarbeiter die Sozialabgaben nicht richtig berechnet hatten. Sie erhalten einen Beitragsbescheid mit Datum vom 8.4. Die Beitragsnachforderung ist am 15.5. fällig.

Im Monat Mai müssen Sie also zwei Zahlungen an die Krankenkasse leisten. Am 15.5. muss die Beitragsnachforderung ausgeglichen sein. Ferner müssen Sie am drittletzten Bankarbeitstag die für den Monat Mai fälligen Sozialabgaben entrichtet haben.

Die Sozialabgaben müssen Sie der Krankenkasse überweisen, die üblicherweise die Sozialabgaben von Ihnen erhält. Die Krankenkasse (Einzugsstelle) wird in der Regel im Beitragsbescheid genannt.

Betriebsprüfung zur Rentenversicherung: In welchen Fällen ein so genannter Summenbeitragsbescheid zulässig ist

Bekanntlich müssen Sie als Arbeitgeber für jeden Ihrer Arbeitnehmer ein Entgeltkonto führen. Genügen Sie der Aufzeichnungspflicht nicht, müssen Sie neben einem Bußgeld von bis zu 5.000 € auch mit einem Summenbeitragsbescheid rechnen.

Der Betriebsprüfer darf einen Summenbeitragsbescheid nur dann erlassen, wenn er nur mit unverhältnismäßig hohem Verwaltungsaufwand feststellen könnte, für welche einzelnen Arbeitnehmer und für welche Zeit Arbeitsentgelte gezahlt wurden. Werden Arbeitnehmer beschäftigt, ohne dass Arbeitsentgelte zugeordnet werden können, darf der Prüfer die Höhe der Arbeitsentgelte schätzen und davon die Sozialabgaben ermitteln.

Tipp: Können Sie später nachweisen, für welche Arbeitnehmer Zahlungen konkret geleistet wurden, oder dass es sich um steuerfreie und damit auch um beitragsfreie Bezüge handelte, muss der Rentenversicherungsträger den Summenbeitragsbescheid aufheben.

Beispiel: Sie haben in Ihrem Unternehmen mehrere Niederlassungen in Deutschland. Die gesamten Personalangelegenheiten sowie die Entgeltabrechnung werden zentral in Dortmund abgerechnet. Der Niederlassungsleiter benötigte für einen kurzfristigen Personaleinsatz vier Mitarbeiter zum Entladen von Lieferwagen. Die Mitarbeiter haben ihr Arbeitsentgelt bar erhalten und den Empfang der Zahlung quittiert. Leider wurde es unterlassen, die Personalien dieser Aushilfen festzustellen. So konnten Sie kein Entgeltkonto anlegen. Die insgesamt ausgezahlten 1.500 € können keinem Arbeitnehmer zugeordnet werden.

Der Betriebsprüfer des Rentenversicherungsträgers stellte die Entgeltzahlungen fest. Da ihm die personenbezogene Zuordnung nicht möglich ist und weil der Nachweis nicht geführt wurde, dass die Mitarbeiter nicht berufsmäßig tätig waren, hat der Prüfer von den Aushilfsentgelten Sozialabgaben berechnet.

Sie haben allerdings die Möglichkeit, die Personalien der Aushilfen festzustellen, um die Versicherungsfreiheit der Arbeitnehmer nachzuweisen. Der Rentenversicherungsträger muss dann den Beitragsbescheid ändern. Die Nachberechnung der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge entfällt. Es werden gegebenenfalls noch die Pauschalbeiträge für die Kranken- und Rentenversicherung gefordert. Gegebenenfalls ist auch noch die Pauschalsteuer von 2 % des Arbeitsentgelts fällig.

In welchen Fällen Sie Beitragsnachforderungen mit Hinweis auf die Verjährung ablehnen können

Insbesondere wenn sich eine Prüfung auf einen längeren Zeitraum bezieht, sollten Sie darauf schauen, dass keine Sozialabgaben berechnet werden, die bereits verjährt sind. Der Anspruch auf Sozialversicherungsbeiträge verjährt vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Beiträge fällig wurden. Verjährung bedeutet, dass Sie die Zahlung ohne jede weitere Begründung ablehnen können. Werden Sozialversicherungsbeiträge vorsätzlich vorenthalten, verjähren diese erst nach 30 Jahren.

Eine Verjährung kann unterbrochen oder gehemmt werden

Die Verjährung wird u.a. durch eine Betriebsprüfung gehemmt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Verjährung mit dem Tag des Beginns der Betriebsprüfung gehemmt wird. Die Hemmung der Verjährung endet erst mit der Bekanntgabe der abschließenden Prüfmitteilung.

Aber Achtung! Die Hemmung tritt nicht ein, wenn die Prüfung unmittelbar nach Beginn für die Dauer von mehr als sechs Monaten aus Gründen unterbrochen wird, die die prüfende Stelle, also der Rentenversicherungsträger, zu vertreten hat. Sie als Arbeitgeber sollten deshalb unbedingt darauf achten, wann der zwischen den einzelnen Prüfungen liegende Zeitraum von vier Jahren fast erreicht ist. Gegebenenfalls wird die begonnene Prüfung aus organisatorischen bzw. personellen Gründen abgebrochen, die in der Verantwortung der Rentenversicherungsträger liegen. In diesen Fällen wird die zu Ihren Gunsten laufende Verjährungsfrist nicht gehemmt.