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Buchhaltung: Wie Sie Spenden richtig verbuchen

 
Urheber: Andrey Popov | Fotolia.de

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Bei einer freiwilligen Spende kann es sich nicht nur um finanzielle Leistungen, sondern auch Sach- oder Dienstleistungen handeln. Der Spendenzweck ist entweder politischer, religiöser, wirtschaftlicher, kultureller oder wissenschaftlicher Natur. Der Empfänger einer solchen Spende unterliegt keinerlei rechtlicher Verpflichtung. Wie Spenden richtig verbucht werden, hängt letztendlich von der Rechtsform des Unternehmens ab. Als GbR, OHG, KG oder Einzelunternehmen ist es grundsätzlich nicht möglich, dass Spenden als Betriebsausgabe deklariert werden.

Wissenswert: An sich sind freiwillige Zuwendungen (Spenden) nicht absetzbar. Die einzige Ausnahme stellen laut § 52-54 Spenden mit gemeinnützigem oder kirchlichem Zweck dar. Der steuerliche Fachbegriff hierfür lautet „Förderung steuerbegünstigter Zwecke“. 

Geldspenden: So funktioniert das richtige Verbuchen!

Laut §4 Abs. 4 EstG i. V. m§12 Nr. 1 EstG haben Personengesellschaften und Einzelunternehmer nicht die Möglichkeit Spenden als Betriebsausgabe geltend zu machen, da hier der Gesetzgeber davon ausgeht, dass es sich bei einer Spende um ein privates Vergnügen handelt. Handelt es sich um eine Personengesellschaft, erfolgt eine „Entnahme“ auf die Anzahl der Gesellschafter umgelegt.

Wissenswert: Auch wenn die Spende keine direkte Betriebsausgabe darstellt, ist sie dennoch von steuerlicher Relevanz. Und zwar kann der Einzelunternehmer oder der Gesellschafter diese bei seiner privaten Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Sachspenden: Das ist beim Verbuchen wichtig!

Plant eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen eine Sachspende in Form von Anlagevermögen oder Waren zu leisten, ist diese im ersten Schritt dem Betriebsvermögen zu entnehmen.

Wissenswert: Laut § 6 Abs. 1 Nr. 4 Sätze 4 und 5 EstG darf hier der Buchwert des Wirtschaftsguts als Entnahme verbucht werden. Aber nur dann, wenn dieses Wirtschaftsgut für steuerbegünstigte Zwecke gespendet werden soll.

Beachten Sie: Sachspenden können Einzelunternehmer und/oder die Gesellschafter einer Personengesellschaft nur dann geltend machen, wenn diese über eine entsprechende Sachspendenbescheinigung verfügen. Wie diese auszusehen hat, gibt der Gesetzgeber genau vor.

Lebensmittelspenden: Denken Sie beim Verbuchen an die Umsatzsteuer!

Sollen Lebensmittel gespendet werden, gilt es eine umsatzsteuerliche Besonderheit zu bedenken. Hier kann nämlich auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichtet werden, wenn die zu spendenden Lebensmittel kurz vor dem Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums stehen bzw. nicht mehr als Frischware verkauft werden können. Damit aber auf die Umsatzsteuer verzichtet werden kann, darf es keine Zuwendungsbestätigung für Spendenzwecke geben.

Wie wirken sich Spenden auf die Gewerbesteuererklärung aus?

Obwohl Personengesellschaften und Einzelunternehmer Spenden nicht als Betriebsausgabe angeben dürfen, sind Sie dennoch für die Gewerbesteuererklärung relevant. Laut § 9 Nr. 5 GewStG kann der Gewerbeertrag um die Höhe der Spende reduziert werden. Allerdings sind hierbei bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Der Gewerbeertrag kann reduziert werden, wenn die Spende aus betriebseigenen Vermögen geleistet wurde.
  • Des Weiteren dürfen die Spenden nur zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke geleistet worden sein.

Wichtig: Haben Sie eine Spende an eine politische Partei geleistet, mindert diese nicht Ihren Gewerbeertrag.

Die alternative Möglichkeit: Spenden als Sonderausgaben

Alternativ können Spenden in der Einkommenssteuererklärung auch als Sonderausgaben deklariert werden. Dadurch können Sie die Gewinne Ihres Unternehmens sofort reduzieren und sparen die Einkommenssteuer.

Nur unter der Voraussetzung, dass die Spenden freiwillig ohne die Erwartung einer Gegenleistung erfolgt sind, können drei Arten von Spenden als Sonderausgaben verbucht werden.

  • Spenden mit politischem Zweck
  • Spenden an Stiftungen
  • Spenden zur Förderung von steuerbegünstigtem und gemeinnützigem Zweck

Wissenswert: Üblicherweise werden Spenden erst als Sonderausgaben verbucht, wenn Ihre Summe die Höhe des Pauschbetrags überschritten hat. Dieser liegt bei Alleinerziehenden in der Höhe von 36,- € und bei verheirateten Paaren bei 72,- €.

Laut § 10 EStG können Sie bis zu 20% der Spenden an gemeinnützigen und/oder steuerbegünstigten Vereinen als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Dasselbe gilt für Spenden an wissenschaftliche, religiöse und kirchliche Organisationen.

Achtung: Kosten, die durch Mitgliedsbeiträge für Vereine entstehen, die hauptsächlich zur Freizeit gedacht sind, können nicht als Sonderausgabe geltend gemacht werden!

Rechtsgültige Spendennachweise für die Steuererklärung: Darauf müssen Sie achten!

Wollen Sie Spenden, die zu einem steuerlich begünstigten Zweck getätigt wurden, absetzen, müssen Sie die Zahlungen mithilfe einer Spendenbescheinigung nachweisen.

Wissenswert: Die korrekte Bezeichnung für die Spendenbescheinigung im Steuerwesen lautet „Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster“.

Spendenbescheinigung: So bekommen Sie die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster!

Die Spendenbezeichnung können Sie nur auf einem Weg bekommen, und zwar direkt vom Spendenempfänger. Dieser übergibt Ihnen die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster entweder persönlich oder schickt diese auf digitalem Weg direkt an das für Sie zuständige Finanzamt.

Wissenswert: Haben Sie eine Spende getätigt unterliegen Sie bezüglich der dazugehörigen Spendenbescheinigung nur einer Aufbewahrungspflicht aber keiner Vorlagepflicht! Das heißt, dass Sie die Spendenbescheinigung erst auf Verlangen des Finanzamtes vorlegen müssen.

Wie muss der Nachweis für Spenden in Höhe von bis zu 200,- € aussehen?

Bis zu einer Spendenhöhe von 200,- € ist ein vereinfachter Spendennachweis möglich.

  • Beispiel: Haben Sie für eine Schule oder Universität gespendet (juristische Person des öffentlichen Rechts) sind ein Barzahlungsbeleg oder ein Kontoauszug völlig ausreichend. Die vereinfachte Regelung für Spendennachweise kann auch für finanzielle Zuwendungen an politische Parteien oder im Fall von Spenden bei Katastrophenfällen angewendet werden.

Welche Infos muss der Nachweis für Kleinspenden enthalten?

Auf der Spendenbescheinigung nach§50 Abs. 2 Einkommenssteuerdurchführungsverordnung oder dem Kontoauszug müssen der Empfängername, dessen Kontonummer, die Spendensumme, der Spendenzweck und der Buchungstag zu erkennen sein.

Achtung: Der Spendennachweis muss so ausgestellt sein, dass deutlich erkennbar ist, dass es sich hierbei um eine Spende handelt!

Wichtig: Verlangt das Finanzamt von Ihnen die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster zu sehen, sollten Sie darauf achten, dass daran gut ersichtlich ist, ob der Spendenempfänger (z. B. Verein) von der Körperschaftssteuer befreit ist.

Spendensumme höher als 200€: Das sollten Sie wissen!

Haben Sie eine Spende getätigt mit einer Summe von mehr als 200,- € ist eine separate Spendenbescheinigung notwendig, die vom Spendenempfänger ausgestellt wird.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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