Rechnungen unterschreiben Pflicht oder Fehler?

Einige Berufsgruppen sind zwingend dazu verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen handschriftlich zu unterschreiben. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Steuerberater und Rechtsanwälte. Alle anderen Unternehmen sind von dieser Pflicht befreit.

Rechnungen unterschreiben ist gesetzlich nicht gefordert

Schließlich gehört die Signatur nicht zu den Pflichtangaben, die jede Rechnung mit einem Bruttobetrag über 150 € beinhalten muss. Diese sind (§ 14 Abs. 4 UStG) Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers; die gelieferten Waren und erbrachten Leistungen, versehen mit dem entsprechenden Nettopreis; das Leistungsdatum; die auf die Leistung entfallenden Umsatzsteuerbeträge; den jeweiligen Steuersatz bzw. gegebenenfalls den Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung; den Bruttobetrag; die vereinbarten Zahlungsbedingungen; das Rechnungsdatum; eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer und die Steuernummer des Unternehmens. Aber: Keine Unterschrift.

Rechnungen unterschreiben kann sogar Probleme bereiten

So manch einem Unternehmen ist das doch nur gut gemeinte und kundenorientierte Unterschreiben der Rechnung sogar gar nicht gut bekommen. Leider kommt es immer mal wieder zu Betrugsversuchen, indem Kunden, die eine unterschriebene Rechnung erhielten, diese mit dem Aufdruck des Stempels „Betrag dankend bar erhalten“ direkt über der Unterschrift des Rechnungsausstellers versahen und so vorgaben, dass der Rechnungsaussteller mit seiner Unterschrift nicht die Rechnung versehen hat, sondern bezeugte, den Betrag bereits ins bar erhalten zu haben.

Bei vielen langfristigen und vertrauenswürdigen Geschäftsbeziehungen ist es zwar eher unwahrscheinlich, dass Sie Opfer dieser kriminellen Taktik werden, aber leider nicht ausgeschlossen. Insofern ist von einer zu leichtfertigen Erteilung der Unterschrift abzuraten.

Alternative kundenorientiere Rechnungsbestandteile

 

 

Auch wenn Sie aus den oben dargestellten Gründen auf die handschriftliche Unterschrift verzichten, so muss die Rechnung nicht automatisch ein unpersönliches Stück Papier sein, das Ihre Kunden zur Zahlung auffordert. Und das sollte es auch nicht sein.

Als kundenorientierter Geschäftspartner können Sie auch hier Wert auf eine persönliche Note legen. Somit sollte es auf jeden Fall Standard sein, dass Sie Ihren Kunden persönlich ansprechen und ihm im Rahmen der Rechnungsstellung noch einmal für die Auftragserteilung danken. Schließen Sie das Rechnungsschreiben mit einer freundlichen Grußformel ab.

Rechnungen unterschreiben ist nur eine Alternative, dem Kunden bei Rechnungsstellung wertschätzend gegenüber zu treten. Viel mehr dazu beitragen kann es, jede Rechnung mit einem freundlichen Begleitschreiben zu versenden. Hier können Sie neben den individuellen Vereinbarungen: „Mit viel Engagement und Einsatz unserer Werksmitarbeiter konnten wir – wie von Ihnen gewünscht – den Liefertermin um eine Woche vorziehen“, die individuellen Vorteile, die der Kunde durch die Auftragsvergabe an Sie hatte, noch einmal abschließend hervorheben.

Gratis-Download

Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung…

Jetzt downloaden
Rechnungen und Mahnungen

| Astrid Engel - Die in Zürich beheimatete Mobiliar-Versicherung erhielt einmal einen, nun ja, nicht alltäglichen Brief eines säumigen Kunden: "Alle Rechnungen, die… Artikel lesen

Gratis-Download
Ausgangsrechnungen: So vermeiden Sie  die 3 häufigsten Fehler

Fehler und Missverständnisse gehören ebenso zum Geschäftsleben wie der Erfolg. Ihr Ziel und das… Zum Download

| Astrid Engel - Sie haben Ihre Lieferung oder Leistung vereinbarungsgemäß ausgeführt, Ihre Rechnung zeitnah geschrieben und der Kunde macht nicht die geringsten… Artikel lesen

| Astrid Engel - Auch wenn eine Mahnung einen Kunden am deutlichsten darauf hinweist, dass er in Zahlungsverzug ist: Nicht immer ist ein ausdrückliches Schreiben… Artikel lesen

| Astrid Engel - Die netteste und nicht die schlechteste Art, einen Schuldner innerhalb einer neu gesetzten Frist zum Zahlen zu bewegen, ist die Motivation: Stellen… Artikel lesen

| Astrid Engel - Wenn ein Kunde auch nach Erinnerungen und Mahnungen seine Schulden nicht bezahlt, wird er es freiwillig in der Regel kaum noch tun. Sie müssen sich… Artikel lesen

| Astrid Engel - Da hat sich ein Kunde monatelang Zeit gelassen und überweist erst nach der 3. Mahnung den Rechnungsbetrag. Sollten Sie aus lauter Erleichterung, dass… Artikel lesen

| Astrid Engel - Rechtlich gesehen, ist keine zweite Mahnung nötig, um direkt vor Gericht ziehen zu können. Aber dann kommen hohe Kosten, viel Ärger und… Artikel lesen

| Astrid Engel - Horst Behle, Inhaber eines Sanitärfachbetriebs, musste erkennen, dass die Zahlungsmoral mancher seiner Kunden zu wünschen übrig ließ. Seine… Artikel lesen

| Astrid Engel - Säumige Schuldner sind um keine Ausrede verlegen. Die meisten Ausreden können Sie einfach als Verzögerungstaktik entlarven und kontern. Artikel lesen

| Astrid Engel - Sie haben zwei prinzipielle Möglichkeiten, gegen zahlungsunfähige Schuldner vorzugehen: Einzelvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher und… Artikel lesen

| Astrid Engel - Sind Sie es leid, Ihren säumigen Kunden wieder und wieder zu bitten, ihre längst fällige Rechnung endlich zu bezahlen? Nicht einmal Ihre schriftliche… Artikel lesen

| Astrid Engel - Bei allen berechtigten offenen Posten ist zunächst zu unterscheiden, ob der Kunde lediglich vergesslich ist, ob er zahlungsunwillig oder… Artikel lesen

| Astrid Engel - Ein Anruf oder persönlicher Besuch bei einem nachlässigen Schuldner kann manchmal wesentlich wirkungsvoller sein als eine schriftliche… Artikel lesen

| Astrid Engel - Das Mahnwesen ist Chefsache. Denken Sie dabei nicht nur an die üblichen schriftlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Ein persönlicher Mahn-Anruf… Artikel lesen

| Astrid Engel - Nicht jeder säumige Zahler reagiert auf eine schriftliche Zahlungserinnerung. So manch ein Schuldner ignoriert konsequent jedes Schriftstück, das nur… Artikel lesen

| Astrid Engel - Auch das kommt vor: Kunden, die Ihre Rechnung versehentlich nicht bezahlen. Etwa weil sie die Zahlung einfach nur vergessen oder die Rechnung verlegt… Artikel lesen

| Astrid Engel - Ausbleibende Zahlungen können Ihre Existenz bedrohen. Aber so weit sollten Sie es gar nicht kommen lassen, wenn Sie Kunden nur rechtzeitig an die noch… Artikel lesen

| Astrid Engel - Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein Kunde hat offenbar nicht vor, Ihre Rechnung zu bezahlen. Nun sollten Sie ihn wirkungsvoll mahnen. Artikel lesen

| Astrid Engel - Frage: Einer meiner Kunden kann meine (größere) Rechnung vorerst nicht bezahlen. Er hat mir aber versichert, dass er aus seinen Schwierigkeiten wieder… Artikel lesen

| Astrid Engel - Mahnungen stecken voller Floskeln. Hier ein paar Formulierungen, auf die Sie verzichten sollten und gleich dazu die passende Alternative. Artikel lesen

Produktempfehlungen

Das Magazin für Buchhalter und Steuerverantwortliche

Die besten Steuer-Spar-Möglichkeiten zum Wohle Ihres Unternehmens

Wahren Sie Ihre Rechte bei der wichtigsten Steuer des Finanzministers

Aktuelle Änderungen und entscheidende Handlungsempfehlungen für Ihre Rechtssicherheit im Export

Handlungssicherheit für den Entscheider im Export

Jobs