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2 böse Fallen bei den Rechnungspflichtangaben

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Von Midia Nuri,

Fehler kommen vor. Doch in Ihren Rechnungen werden sie rasch teuer für Sie oder Ihre Kunden. Rund um jede der 9 Rechnungspflichtangaben herum lauern zahlreiche Fehlermöglichkeiten. Böse Falle.

Am besten, Sie sehen Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen ab heute doppelt genau durch. Und checken auch vielleicht noch mal Ihre früheren Eingangsrechnungen. Vor allem die, die noch nicht beglichen sind.

Falle 1: Der Leistungszeitpunkt

Rechnungen ohne Leistungszeitpunkt gehen gar nicht – soweit werden Sie als Leser von Steuern und Bilanzierung aktuell sicher wissen. Seit 2004 ist er Rechnungspflichtangabe. Sprich: Bei Fehlern entfällt der Vorsteuerabzug seither ausdrücklich (BMF-Schreiben, Az. IV A 5 - S 7280a - 82/05).

Achtung: Betriebsprüfer widmen diesem Punkt besondere Aufmerksamkeit.

Auf diese 4 Sonderfälle beim Lieferdatum sollten Sie achten

  1. Versenden Sie Waren an Kunden, gilt als Lieferdatum der Tag, an dem Sie den Gegenstand der Post, einem Paketdienst oder einer Spedition übergeben haben.
  2. Bei sonstigen Leistungen, z. B. umfangreichen und zeitaufwendigen Bau- und Montagearbeiten, geben Sie als Lieferdatum den Zeitpunkt der Vollendung an. Ausnahme: Sie haben Teilleistungen vereinbart.
  3. Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung. Darin ist die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
  4. Die Angabe des Leistungszeitpunkts gilt selbst für Barrechnungen oberhalb der Kleinbetragsgrenze von 100 € (so z. B. bei Übernachtungs- oder Bewirtungsrechnungen).

Dass Sie oder Ihr Lieferant versehentlich 19 statt 7 % als Steuersatz auf einer Rechnung vermerken, das gehört sicher noch in die Kategorie der einfachen Fehler. Doch es gibt noch weit mehr Fehler, die Sie allein beim Ausweis der Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen begehen können. Schauen Sie hier also besonders gut hin.

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Falle 2: Zuviel Umsatzsteuer ausgewiesen

Steht eine höhere Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung, als Sie tatsächlich schulden, kann das 7 Gründe haben. Gehen Sie alle Möglichkeiten durch – nur so sorgen Sie dafür, dass Ihnen später mal kein Betriebsprüfer etwas kann. Gehen Sie die Gründe am besten der Reihe nach durch – irgendwann werden Sie darin Routine haben. Möglicherweise haben Sie

  1. sich schlicht verrechnet oder vertippt,
  2. über dieselbe Leistung mehrfach Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt,
  3. die Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen, weil sie in den Anzahlungsrechnungen und in der Schlussrechnung steht,
  4. versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl die Leistung steuerfrei ist, beispielsweise bei einer Ausfuhrlieferung,
  5. Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl die Leistung nicht steuerbar ist, etwa bei unentgeltlichen Leistungen, Leistungen im Ausland etc.
  6. Umsatzsteuer bei einer Geschäftsveräußerung ausgewiesen, obwohl diese gemäß § 1 Abs. 1a UStG nicht steuerbar ist,
  7. Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl nicht Sie, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer gemäß § 13b UStG schuldet.

Das sollten Sie tun

Fällt Ihnen der Fehler auf, bitten Sie Ihren Lieferanten um eine zügige Korrektur beziehungsweise berichtigen Sie die Rechnung für Ihren Kunden.

Achtung: Die Rechnung allein in Ihren eigenen Unterlagen zu korrigieren, reicht nicht aus.

Das gilt für die Vorsteueranmeldung

Die berichtigte Rechnung wirkt sich gemäß § 17 UStG erst in dem Besteuerungszeitraum (Voranmeldungszeitraum) aus, in dem Sie die Rechnung berichtigen.

Die falsche Ursprungsrechnung müssen Sie behalten

Wichtig ist, dass Sie die Rechnung, die Sie berichtigen, kennzeichnen und bei der Korrektur Bezug auf die Ursprungsrechnung nehmen. Wenn Sie die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen haben, hängt Ihre Korrektur davon ab, ob Sie einen Netto- oder einen Bruttobetrag vereinbart hatten.

Darum sollten Sie auch ältere Rechnungen sofort checken

Auch wenn die Versuchung groß ist: Schieben Sie den Checkup vor allem Ihrer Eingangsrechnungen nicht auf die lange Bank. Aus 2 Gründen:

  1. Fällt bei einer Betriebsprüfung ein Fehler auf, droht Ihnen nicht nur die Aberkennung des Vorsteuerabzugs, sondern auch noch Strafzinsen. Diese wird Ihnen das Finanzamt auch dann nicht erlassen, wenn Sie später eine berichtigte Rechnung vorlegen.
  2. Außerdem: Eine Mängelbeseitigung in einer Rechnung setzt voraus, dass der Rechnungssteller noch am Markt tätig ist. Kann eine fehlerhafte Rechnung nicht berichtigt werden, etwa weil das Unternehmen insolvent gegangen ist, ist der Vorsteuerabzug für Ihr Unternehmen endgültig verloren.

Das gilt auch bei Barzahlung und sofortiger Rechnungsstellung

Auch wenn die Lieferung oder Leistung gegen Barzahlung erfolgt, gelten die Vorschriften über die Pflichtangaben in einer Rechnung ohne Wenn und Aber.

Und: Stimmt bei einer Rechnung der Zeitpunkt der Leistung mit dem Zeitpunkt der Rechnungsausstellung überein, müssen Sie trotzdem auch bei einer Barzahlung, beide Daten – Rechnungs- und Lieferdatum – gesondert nennen.

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