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Bastandsaufnahme: So führen Sie eine Inventur durch

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Urheber: industrieblick | Fotolia

Von Dr. Matthias Pfeffer,

Jedes Unternehmen muss jährlich seine Grundstücke, Forderungen und Schulden, den Betrag seines Bargelds sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände im Inventar aufnehmen. Die Inventur dient neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der buchhalterischen Bestände.

In vielen Unternehmen wird die Inventur pünktlich zum Jahresende durchgeführt. Es ist aber zulässig, die verschiedenen gesetzlichen Vorgaben für die Inventur so miteinander zu kombinieren, dass die Arbeitsbelastung und der organisatorische Aufwand für jedes Unternehmen so gering wie möglich werden. Möglich sind:

  • die Stichtagsinventur,
  • die verlegte Inventur und
  • die permanente Inventur.

So führen Sie die Inventur durch

Die Aufnahme und Kontrolle müssen spätestens 4 Stunden vor Beginn der Hauptinventur durchgeführt sein. Ab erfolgter Aufnahme und Kontrolle müssen die Aufnahmebereiche verschlossen bzw. die Ware gegen Entnahme gesichert sein. Unmittelbar vor Durchführung der Inventur müssen Sie dafür sorgen, dass die Aufnahmebereiche sauber und übersichtlich geordnet sind. Es darf sich keine Ware außerhalb der durch Raum- und Lagerverzeichnis gekennzeichneten Bereiche befinden.

Regeln für die Warenaufnahme

Aufgenommen wird Ihr gesamter Warenbestand:

  • Verdorbene Ware (Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum) wird auf gesonderten Aufnahmeblättern notiert.
  • Die Zählung erfolgt zunächst von links nach rechts auf einer Ebene, danach eine Ebene tiefer und wieder von links nach rechts.
  • Artikel, die sich in mehreren Aufnahmebereichen befinden, werden im jeweiligen Aufnahmebereich aufgenommen; eine bereichsübergreifende Aufnahme der Artikel ist nicht zulässig.
  • Ist eine Aufnahme durch Messen oder Wiegen notwendig und muss dabei gerundet werden, gilt: von 1 bis 4 abrunden, von 5 bis 9 aufrunden.
  • Ein Zähler gibt an: Artikelbezeichnung, Warengruppen- Nummer, Alter, Menge, Preis. Der Schreiber übernimmt die Angaben.
  • Aufgenommene Ware wird durch den Zähler gekennzeichnet.
  • Ist der Aufnahmebereich abgearbeitet, wird die Kennzeichnung des Bereichs durch den Schreiber durchgestrichen.
  • Der nächste Aufnahmebereich wird aufgenommen.

In Gegenwart des Zählers und Schreibers erfolgt eine Kontrolle bezüglich der Vollständigkeit und Lesbarkeit.

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Die Mengenerfassung der Vorräte geschieht auch mit Geräten der mobilen Datenerfassung. Die durch Tastatureingabe, Lichtstift e oder Scanner erfassten Daten sind als ausgedruckte Inventurlisten auszuwerten und von den Aufnehmenden abzuzeichnen.

Auch hier sind handschriftliche Einträge mit Kugelschreiber o. Ä. auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Aufnahmevordrucken zu machen. Unrichtige Einträge sind so zu streichen, dass sie noch lesbar bleiben. Vermerkt wird das Datum der Aufnahme, ggf. Ansager und Schreiber sowie der Prüfer. Wertmindernde Faktoren nimmt der Verantwortliche in der dafür vorgesehenen Spalte vor, unter Berücksichtigung von

  • Mode,
  • technischem Stand,
  • Alter und Beschaffenheit,
  • Gängigkeit und Ladenhüter sowie
  • nach fachmännischer Einschätzung.

Tipp: Durch richtige Inventur sparen Sie auch Steuern! Die genaue Abgrenzung und Differenzierung einzelner Warengruppen ermöglichen eventuell erhebliche Bewertungsabschläge und damit Steuerersparnisse.

Abschluss und Kontrollen

Nach Beendigung der Inventuraufnahme gibt der Empfänger der Inventurunterlagen die empfangenen Belege vollständig und unterschrieben zurück. Der Inventurleiter prüft :

  • Vollständigkeit der zurückgegebenen Belege
  • richtige und vollständige Eintragungen
  • Vorhandensein der notwendigen Unterschriften
  • Anzahl der beschriebenen und unbeschriebenen Belege
  • Vollständigkeit der Aufnahme aller Orte anhand der aufgenommenen Bereichsnummern und des Vorgabeplans.

Der Inventurleiter kontrolliert, ob alle Aufnahmeorte erfasst sind, und zwar durch einen Rundgang und eine Nachprüfung, ob alle Aufnahmebereichsnummern durchgestrichen sind.

Zusammenstellung Ihrer Inventurunterlagen

Nach vollständigem Rücklauf aller Inventurbelege und dem Abheften im Ordner werden die Blätter mit einer fortlaufen-den Nummer gestempelt. Die Belege sind zusammenzufassen, zu addieren oder ggf. in die EDV einzugeben.

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