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Elektronische Rechnungen betriebsprüfungssicher aufbewahren

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Rechnung
Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Die entscheidende Frage in Sachen Buchhaltung: Wie speichern Sie elektronische Rechnungen so ab, dass sie den Anforderungen des Gesetzgebers genügen und gleichzeitig kein Problem für die Belegablage darstellen?

Elektronische Rechnungen müssen Sie wie andere Belege auch 10 Jahre aufbewahren.

Der Gesetzgeber fordert dabei, dass Sie elektronische Rechnungen so speichern, dass sie nachträglich nicht verändert werden können (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 2.7.2012, Az. IV D 2 – S 7287- a/09/10004:003).

Problem: Sie können die Rechnungsdatei nicht einfach auf der Festplatte Ihres Computers abspeichern. Denn dann könnte sie ja verändert werden.

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Ihre Lösung: 

  • Brennen Sie Rechnungen, die Sie per Mail oder Download erhalten haben, auf eine CD oder DVD, die nicht wiederbeschreibbar ist.
  • Fertigen Sie für jedes Quartal oder – wenn Sie viele elektronische Rechnungen erhalten – monatlich einen solchen Datenträger an und bewahren Sie ihn zusammen mit Ihren Papierbelegen auf.
  • Damit sich die elektronischen Rechnungen trotzdem reibungslos in Ihre papierbasierte Belegablage einfügen, machen Sie von jeder Rechnung einen Ausdruck. Damit können Sie, wie mit den Papierbelegen auf Seite 2 beschrieben, verfahren.
  • Vermerken Sie handschriftlich auf dem Ausdruck, auf welcher Ihrer gebrannten CDs bzw. DVDs die Original-Rechnungsdatei zu finden ist – etwa so: „Ausdruck elektronischer Rechnung, Original auf CD II/2016“.
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