Unkorrekte Rechnungen können teuer werden: Sie oder Ihr Geschäftspartner verlieren den Vorsteuerabzug und damit bares Geld. Das ist dann der Fall, wenn nur eine dieser Angaben fehlt, die in § 14 Abs. 4 UStG gefordert sind:
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum
- Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Netto-Entgelt für die Lieferung oder Leistung
- Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuer-Betrag
Fehlt nur eine der Pflichtangaben, entfällt der Vorsteuerabzug. Daraus ergibt sich:
- Stellen Sie selber eine Rechnung aus, die nicht alle geforderten Angaben enthält, ergeben sich für Sie selbst keine negativen Auswirkungen, wenn Sie die Umsatzsteuer nicht zu hoch ausgewiesen haben. Unabhängig vom Ausweis in der Rechnung sind Sie verpflichtet, die zutreffende Umsatzsteuer ans Finanzamt zu zahlen. Es ergibt sich für Sie keine zusätzliche Belastung.
- Ist der Rechnungsempfänger kein Unternehmer, der zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, ergeben sich für den Rechnungsempfänger ebenfalls keine negativen Auswirkungen. Sie müssen dann keine Rechnung berichtigen oder ergänzen.
- Ist der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen Sie Ihre Rechnung berichtigen bzw. ergänzen, damit alle Rechnungsangaben vorhanden sind. Erst dann darf der Rechnungsempfänger seinen Vorsteueranspruch geltend machen.
- Sind Sie selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt und erhalten Sie eine Rechnung, die nicht alle erforderlichen Angaben enthält, muss der Aussteller die Rechnung berichtigen bzw. ergänzen. Nur dann dürfen Sie die Vorsteuer geltend machen.
Rechnung berichtigen durch ein zusätzliches Dokument
Gemäß § 31 Abs. 5 UstDV können Sie eine unvollständige oder fehlerhafte Rechnung berichtigen, indem Sie die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein zusätzliches Dokument ergänzen.
Voraussetzung ist, dass Sie das neue Dokument, mit dem Sie die Rechnung berichtigen, eindeutig der ursprünglichen Rechnung zuordnen können. Verweisen Sie dazu in dem neuen Dokument auf das Datum und die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung.
Beispiel: Sie haben vergessen, in Ihrer Rechnung den Steuersatz anzugeben. Mit einem ergänzenden Schreiben können sie die Rechnung berichtigen. Sie senden Ihrem Kunden ein Schreiben mit der entsprechenden Korrektur. Als Ergänzung der ursprünglichen Rechnung reicht folgende Formulierung aus: "In meiner Rechnung vom 2.5.2008 mit der Rechnungsnummer 2008-0144 ist der Steuersatz versehentlich nicht ausgewiesen worden. In Ergänzung dieser Rechnung teile ich Ihnen mit, dass die ausgewiesenen Leistungen mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen."
Tipp: Bei Unternehmen, die Sie noch nicht kennen, sollten Sie Rechtsform und Anschrift kontrollieren. Unzutreffende Angaben können dazu führen, dass Ihr Geschäftspartner die Umsatzsteuer unberechtigt ausweist. Dann haben Sie von vornherein keinen Vorsteuerabzug, selbst dann nicht, wenn Sie die Umsatzsteuer an das Unternehmen gezahlt haben.
