Rechnungen unterschreiben Pflicht oder Fehler?

Einige Berufsgruppen sind zwingend dazu verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen handschriftlich zu unterschreiben. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Steuerberater und Rechtsanwälte. Alle anderen Unternehmen sind von dieser Pflicht befreit.

Rechnungen unterschreiben ist gesetzlich nicht gefordert

Schließlich gehört die Signatur nicht zu den Pflichtangaben, die jede Rechnung mit einem Bruttobetrag über 150 € beinhalten muss. Diese sind (§ 14 Abs. 4 UStG) Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers; die gelieferten Waren und erbrachten Leistungen, versehen mit dem entsprechenden Nettopreis; das Leistungsdatum; die auf die Leistung entfallenden Umsatzsteuerbeträge; den jeweiligen Steuersatz bzw. gegebenenfalls den Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung; den Bruttobetrag; die vereinbarten Zahlungsbedingungen; das Rechnungsdatum; eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer und die Steuernummer des Unternehmens. Aber: Keine Unterschrift.

Rechnungen unterschreiben kann sogar Probleme bereiten

So manch einem Unternehmen ist das doch nur gut gemeinte und kundenorientierte Unterschreiben der Rechnung sogar gar nicht gut bekommen. Leider kommt es immer mal wieder zu Betrugsversuchen, indem Kunden, die eine unterschriebene Rechnung erhielten, diese mit dem Aufdruck des Stempels „Betrag dankend bar erhalten“ direkt über der Unterschrift des Rechnungsausstellers versahen und so vorgaben, dass der Rechnungsaussteller mit seiner Unterschrift nicht die Rechnung versehen hat, sondern bezeugte, den Betrag bereits ins bar erhalten zu haben.

Bei vielen langfristigen und vertrauenswürdigen Geschäftsbeziehungen ist es zwar eher unwahrscheinlich, dass Sie Opfer dieser kriminellen Taktik werden, aber leider nicht ausgeschlossen. Insofern ist von einer zu leichtfertigen Erteilung der Unterschrift abzuraten.

Alternative kundenorientiere Rechnungsbestandteile

 

 

Auch wenn Sie aus den oben dargestellten Gründen auf die handschriftliche Unterschrift verzichten, so muss die Rechnung nicht automatisch ein unpersönliches Stück Papier sein, das Ihre Kunden zur Zahlung auffordert. Und das sollte es auch nicht sein.

Als kundenorientierter Geschäftspartner können Sie auch hier Wert auf eine persönliche Note legen. Somit sollte es auf jeden Fall Standard sein, dass Sie Ihren Kunden persönlich ansprechen und ihm im Rahmen der Rechnungsstellung noch einmal für die Auftragserteilung danken. Schließen Sie das Rechnungsschreiben mit einer freundlichen Grußformel ab.

Rechnungen unterschreiben ist nur eine Alternative, dem Kunden bei Rechnungsstellung wertschätzend gegenüber zu treten. Viel mehr dazu beitragen kann es, jede Rechnung mit einem freundlichen Begleitschreiben zu versenden. Hier können Sie neben den individuellen Vereinbarungen: „Mit viel Engagement und Einsatz unserer Werksmitarbeiter konnten wir – wie von Ihnen gewünscht – den Liefertermin um eine Woche vorziehen“, die individuellen Vorteile, die der Kunde durch die Auftragsvergabe an Sie hatte, noch einmal abschließend hervorheben.

Gratis-Download

Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

Jetzt downloaden
Rechnungen und Mahnungen

| Günter Stein - Die allerbeste Mahnung ist die, die Sie nicht schreiben müssen! Und das bedeutet vor allem: Zeigen Sie dem Kunden schon in der Auftragsbestätigung und... Artikel lesen

Gratis-Download
Ausgangsrechnungen: So vermeiden Sie die 3 häufigsten Fehler

Fehler und Missverständnisse gehören ebenso zum Geschäftsleben wie der Erfolg. Ihr Ziel und das Ihrer Mitarbeiter sollte darin... Zum Download

| Gerhard Schneider - Frage: Ich bereite mich gerade auf meine selbstständige Tätigkeit vor. Dafür kaufe ich schon jetzt Gegenstände ein, die ich für mein Geschäft brauche,... Artikel lesen

| Iris Schuler - Mit der Zahlungsmoral der Kunden steht es leider nicht immer zum Besten. Natürlich kann im hektischen Alltag eine Rechnung schon mal übersehen werden.... Artikel lesen

| Michael Jansen - Hurra − der erste Kunde, der erste Auftrag! Jetzt müssen, besser jetzt dürfen Sie Ihre erste Rechnung schreiben. Ein Grund zu feiern – auf jeden Fall.... Artikel lesen

| Markus Kahr - Ja, Sie haben richtig gelesen: Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Word oder Excel, um Ihre Rechnungen zu schreiben, gehen Sie das Risiko ein, dass die... Artikel lesen

Produktempfehlungen

Die besten Steuer-Spar-Möglichkeiten zum Wohle Ihres Unternehmens

Die neuesten Urteile der Arbeits-, Finanz- und Sozialgerichte

Wahren Sie Ihre Rechte bei der wichtigsten Steuer des Finanzministers

Aktuelle Änderungen und entscheidende Handlungsempfehlungen für Ihre Rechtssicherheit im Export

Handlungssicherheit für den Entscheider im Export

Jobs