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So schreiben Sie eine professionelle Rechnung in nur 7 Schritten

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Rechnungen
Urheber: stockpics | Fotolia

Von Michael Jansen ,

Hurra − der erste Kunde, der erste Auftrag! Jetzt müssen, besser jetzt dürfen Sie Ihre erste Rechnung schreiben. Ein Grund zu feiern – auf jeden Fall. Doch was gehört auf die Rechnung, welche Vorschriften müssen Sie dabei beachten? Welche Zahlungsfristen sind legitim?

Den Argusaugen des Finanzamts entgeht kein noch so kleiner Fehler. Die folgende Checkliste verrät Ihnen, wie Sie Ihre erste Rechnung erstellen.

1. Ihre persönliche Daten

Ihre persönlichen Daten dürfen auf der Rechnung nicht fehlen. Zu den persönlichen Daten gehören Name des Rechnungsstellers (Firmenname, Personenname), die Anschrift Ihrer Firma, die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt die USt-IdNr. auf Antrag (§27a UStG). Wichtig: Bei deutschlandweiten Lieferungen ist die Angabe der Steuernummer ausreichend. Bei Lieferungen ins Ausland muss es hingegen die Umsatzsteuer-ID sein.

Interessanterweise ist die Angabe Ihrer Kontoverbindung und Angaben wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse nicht Pflicht. Natürlich macht es Sinn, diese ebenfalls anzugeben. Denn Sie wollen das Honorar erhalten und müssen Ihrem Kunden sagen, wohin er das Geld überweisen soll. Schließlich liegt es auch in Ihrem Interesse, dass Ihrem Kunden alle wichtigen Daten zur Zahlung seiner Rechnung vorliegen und er bei Fragen dazu auch gleich weiß, wo er nachfragen kann.

2. Die persönlichen Daten Ihres Kunden

Auch ein wichtiger Punkt: Die Angabe der Kundendaten. Lebt Ihr Kunde in Deutschland, sind Name und Anschrift ausreichend, die Steuernummer muss nicht angegeben werden. Wichtig: Bei Rechnungsstellung ins (EU-)Ausland muss neben Ihrer Umsatzsteuer-ID auch noch die des Kunden mit auf die Rechnung! Stichwort: Reverse-Charge-Verfahren.

3. Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss neben den persönlichen Daten auch eine Rechnungsnummer enthalten. Diese darf aber nicht willkürlich gewählt sein: Ihre Rechnungnummern müssen fortlaufend und ohne Nummerierungslücken vergeben werden. Hauptgrund: Sie schaffen so Transparenz für das Finanzamt (Umsatzsteuer). Denn sollten die Rechnungsnummern fehlen, könnte das Finanzamt auf dumme Gedanken kommen und im schlimmsten Fall vermuten, dass Sie Ein- nahmen unversteuert unterschlagen.

4. Rechnungsdatum

Nicht vergessen: Das Ausstellungsdatum der Rechnung! An Ihr Rechnungsdatum ist beispielsweise Ihre Steuerpflicht als Soll-Versteuerer gekoppelt. Außerdem ist es für die Festlegung von Zahlungsfristen relevant. Stichwort Zahlungsfrist: Sie ist kein verpflichtender Bestandteil einer Rechnung – denn Rechnungen sind im Prinzip sofort fällig. Dennoch wird aus Kulanzgründen meist eine 14-tägige Zahlungsfrist zur Begleichung von Rechnungen eingeräumt.

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5. Leistungsdatum/Lieferdatum

Das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum entspricht oftmals dem Rechnungsdatum, kann aber auch variieren. Beispielsweise im Onlinehandel: Bestellt Ihr Kunde ein Produkt, erhält er die Rechnung meist umgehend per E-Mail, während die Lieferung erst Tage später eintrifft.

6. Produktangaben

Auf der Rechnung sollten Sie kurz und bündig Produkt- und/oder Leistungsangaben machen – dazu gehört neben Art und Menge des Produkts/der Leistung natürlich auch der Preis. Denn der Kunde möchte sich erinnern und wissen, wofür er was bezahlt.

7. Preisangaben und Umsatzsteuer

Der Preis für das Produkt/die Leistung muss getrennt in Netto-Preis, Umsatzsteuer-Betrag und Brutto-Gesamtbetrag aufgeschlüsselt sein. Wichtig: Für be- stimmte Leistungen und Produkte gilt nicht der übliche Steuersatz von 19%, sondern ein ermäßigter Steuersatz von nur 7%.

Ausnahme: Für die Auflistung der Umsatzsteuer gibt es eine Ausnahme: Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung und sind Sie nicht zum Ausweis von Umsatzsteuer berechtigt, entfällt die Angabe des Umsatzsteuersatzes. Sie müssen dann einen Hinweis auf der Rechnung ergänzen wie z.B. „Nach §19 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht.“

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