Rechnungen unterschreiben Pflicht oder Fehler?

Einige Berufsgruppen sind zwingend dazu verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen handschriftlich zu unterschreiben. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Steuerberater und Rechtsanwälte. Alle anderen Unternehmen sind von dieser Pflicht befreit.

Rechnungen unterschreiben ist gesetzlich nicht gefordert

Schließlich gehört die Signatur nicht zu den Pflichtangaben, die jede Rechnung mit einem Bruttobetrag über 150 € beinhalten muss. Diese sind (§ 14 Abs. 4 UStG) Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers; die gelieferten Waren und erbrachten Leistungen, versehen mit dem entsprechenden Nettopreis; das Leistungsdatum; die auf die Leistung entfallenden Umsatzsteuerbeträge; den jeweiligen Steuersatz bzw. gegebenenfalls den Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung; den Bruttobetrag; die vereinbarten Zahlungsbedingungen; das Rechnungsdatum; eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer und die Steuernummer des Unternehmens. Aber: Keine Unterschrift.

Rechnungen unterschreiben kann sogar Probleme bereiten

So manch einem Unternehmen ist das doch nur gut gemeinte und kundenorientierte Unterschreiben der Rechnung sogar gar nicht gut bekommen. Leider kommt es immer mal wieder zu Betrugsversuchen, indem Kunden, die eine unterschriebene Rechnung erhielten, diese mit dem Aufdruck des Stempels „Betrag dankend bar erhalten“ direkt über der Unterschrift des Rechnungsausstellers versahen und so vorgaben, dass der Rechnungsaussteller mit seiner Unterschrift nicht die Rechnung versehen hat, sondern bezeugte, den Betrag bereits ins bar erhalten zu haben.

Bei vielen langfristigen und vertrauenswürdigen Geschäftsbeziehungen ist es zwar eher unwahrscheinlich, dass Sie Opfer dieser kriminellen Taktik werden, aber leider nicht ausgeschlossen. Insofern ist von einer zu leichtfertigen Erteilung der Unterschrift abzuraten.

Alternative kundenorientiere Rechnungsbestandteile

 

 

Auch wenn Sie aus den oben dargestellten Gründen auf die handschriftliche Unterschrift verzichten, so muss die Rechnung nicht automatisch ein unpersönliches Stück Papier sein, das Ihre Kunden zur Zahlung auffordert. Und das sollte es auch nicht sein.

Als kundenorientierter Geschäftspartner können Sie auch hier Wert auf eine persönliche Note legen. Somit sollte es auf jeden Fall Standard sein, dass Sie Ihren Kunden persönlich ansprechen und ihm im Rahmen der Rechnungsstellung noch einmal für die Auftragserteilung danken. Schließen Sie das Rechnungsschreiben mit einer freundlichen Grußformel ab.

Rechnungen unterschreiben ist nur eine Alternative, dem Kunden bei Rechnungsstellung wertschätzend gegenüber zu treten. Viel mehr dazu beitragen kann es, jede Rechnung mit einem freundlichen Begleitschreiben zu versenden. Hier können Sie neben den individuellen Vereinbarungen: „Mit viel Engagement und Einsatz unserer Werksmitarbeiter konnten wir – wie von Ihnen gewünscht – den Liefertermin um eine Woche vorziehen“, die individuellen Vorteile, die der Kunde durch die Auftragsvergabe an Sie hatte, noch einmal abschließend hervorheben.

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