7 Tipps für einen pünktlichen Zahlungseingang
Zahlen Ihre Kunden anstandslos Ihre Rechnungen oder müssen Sie sich nach jedem Auftrag fragen, ob und wann das Geld wirklich auf Ihrem Konto ankommt? Schon manches Unternehmen ist in Schwierigkeiten geraten, weil es zwar hohe Umsätze erwirtschaftete, aber die Zahlungsmoral der Kunden katastrophal schlecht war.
Die Lösung: Ein kreatives Rechnungs- und Mahnsystem. Hier einige wichtige Tipps dazu:
- Tipp 1: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnung dem Kunden keinen Anlass gibt, zunächst einmal nicht zu bezahlen. Sie muss also sachlich und steuerrechtlich einwandfrei sein, ein eindeutiges Zahlungsziel enthalten und es schadet auch nicht der Hinweis, dass Sie Ihre Lieferung bzw. Leistung pünktlich erbracht haben.
- Tipp 2: Mahnen Sie in regelmäßigem Abstand. Also beispielsweise konsequent alle 7 Tage. So bekommt der säumige Zahler unterschwellig mit, dass er „keine Ruhe“ vor Ihnen hat, bevor er nicht bezahlt hat.
- Tipp 3: Texten Sie die Mahnungen originell, durchaus mit einer Prise Humor bei den ersten beiden Mahnstufen. Sprechen Sie den Kunden stets persönlich an. Aber lassen Sie beim Text keinen Zweifel, um was es geht – um die Ihnen zustehende vereinbarte Bezahlung erbrachter Leistungen.
- Tipp 4: Weisen Sie bei der ersten Mahnung auf die Möglichkeit hin, „Zahlungshemmnisse“ wie Reklamationen oder Unstimmigkeiten jetzt zu melden. Kommt da von Kundenseite nichts, nehmen Sie somit dem Schuldner den Wind aus den Segeln, nicht zu zahlen oder später zu reklamieren.
- Tipp 5: Weisen Sie jeweils vor den entsprechenden Mahnstufe auf dann anfallende Mahnkosten, Zinsen etc. hin. Berechnen Sie also ab der dritten Stufe Mahnkosten, dann weisen Sie im zweiten Mahnschreiben darauf hin.
- Tipp 6: Spätestens ab der dritten Mahnstufe gilt es, zu zeigen, dass „die Sache ernst wird“. Da keine Reklamation etc. vorliegt, gibt es keinen Grund dafür, nicht zu bezahlen. Liegt Ihnen an der Kundenbeziehung weiterhin, bauen Sie ein kleine Brücke, indem Sie um Anruf bitten und eine gemeinsame, sinnvolle Lösung anbieten, falls ein Bezahlung im Moment nicht möglich ist.
- Tipp 7: Bei besonders hohen Rechnungsbeträgen ist es sinnvoll, den Kunden anzurufen. Dabei geht es aber nicht darum, den Kunden zu verschrecken, sondern darum, die Kundenbeziehung insgesamt zu pflegen. Solche Anrufe erledigen Sie als Chef am besten selbst oder Sie übertragen sie einem dafür geschulten Mitarbeiter.
Als freiberufliche Ingenieurin, Fachautorin und ausgebildete Werbetexterin kennt Astrid Engel die Belange Selbstständiger aus eigenem Erleben. Aber auch die andere Seite ist ihr vertraut: Bis zur Gründung ihres eigenen Ingenieurbüros im Jahr 2006 arbeitete sie 14 Jahre als Abteilungsleiterin in einem innovativen Immobilienunternehmen – als Ansprechpartnerin für Planer, Handwerker und Bauunternehmer.
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