Diese Angaben müssen so konkret sein, dass sie die eindeutige Identifizierung der abgerechneten Lieferung bzw. Leistung ermöglichen.
Steuer-Spar-Tipp: Akzeptieren Sie Rechnungen von Lieferanten nur dann, wenn die Leistung oder die gelieferte Ware exakt beschrieben ist und sich so von anderen unterscheiden lässt. Die Gegenüberstellung unten zeigt, wie eine Leistungsbeschreibung aussehen sollte.
Rechnungspflichtangaben
Rechnungen müssen zwingend die in § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG genannten Angaben enthalten. Andernfalls ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Prüfen Sie nochmals anhand der folgenden Checkliste, ob Ihre Rechnungen betriebsprüfungssicher sind. Damit schließen Sie aus, dass Ihnen das Finanzamt im Nachhinein den Vorsteuerabzug streitig macht.
Rechnungen über 150 € – Haben Sie an alles gedacht?
Sind diese Pflichtangaben vorhanden?
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen mit einem Betrag bis 150 € brutto gelten Erleichterungen. Hier genügen folgende Angaben:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
- Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Vorsicht, Falle! Leistungsbeschreibung: Hier schaut das Finanzamt ganz genau hin
In einem vom Bundesfinanzhof entschiedenen Fall ging es um eine Rechnung, wie sie heute noch jeden Tag auf Ihren Schreibtisch flattern kann. Sie enthielt eine Leistungsbeschreibung nach dem Muster: „Wir berechnen für erbrachte Leistungen ...€.“
Zu allgemein, so die BFH-Richter in dem Urteil (vom 14.3.2012, Az. V B 111/10, veröffentlicht am 16.5.2012).
Sie verwiesen auf die bestehende Rechtsprechung, wonach gilt: Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Dazu gehören auch Angaben über die erfolgte Lieferung oder sonstige Leistung.
Diese Angaben müssen so konkret sein, dass sie die Identifizierung der abgerechneten Lieferung bzw. Leistung ermöglichen.
Steuer-Spar-Tip: Akzeptieren Sie Rechnungen von Lieferanten nur dann, wenn die Leistung oder die gelieferte Ware exakt beschrieben ist und sich so von anderen unterscheiden lässt.
Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wie eine Leistungsbeschreibung aussehen sollte.
Rechnung: Falsch
Wir berechnen Ihnen für die von unserem Haus erbrachten Leistungen wie vereinbart: 360,00 €
plus 19 % USt: 68,40 €
Rechnungsbetrag: 428,40 €
Dieses Beispiel macht den Unterschied deutlich. Die Leistungsbeschreibung oben ist viel zu allgemein. Die Aberkennung des Vorsteuerabzugs droht. Rechts sehen Sie eine Leistungsbeschreibung, die detailliert ist und dadurch eine eindeutige Identifizierung der Leistung ermöglicht.
Rechnung: Richtig
Wir berechnen Ihnen für die von unserem Haus erbrachten Leistungen wie vereinbart:
Grundreinigung des Innenhofs, Beispielstr. 77, am 25.1.2016
6 Arbeitsstunden à 50 €: 300,00 €
Materialkosten: 4 l Spezialreiniger „Superclean“ à 15 €: 60,00 €
Summe netto: 360,00 €
19 % USt: 68,40 €
Rechnungsbetrag: 428,40 €
Wer eine Leistungsbeschreibung auf einer Lieferantenrechnung akzeptiert, die nicht detailliert genug ist, und die darauf ausgewiesene Umsatzsteuer bei seiner nächsten Voranmeldung als Vorsteuer abzieht, kann schnell eine böse Überraschung erleben:
Wenn das Finanzamt die Rechnung überprüft, wird der Vorsteuerabzug rückgängig gemacht und die 19 % Umsatzsteuer müssen nachgezahlt werden. Bei mehreren Rechnungen oder größeren Beträgen kommen da schnell unangenehm hohe Summen zusammen.
Achtung: Nehmen Sie die Gefahr einer Überprüfung nicht auf die leichte Schulter! Das Finanzamt muss dazu nicht einmal eine Betriebsprüfung oder eine Umsatzsteuernachschau anberaumen. Wenn sich bei einer Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungen wegen hoher Ausgaben in einem Monat oder Quartal eine Erstattung ergibt, sollten Sie damit rechnen, dass sich das Finanzamt die Sache sofort genauer anschauen will und Kopien aller Rechnungen anfordert, aus denen Sie die Vorsteuer geltend gemacht haben.
