Dürfen Sie Ihre Rechnungen per Fax verschicken?
Grundsätzlich sind Rechnungen per Fax möglich. Aber: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Fax müssen Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für elektronisch übermittelte Rechnungen beachten. Danach gilt, dass nur die Übertragung von Standard-Fax zu Standard-Fax steuerlich anerkannt wird. (BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004, Az: IV B 7 – S 7280 – 19/04). Die auf diese Weise zugefaxten Rechnungen dürfen Sie dann auch digital speichern (z. B. Einscannen), ohne den Vorsteuerabzug aus den betreffenden Rechnungen zu gefährden.
Wann Rechnungen per Fax steuerlich nicht anerkannt werden
Es gibt bereits Verfahren, die im Faxgerät eingehende Bilddateien „abgreifen“ und deshalb den Ausdruck des Fax und die anschließende elektronische Archivierung technisch überflüssig machen. Vorsicht: Derart erfasste Rechnungen sind mit dem Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung nicht kompatibel. Ohne qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erkennt das Finanzamt die Echtheit der Rechnung nicht an.
Wann Sie Rechnungen per Fax zurückweisen sollten
Weisen Sie deshalb generell Rechnungen zurück, die wie folgt übermittelt wurden:
- von Standard-Faxgerät an Computerfax/Faxserver
- von Computerfax/Faxserver an Standard-Faxgerät
- von Computerfax/Faxserver an Computerfax/Faxserver
Praxis-Tipp: Die Unterscheidung, ob Rechnungen wirklich per Fax, also von einem echten Faxgerät versendet wurden, fällt in der Praxis aber schwer. Da Sie nicht wissen, ob es sich beim sendenden Gerät um ein Fax, einen PC oder ein sonstiges Gerät handelt, bestehen Sie am besten auf der Übersendung der Rechnungen im Original.
Das gilt natürlich auch für Rechnungen, die Sie selber stellen. Viele größere Firmen haben ihre Buchhaltung angewiesen, Rechnungen per Fax prinzipiell nicht zu akzeptieren. Wenn Sie also schnell an Ihr Geld kommen und keine Rechnungsreklamationen riskieren wollen, verschicken Sie selber keine Rechnungen per Fax sondern besser immer per Post.
