Was ein Mitarbeiter Ihnen einbringen muss

Das Wichtigste vorab: Betrachten Sie die Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter wie eine Investitionsentscheidung. Bevor Sie sich fragen, ob Sie sich ihn leisten können, müssen Sie zunächst Klarheit über die Kosten haben. Ermitteln Sie deshalb im 1. Schritt die Kosten für Ihren neuen Mitarbeiter pro Jahr.

Der größte Posten ist hierbei das Bruttogehalt, das Sie zahlen. Unterliegt Ihr Unternehmen einem Tarifvertrag, sind Sie an diesen gebunden – sind Sie nicht tarifgebunden, können Sie das Gehalt frei bestimmen, es darf allerdings nicht weniger als den gesetzlichen Mindestlohn von aktuell 8,84 €/Stunde betragen.

Zum Gehalt kommen die Nebenkosten, z.B. die Sozialabgaben und die Umlagen zur Berufsgenossenschaft.

Kalkulieren Sie daher wie folgt:
Ihr Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen: ca. 19,50%
Gesetzliche Unfallversicherung*: ca. 1,60%
Umlagen U1 und U2**: 1,20%
Insolvenzgeldumlage***: 0,09 %

* Der Satz ist von der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft abhängig und kann variieren.
** Diese Umlagen zahlen Sie als Arbeitgeber für die teilweise Erstattung von Aufwendungen im Krankheitsfall eines Mitarbeiters und Mutterschaftsgeld; sie können je nach Krankenkasse Ihres Mitarbeiters variieren.
*** Die Insolvenzgeldumlage ist eine Pflichtumlage, die Sie ebenfalls fix zahlen müssen.

Beispiel: Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter monatlich 2.000 €. Dann kommen für Sie als Arbeitgeber plus dieser Arbeitgeber-Zusatzkosten noch einmal rund 22,4 % an Kosten hinzu. Macht zusammen 2.448 €.
Doch halt! Ihre Kalkulation geht noch weiter: Ihr Mitarbeiter hat Urlaubsansprüche – gesetzlich mindestens 24 Tage, wenn in Ihrem Betrieb eine 6-Tage-Arbeitswoche gilt. Bei einer 5-Tage-Woche sind es 20 Urlaubstage, die Ihrem Mitarbeiter mindestens zustehen. Dazu kommen mit Sicherheit ein paar Krankheitstage pro Jahr.

Kalkulieren Sie deshalb wie folgt:
Lohnfortzahlung bei Krankheit: Kalkulieren Sie z.B. mit 10 Tagen Krankheit/Jahr; das kostet Sie ca. 1/2 Bruttogehalt zzgl. Arbeitgeberanteil pro Jahr.

Bezahlter Erholungsurlaub: Angenommen, Sie gewähren 24 Urlaubstage pro Jahr. In dieser Zeit erhält Ihr Mitarbeiter seinen Lohn weiter, ohne dass er arbeitet.

Mögliche weitere Kosten: Ggf. zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter Weihnachtsgeld (z.B. 1/2 Monatsgehalt zzgl. Arbeitgeberanteil) und/oder ein Urlaubsgeld (z.B. 500 €).

Vergessen Sie nicht die Einarbeitungszeit und die Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes! Ihr Mitarbeiter braucht einen eigenen Arbeitsplatz und Werkzeug oder Rechner? Er verursacht Telefon- und Fahrtkosten? Auch das müssen Sie berücksichtigen, wenn Sie wissen möchten, ob sich ein Arbeitnehmer für Sie rechnet. Auch die anteilige Büromiete darf in Ihrer Kalkulation nicht fehlen. Schließlich sollten Sie damit rechnen, dass die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters etwa 3 Monate dauert. Während dieser Zeit wird der neue Mitarbeiter

• noch nicht die volle Leistung bringen und
• Sie selbst Zeit – und damit Geld – kosten.

So kalkulieren Sie die Einarbeitungszeit
Als Unternehmer arbeiten Sie z.B.

• 50 Stunden pro Woche
• in 48 Wochen pro Jahr sind das
• 2.400 Stunden

Sie planen einen Gewinn vor Steuern von 60.000 €. Dann rechnen Sie für Ihre eigene Arbeit mit einem kalkulatorischen Unternehmerlohn von (60.000 € ÷ 2.400 Stunden =) 25 €/Stunde. Während der ersten 3 Monate arbeiten Sie den neuen Mitarbeiter täglich 2 Stunden ein. Das kostet Sie also (2 Stunden × 5 Tage × 12 Wochen × 25 € =) 3.000 €.
In die folgende Übersicht über die Kosten eines Mitarbeiters können Sie auch Ihre eigenen Planwerte eintragen und so die tatsächlichen Kosten konkret ermitteln