Rechnungen unterschreiben Pflicht oder Fehler?

Einige Berufsgruppen sind zwingend dazu verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen handschriftlich zu unterschreiben. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Steuerberater und Rechtsanwälte. Alle anderen Unternehmen sind von dieser Pflicht befreit.

Rechnungen unterschreiben ist gesetzlich nicht gefordert

Schließlich gehört die Signatur nicht zu den Pflichtangaben, die jede Rechnung mit einem Bruttobetrag über 150 € beinhalten muss. Diese sind (§ 14 Abs. 4 UStG) Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers; die gelieferten Waren und erbrachten Leistungen, versehen mit dem entsprechenden Nettopreis; das Leistungsdatum; die auf die Leistung entfallenden Umsatzsteuerbeträge; den jeweiligen Steuersatz bzw. gegebenenfalls den Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung; den Bruttobetrag; die vereinbarten Zahlungsbedingungen; das Rechnungsdatum; eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer und die Steuernummer des Unternehmens. Aber: Keine Unterschrift.

Rechnungen unterschreiben kann sogar Probleme bereiten

So manch einem Unternehmen ist das doch nur gut gemeinte und kundenorientierte Unterschreiben der Rechnung sogar gar nicht gut bekommen. Leider kommt es immer mal wieder zu Betrugsversuchen, indem Kunden, die eine unterschriebene Rechnung erhielten, diese mit dem Aufdruck des Stempels „Betrag dankend bar erhalten“ direkt über der Unterschrift des Rechnungsausstellers versahen und so vorgaben, dass der Rechnungsaussteller mit seiner Unterschrift nicht die Rechnung versehen hat, sondern bezeugte, den Betrag bereits ins bar erhalten zu haben.

Bei vielen langfristigen und vertrauenswürdigen Geschäftsbeziehungen ist es zwar eher unwahrscheinlich, dass Sie Opfer dieser kriminellen Taktik werden, aber leider nicht ausgeschlossen. Insofern ist von einer zu leichtfertigen Erteilung der Unterschrift abzuraten.

Alternative kundenorientiere Rechnungsbestandteile

 

 

Auch wenn Sie aus den oben dargestellten Gründen auf die handschriftliche Unterschrift verzichten, so muss die Rechnung nicht automatisch ein unpersönliches Stück Papier sein, das Ihre Kunden zur Zahlung auffordert. Und das sollte es auch nicht sein.

Als kundenorientierter Geschäftspartner können Sie auch hier Wert auf eine persönliche Note legen. Somit sollte es auf jeden Fall Standard sein, dass Sie Ihren Kunden persönlich ansprechen und ihm im Rahmen der Rechnungsstellung noch einmal für die Auftragserteilung danken. Schließen Sie das Rechnungsschreiben mit einer freundlichen Grußformel ab.

Rechnungen unterschreiben ist nur eine Alternative, dem Kunden bei Rechnungsstellung wertschätzend gegenüber zu treten. Viel mehr dazu beitragen kann es, jede Rechnung mit einem freundlichen Begleitschreiben zu versenden. Hier können Sie neben den individuellen Vereinbarungen: „Mit viel Engagement und Einsatz unserer Werksmitarbeiter konnten wir – wie von Ihnen gewünscht – den Liefertermin um eine Woche vorziehen“, die individuellen Vorteile, die der Kunde durch die Auftragsvergabe an Sie hatte, noch einmal abschließend hervorheben.

Gratis-Download

Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung…

Jetzt downloaden
Rechnungen und Mahnungen

| Midia Nuri - Es kommt ja vor: Ein Produkt oder eine Dienstleistung gibt Anlass zur Beanstandung – und der Anbieter mindert dafür im Nachklapp die Rechnung. So… Artikel lesen

| Günter Stein - Von säumigen Kunden können Sie Verzugszinsen verlangen. Das stärkt Ihre Verhandlungsposition erheblich, denn wenn es nicht mehr nur um „warme Worte“,… Artikel lesen

| Iris Schuler - Mit ausreichenden Fachkenntnissen könnte so manche Pleite vermieden werden. Wie gut kennen Sie sich in Ihrer Branche aus? Artikel lesen

| Iris Schuler - Kann ich in meiner Steuererklärung einfach den Arbeitnehmer-Pauschbetrag geltend machen und alle beruflichen Kosten über die Selbstständigkeit… Artikel lesen

| Astrid Engel - Was tun mit dreisten Schuldnern, die ihre Zahlung der Provisionsrechnung immer wieder heraus zögern und eine haarsträubende Erklärung nach der anderen… Artikel lesen

| Astrid Engel - Zahlen Ihre Kunden anstandslos Ihre Rechnungen oder müssen Sie sich nach jedem Auftrag fragen, ob und wann das Geld wirklich auf Ihrem Konto ankommt?… Artikel lesen

| Iris Schuler - Zu Beginn eines jeden Jahres ist die Zeit, in der Sie sich mit der Steuererklärung beschäftigen müssen. Viele ärgern sich, wie kompliziert doch das… Artikel lesen

| Midia Nuri - Fehler kommen vor. Doch in Ihren Rechnungen werden sie rasch teuer für Sie oder Ihre Kunden. Rund um jede der 9 Rechnungspflichtangaben herum lauern… Artikel lesen

| Astrid Engel - Eine 2. Mahnung ist unangenehm - für alle Beteiligten. Der Kunde, der nach der 1. Mahnung nicht bezahlt hat, ist oft in akuter Zahlungsnot. Oder er… Artikel lesen

| Astrid Engel - Fehlt nur eine der vorgeschriebenen 10 Pflichtangaben auf einer Rechnung über mehr als 150 Euro brutto, kann dem Rechnungsempfänger das Recht… Artikel lesen

| Astrid Engel - Schon bei Vertragsabschluss können Sie späteren Zahlungsausfällen vorbeugen. Sichern Sie sich durch eine der folgenden Klauseln rechtzeitig ab, damit… Artikel lesen

| Iris Schuler - Möchten Sie aus Lieferantenrechnungen die Vorsteuer ziehen, ist der Lieferzeitpunkt entscheidend. Achten Sie deshalb immer auf korrekte… Artikel lesen

| Iris Schuler - Mit offenen Forderungen bezahlen Sie nicht Ihre eigenen Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, dass Forderungen innerhalb des Zahlungsziels auch bezahlt… Artikel lesen

| Astrid Engel - Vertreiben Sie Waren in Online-Auktionen, reicht es aus, wenn Sie Privatkunden ein 14-tägiges Widerrufsrecht einräumen. So hat es das… Artikel lesen

| Iris Schuler - Erst nach Zahlungserinnerungen und Mahnungen geht das Geld auf dem Konto ein – manchmal muss sogar ein Zahlungsausfall gebucht werden. Artikel lesen

| Iris Schuler - Sie erhalten eine Rechnung – zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Würden Sie die Rechnung jedoch innerhalb von 10 Tagen begleichen, könnten Sie 3% Skonto… Artikel lesen

| Astrid Engel - Frage: Bei meinen Rechnungen muss ich ja auf die Pflichtangaben achten. In meinem Handwerksbetrieb ist es aber gar nicht üblich, immer Rechnungen zu… Artikel lesen

| Iris Schuler - Natürlich können Rechnungen im Nachhinein berichtigt werden. Darauf sollten Sie zum Beispiel unbedingt bestehen, wenn Ihnen als Rechnungsempfänger… Artikel lesen

| Astrid Engel - Wenn Sie einem säumigen Kunden eine Mahnung schicken, kostet Sie das jedes Mal Zeit und Geld. Fordern Sie dann wenigstens eine Mahngebühr. Artikel lesen

| Iris Schuler - Jeder Selbstständige kennt es. Leider. Ein Kunde zahlt seine Rechnung nicht. Wenn sich die Fälle häufen oder Sie auf größeren Beträgen sitzen bleiben,… Artikel lesen

Produktempfehlungen

Das Magazin für Buchhalter und Steuerverantwortliche

Die besten Steuer-Spar-Möglichkeiten zum Wohle Ihres Unternehmens

Wahren Sie Ihre Rechte bei der wichtigsten Steuer des Finanzministers

Aktuelle Änderungen und entscheidende Handlungsempfehlungen für Ihre Rechtssicherheit im Export

Handlungssicherheit für den Entscheider im Export

Jobs