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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So gehen die Betriebsprüfer mit IDEA zu Werke

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Von Midia Nuri,

Statt wie noch vor drei bis vier Jahren Ihre Buchhaltungskonten dem Betriebsprüfer auf Papier in die Hand zu drücken, händigen Sie ihm heute CD oder USB-Stick mit Ihren Daten aus. Das hat Folgen – der Fiskus entdeckt heute schneller und leichter denn je Buchungsfehler, Manipulationen und andere Auffälligkeiten. Das müssen Sie wissen.

1. So prüft die Software IDEA Ihr Kassenkonto

Ihr Kassenkonto hat der Betriebsprüfer nun binnen Sekunden auf Plausibilität geprüft – nicht erst binnen Tagen.

Mit dem Tool „Aufbereitung Bareinnahmen“ bereitet Ihr Betriebsprüfer in Sekundenschnelle folgende Daten auf:

  • Erlöse, getrennt nach Steuersätzen
  • Überprüfung des Kassenbestands. Damit lässt sich sofort feststellen, ob negative Kassenbestände vorliegen.
  • Einnahmenlücken. An welchen Tagen fehlen Einnahmen? Dies wird getrennt für die unterschiedlichen Steuersätze durchgeführt.
  • Liegt die Verteilung der Ziffern 0 bis 9 im Normalbereich? Diese Ziffern kommen nach mathematischen Grundsätzen immer gleich oft vor. In der Fachsprache der Prüfer wird dies als Chi-Quadrat-Test bezeichnet.
  • Welche Tageseinnahmen kommen mindestens doppelt vor (Modalwerte)?
  • An welchen Tagen wurden die höchsten Tageseinnahmen erzielt? Sind ausreichend Mitarbeiter eingesetzt?

Diese Konsequenz haben Abweichungen

Ihr Prüfer orientiert sich an Durchschnittswerten für Ihre Branche und / oder Betriebe von der Größe und Art Ihres Unternehmens.

Schlagen die Indikatoren bei diesen Werten aus, besteht fast keine Möglichkeit mehr, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung als ordnungsgemäß ansieht. Deshalb sollten Sie hier besonders akkurat arbeiten und Fehler und Unregelmäßigkeiten tunlichst vermeiden.

Tipp: Auffälligkeiten beim Chi-Quadrat-Test allein berechtigen den Prüfer aber nicht zu einer Hinzuschätzung. Damit die gerechtfertigt ist, müssen noch andere Gründe hinzukommen.

2. So prüft IDEA Kontrollmitteilungen

Ein Betriebsprüfer wird nicht nur auf Daten aus Ihrem Unternehmen zurückgreifen, sondern auch auf Kontrollmitteilungen anderer Finanzämter.

Das ist der Hintergrund:

Kontrollmitteilungen von einem Amt zum anderen zu versenden, ist Standard. Damit prüft die Finanzverwaltung beispielsweise, ob ein Zahlungsempfänger eine Summe, die Sie einem anderen Unternehmen in Rechnung gestellt haben, auch ordnungsgemäß bei der Steuererklärung angeben.

IDEA stellt binnen Sekunden fest, ob die entsprechende Einnahme aus der Kontrollmitteilung bei Ihnen gebucht ist.

Dabei sucht IDEA innerhalb Ihrer gesamten Buchführung nach

  • Beträgen oder
  • Buchungstexten.

Daher gehören also Kurzinformationen, die dem jeweiligen Buchungssatz zugrunde liegen, in jede Buchführung.

Diese Konsequenz haben Abweichungen

Verzichten Sie hierauf, enthält Ihre Buchführung einen erheblichen Mangel. Der kann durchaus dazu führen, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkennt.

Tipp: Geben Sie die Buchungstexte so an, dass ein fremder Dritter den jeweiligen Beleg wiederfinden kann. In der Praxis wird oftmals der Name des Kunden/Auftraggebers mit der dazugehörigen Rechnungsnummer angegeben, z. B. „Meyer-Bau 1223-2010“.

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