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Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

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Mit diesem praktikablen System haben Sie Ihre Belege im Griff

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Urheber: Nomad_Soul | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Auch wenn elektronische Rechnungen gang und gäbe sind und die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermittelt wird: Buchführung hat immer noch viel mit Papier zu tun. Die Grundregel lautet: Keine Buchung ohne Beleg – und die sind meistens noch auf Papier. Ihre Grundlage für eine fehlerfreie Buchführung ist deshalb ein praktisches System zur Sammlung und Ablage von Belegen.

So simpel es auch klingt: Einer der häufigsten Gründe, warum sich Selbstständige Steuervorteile entgehen lassen oder Probleme mit der Buchführung bekommen, ist: Die Belege sind nicht ordentlich abgelegt oder im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt nicht auffindbar.

Das kann ernste Konsequenzen haben: Findet sich ein Prüfer des Finanzamts in einer unübersichtlichen Buchführung nicht mehr zurecht, kann er die gesamte Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen.

Das hat immer wieder unangenehm hohe Nachzahlungen ans Finanzamt zur Folge. Deshalb brauchen Sie ein System zur Sammlung und Ablage Ihrer Belege, das logisch und einfach im Alltag durchzuhalten ist.

Dieses System finden Sie in den folgenden 3 Schritten.

Schritt 1: So geht mit 4 Ablagen garantiert nichts verloren

Deponieren Sie in Ihrem Büro 4 Ablagen für Ihre Rechnungen und Belege: die ersten beiden für Eingangs- und die anderen beiden für Ihre Ausgangsrechnungen:

Ablage 1 für unbezahlte Eingangsrechnungen: Hier sammeln Sie Rechnungen für Ihre betrieblichen Ausgaben.

Ablage 2 für bezahlte Eingangsrechnungen: Haben Sie die Zahlung geleistet, wandert die Rechnung in Ablage 2. Am besten vermerken Sie darauf, wann Sie gezahlt haben. So ist es einfach, die Zahlung später auf einem Kontoauszug zu finden.

Ablage 3 für unbezahlte Ausgangsrechnungen: Also Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schicken. Legen Sie sofort bei Versand eine Kopie in diesen Korb.

Ablage 4 für bezahlte Ausgangrechnungen: In diese Ablage wandern die Kopien aus Ablage 3, sobald Sie bei der Kontrolle Ihres Geschäftskontos den Zahlungseingang feststellen. Als Einnahmen-Überschuss-Rechner ist für Sie entscheidend, ob eine Rechnung bezahlt ist oder nicht. Denn (anders als bei einem bilanzierenden Unternehmen) verbuchen Sie nur die Einnahmen und Ausgaben, bei denen tatsächlich Geld auf Ihr Konto gekommen oder abgeflossen ist. Deshalb brauchen Sie für die nächsten Schritte nur die Ablagen 2 und 4 mit den bereits bezahlten Ein- und Ausgangsrechnungen.

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Schnellübersicht: 2 Möglichkeiten der Belegablage

Ablagelösung 1 (sachlich)

Wenn Sie eine Buchführungssoftware nutzen, sind dort Sachkonten für die verschiedenen Einnahmen- und Ausgabenarten vorgegeben. Diese können Sie als Kategorien für Ihre Belegablage übernehmen. Dadurch sind Ihre Belege nach Ein- und Ausgabenarten sortiert.

Ablagelösung 2 (chronologisch)

Sie ordnen Ihre Belege zu Ihren Kontoauszügen. Dazu heften Sie die Auszüge Ihres Geschäftskontos monatsweise. Stehen auf Auszug 1 Ausgabe X und Einnahme Y, heften Sie die Belege für X und Y dahinter. Dann folgt Auszug 2 mit Ausgabe Z usw. Haben Sie 2 oder mehr Geschäftskonten, führen Sie 2 oder mehr dieser Ordner. Barquittungen heften Sie gesondert nach Monat sortiert ab.

Weiterer Vorteil: Durch dieses einfache System haben Sie immer im Blick, wenn ein Kunde zu spät zahlt. Bleibt eine Rechnung in Ablage 3 für Ihre unbezahlten Ausgangsrechnungen liegen, können Sie zeitnah eine Mahnung schreiben und kommen so schneller an Ihr Geld. Andersherum haben Sie natürlich durch Ablage 1 immer im Blick, welche Ausgaben Sie selbst noch zahlen müssen.

Schritt 2: Ein fester Termin im Monat

Als Gründer sind Sie dazu verpflichtet, einmal monatlich Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt zu übermitteln – und zwar jeweils am 10. des Folgemonats (bei Dauerfristverlängerung des übernächsten Monats). Das ist genau der richtige Termin, um die gesammelten Belege zu ordnen, zu erfassen und abzulegen. Denn für die Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie sich ohnehin mit allen Einnahmen und Ausgaben befassen. Normalerweise reichen ein bis 2 Stunden pro Monat dafür aus. Das heißt für Sie:

  • Tragen Sie diesen monatlichen Termin fest für das ganze Jahr in Ihren Kalender ein. An diesem Tag ordnen Sie die in den 4 Ablagen gesammelten Belege und heften sie in Ordner ab – wie im folgenden Schritt beschrieben. Dann buchen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben am besten mit einem Programm zur Buchhaltung. Mit den Ergebnissen können Sie Ihre monatliche Umsatzsteuer- Voranmeldung abgeben bzw. einmal jährlich Ihren Abschluss machen und die Steuererklärungen fertigstellen.
  • Vermeiden Sie aber, Ihren Termin auf den letzten Tag der Abgabefrist zu legen. Wenn Sie Ihren monatlichen Steuertag z. B. jeweils auf den 7. legen, haben Sie immer noch 3 Tage Luft, um mögliche Fragen zu klären oder Belege nachzubeschaffen, wenn etwas fehlen sollte.

Schritt 3: Entscheiden Sie sich für ein Ablagesystem

An Ihrem monatlichen Buchführungstag ordnen und erfassen Sie die Belege. Zur Ordnung haben Sie im Prinzip 2 Möglichkeiten, die Sie in der Schnellübersicht oben finden.

Entscheidungshilfe: Da Sie als Einnahmen- Überschuss-Rechner – wie bereits erwähnt – nur die Einnahmen und Ausgaben buchen, zu denen tatsächlich bereits Geld geflossen ist, ist Ablagelösung 2 sinnvoll. Bei dieser Lösung heften Sie Kontoauszug und Beleg direkt zueinander. So ist die Gefahr am geringsten, dass Sie einen Beleg, den Sie buchen könnten, übersehen. Es fällt Ihnen auch sofort auf, wenn ein Beleg zu einer Kontobewegung fehlt.

Ein kleiner Nachteil bei dieser Ablagelösung ist allerdings, dass Sie Belege einer Ausgabenart nicht übersichtlich zusammenhaben. Wenn Sie sich z. B. einmal alle Tankquittungen eines Jahres anschauen wollten, sind diese über den ganzen Ordner verteilt. Trotzdem sind die Belege problemlos wiederzufinden: Denn Ihr Buchführungsprogramm vergibt bei der Eingabe eine fortlaufende Nummer für jede einzelne Einnahme oder Ausgabe, die Sie verbuchen. Es ist sinnvoll, diese Nummer sofort bei der Buchung an 2 Stellen von Hand aufzuschreiben:

  1. auf dem Kontoauszug bei der betreffenden Einnahme oder Ausgabe und
  2. auf dem Beleg, der zu dieser Buchung gehört. Dadurch sind ein jederzeitiges Wiederfinden der Belege und eine absolut eindeutige Zuordnung einer Buchung im Buchführungsprogramm zu einer Kontobewegung und einem Beleg gewährleistet.

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Checkliste: Diese Belege bewahren Sie getrennt auf

Einige Einnahmen und Ausgaben sollten Sie getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufbewahren – z. B. durch einen eigenen Ordner oder entsprechende Trennblätter. Für diese Buchungen fordert der Fiskus getrennte Aufzeichnungen, die Sie auf Anfrage des Finanzamts oder bei einer Betriebsprüfung vorlegen können sollten. Hier die Liste:

 

  • Bar-Einnahmen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz (UStG)),
  • und zwar tageweise Warenein- und -ausgänge (§§ 143, 144 Abgabenordnung (AO)).
  • Entnahmen und Einlagen, wenn Sie mehr als 2.050 € betriebliche Schuldzinsen geltend machen wollen (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).
  • Wirtschaftsgüter, für die Sie eine Sonderabschreibung geltend machen wollen (§ 7a Abs. 8 EStG).
  • Geschenke an Personen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind, z. B. Ihre Kunden oder Geschäftsfreunde. Achtung! Bewahren Sie also eine Liste der beschenkten Personen auf!
  • Bewirtungskosten bei Geschäftsessen. Achtung! Sie dürfen nur 70 % des Rechnungsbetrags (§ 4 Abs. 5 Nr. 2, Abs. 7 EStG), jedoch die Umsatzsteuer zu 100 % als Vorsteuer geltend machen.
  • Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b, Abs. 7 EStG)
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter, deren Wert 150 bzw. 410 € netto (Sie haben ein Wahlrecht zwischen den beiden Grenzen) nicht übersteigt (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG), damit Sie die Sofortabschreibung vornehmen können 

 

 

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