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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Lohnsteuer-Außenprüfung: So reagieren Sie auf den Bescheid

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Von Midia Nuri,

Grundsätzlich betrifft es zunächst Ihre Mitarbeiter, wenn Sie Nachricht erhalten, dass Sie zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten und abgeführt haben. Schließlich sind diese rechtlich gesehen Schuldner der Lohnsteuer und damit auch umgekehrt Gläubiger der Erstattung – es sei denn, es handelt sich um pauschale Lohnsteuer.

Achtung: Allerdings sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese Lohnsteuer ordnungsgemäß einzubehalten und abzuführen. Tun Sie dies nicht, haften Sie. Das bedeutet also insbesondere bei einer Nachzahlung, dass Sie neben dem Mitarbeiter für die Lohnsteuer einstehen müssen.

Mögliche Folgen der Betriebsprüfung – so reagieren Sie richtig

1. Sie haben zu wenig Lohnsteuer gezahlt

Diesen Bescheid erhalten Sie:
Sie erhalten einen Haftungsbescheid. Diesen können Sie vermeiden, wenn Sie die Prüfungsfeststellungen im Prüfbericht schriftlich anerkennen.

Wer in Anspruch genommen wird/wer die Erstattung erhält:
Das Finanzamt muss die Entscheidung, ob es Sie oder den Mitarbeiter als Steuerschuldner in Anspruch nimmt, nach pflichtgemäßem Ermessen treffen. In einigen Fällen, wenn es einfacher ist, Sie in Anspruch zu nehmen, oder wenn Sie einen vermeidbaren Fehler gemacht haben, haften Sie von vornherein.

Beispiele:

  • Sie haben keine bzw. zu wenig Lohnsteuer erhoben, weil Sie sich nicht über Ihre Pflichten informiert haben.
  • Sie haben den gleichen Fehler in einer größeren Zahl von Fällen gemacht. Dadurch ist es viel einfacher, die Lohnsteuer bei Ihnen nachzufordern.
  • Aus Ihren Aufzeichnungen geht nicht klar hervor, welcher Mitarbeiter welche Zuwendung erhalten hat.
  • Der Mitarbeiter wird vorrangig in Anspruch genommen, wenn das Finanzamt die Steuern vom Mitarbeiter ebenso einfach nachfordern kann wie von Ihnen (beispielsweise dann, wenn der Mitarbeiter aus dem Betrieb ausgeschieden ist und die Nachforderung bereits abgelaufene Jahre betrifft).

 

2. Sie haben zu wenig pauschale Lohnsteuer gezahlt

Diesen Bescheid erhalten Sie:
Sie erhalten einen Nachforderungsbescheid. Diesen können Sie vermeiden, wenn Sie die Prüfungsfeststellungen im Prüfbericht schriftlich anerkennen.

Wer in Anspruch genommen wird/wer die Erstattung erhält:
Sie sind Schuldner pauschaler Lohnsteuer. Deshalb werden allein Sie in Anspruch genommen. Der Nachforderungsbescheid ist mit einem Leistungsgebot versehen. Sind Sie mit dem Nachforderungsbescheid nicht einverstanden, können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe beim Finanzamt Einspruch einlegen. Sind Sie mit den Prüfungsfeststellungen dagegen einverstanden, kann das Finanzamt auf den Nachforderungsbescheid verzichten. In diesem Fall können Sie die Lohnsteuer nachmelden bzw. Ihre Zahlungsverpflichtung anerkennen. Kommen Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen trotz Anerkenntnis nicht nach, kann das Finanzamt sofort Vollstreckungsmaßnahmen einleiten.

3. Sie haben zu viel Lohnsteuer gezahlt

Diesen Bescheid erhalten Sie:
Sie erhalten einen Lohnsteueränderungsbescheid.

Wer in Anspruch genommen wird/wer die Erstattung erhält:
Handelt es sich um Lohnsteuer aus dem laufenden Jahr, sind Sie gefragt: Sie können die zu viel einbehaltenen Beträge mit den noch im selben Jahr einzubehaltenden Lohnsteuern des jeweiligen Mitarbeiters einfach verrechnen.

Haben Sie die zu hohe Lohnsteuer in einem Jahr einbehalten, das bereits abgelaufen ist, muss der Mitarbeiter die Erstattung selbst in die Hand nehmen. Er hat die Möglichkeit, im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die Rückerstattung bei seinem Finanzamt zu beantragen. Wie dies abläuft, hängt wiederum davon ab, aus welchem Grund die Lohnsteuer zu hoch ausgefallen ist:

  • Haben Sie das Entgelt des Mitarbeiters zu hoch angesetzt, können auch bereits ergangene Einkommensteuerbescheide wieder geändert werden.
  • Haben Sie einfach nur die Lohnsteuer falsch berechnet, erhält der Mitarbeiter den überzahlten Betrag mit seinem Einkommensteuerbescheid verrechnet.

Sie erhalten die Erstattung der Lohnsteuer selbst und müssen diese auch nicht an den Beschäftigten weiterleiten, wenn

  • es um pauschale Lohnsteuer geht (Schuldner der pauschalen Lohnsteuer sind immer Sie als Arbeitgeber),
  • Sie versehentlich Lohnsteuer für Entgelt abgeführt haben, das gar nicht ausgezahlt wurde,
  • Sie Lohnsteuer aus Versehen doppelt an das Finanzamt gezahlt haben, ohne diese beim Mitarbeiter einzubehalten.

 

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