Rechnungsstellung als wichtiger Bestandteil Ihres Verkaufsprozesses – so holen Sie das Beste raus

Haben Sie ein Produkt an Ihren Kunden geliefert oder die Dienstleistung erbracht, ist der Kunden-Lieferanten-Prozess noch lange nicht beendet. Denn dann geht es an die Rechnungsstellung (Fakturierung) der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte. Wurde zwischen Ihnen und Ihrem Geschäftspartner eine Vorabrechnung oder Anzahlung vereinbart, muss Ihre Rechnung auch vor der Lieferung gebucht und erstellt werden.

Neben dem Ausstellen der Rechnung muss der vorliegende Geschäftsvorfall buchhalterisch korrekt, inkl. aller Steuern, verbucht werden. Betroffene Konten bei Standardgeschäften sind „Forderungen“, „Umsatzerlöse“, „Kasse“ und die „Umsatzsteuer“.

Die Gestaltung der Rechnung folgte vielen Jahren lediglich dem Anspruch, dafür zu sorgen, dass der Kunde wusste, welchen Betrag er schuldig ist, wie sich dieser zusammensetzt und wohin er seine Überweisung (oder eben auch Barzahlung) tätigen soll. Dass die Rechnung dabei den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und alle Rechnungspflichtangaben beinhalten muss, ist selbstverständlich.

Nutzen Sie das Potenzial der intelligenten Rechnungsstellung

Aber immer mehr Unternehmen entdecken die Rechnungsstellung auch verstärkt als Marketinginstrument. Schließlich ist auch sie ein Teil der Kundenkommunikation und des Verkaufsprozesses. Sie soll den Kunden auch nach Verkaufsabschluss das Gefühl vermitteln, dass es sich um ein zufriedenstellendes Geschäft gehandelt hat, dass keine Fragen offen bleiben und durch Transparenz das Vertrauen in die vorliegende Geschäftsbeziehung weiter verstärken. Eine optisch ansprechende Gestaltung im Branding des Unternehmens und ein logischer Aufbau erfüllen schon die wichtigsten Voraussetzungen dazu.

 

 

Es hat sich gezeigt, dass eine optisch ansprechende Gestaltung auch einen positiven Effekt auf die Geschwindigkeit des Zahlungseingangs haben kann. Und: Woran es auch liegen mag, dass ein Kunde der ersten Rechnung nicht direkt nachkommt, auch die Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehören zur Rechnungsstellung hinzu. Schließlich gilt es hier auch – zumindest in späteren Mahnstufen – Mahngebühren u.ä. zu berücksichtigen.

Rechnungsstellung am Puls der Zeit

Es hat lange gedauert, aber mittlerweile ist auch das Handels- und Steuerrecht im digitalen Zeitalter angekommen. Mittlerweile ist es möglich, dass Sie Rechnungen nicht nur per Post, sondern auch als E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang versenden. Das hat die Fakturierung deutlich flexibilisiert, beschleunigt und vereinfacht.

Nichtsdestotrotz bleibt die Rechnungsstellung insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen immer noch ein ziemlicher Aufwand. Abhilfe schaffen hier häufig Anbieter von Online-Rechnungsservices oder Rechnungssoftware. Diese haben den Vorteil, dass die Rechnungen automatisch erstellt werden und direkt per E-Mail versendet werden können und dass sichergestellt ist, dass alle Formalien eingehalten werden, auch wenn sich hier die gesetzlichen Anforderungen ändern. Eine schöne Zusatzfunktion ist, dass Sie automatisch an ausstehende Zahlungen und die daraus resultierenden Erinnerungen oder Mahnungen erinnert werden.

 

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