Bei einer Prüfung des Finanzamts konnte der Unternehmer aufgrund dieses Diebstahls seiner kompletten Buchführungsunterlagen keine Originalbelege für die Umsatzsteuer vorlegen. Doch gerade hier ist der Fiskus besonders streng. Wer keine ordnungsgemäßen Rechnungen mit allen Pflichtangaben vorlegen kann, bekommt den Vorsteuerabzug aberkannt und muss möglicherweise hohe Beträge zurückzahlen.
Das Urteil zeigt, wie Sie für den Fall der Fälle vorsorgen sollten
Der Unternehmer versuchte zwar, sich für die gestohlenen Belege Kopien von den ausstellenden Unternehmen zu besorgen. Doch das gelang nur noch zu einem geringen Teil.
Die Folge: Das Finanzamt schätzte die Vorsteuer und erkannte lediglich 60 % an. 40 % seiner Vorsteuerbeträge musste der Unternehmer zurückzahlen. Schauen Sie sich einmal die komplette Vorsteuer eines Jahres an – wenn Sie etwa 40 % davon ans Finanzamt zahlen müssen, kommen schnell Beträge im 4-stelligen Bereich zusammen. Bedrohlich! Wenn Sie jetzt sagen, dass Sie niemals so unvorsichtig wären und Steuerunterlagen im Auto aufbewahren, halten Sie sich vor Augen: Dieses Schicksal kann Sie z. B. auch dann treffen, wenn im Keller gelagerte Unterlagen durch Hochwassereinbruch vernichtet werden. Betriebsprüfer können Zeiträume bis zu 10 Jahre zurückprüfen. Für diese Aufbewahrungsfrist müssen Sie unversehrte Belege vorlegen können. Gehen Belege verloren, reicht es nicht, wenn Lieferanten, Mitarbeiter oder ein möglicherweise beauftragter Steuerberater bezeugen können, dass ausschließlich ordnungsgemäße Rechnungen zum Vorsteuerabzug genutzt wurden. Solche Zeugen müssten sich an jede einzelne Rechnung erinnern, so die Richter. Damit Sie niemals durch einen Verlust in Probleme geraten, nutzen Sie die Tipps aus der folgenden Checkliste.
Checkliste: So schützen Sie sich vor Verlust
- Bewahren Sie Ihre Steuerunterlagen mit allen Belegen – auch der vergangenen Jahre – stets an einem sicheren Ort auf.
- Bewahren Sie alte Unterlagen im Keller auf, nutzen Sie wasserdichte Kisten, die vor Hochwasser- und Feuchtigkeitsschäden schützen.
- Machen Sie von jeder Eingangsrechnung eine Kopie. Das braucht keine Papierkopie zu sein. Nutzen Sie z. B. einen Dokumentenscanner, mit dem Sie alle Belege in Sekundenschnelle als PDF-Datei auf die Festplatte Ihres Computers bekommen. Anhand dieser Kopien können Sie im Fall der Fälle leichter nachweisen, dass die Originale existiert haben.
- Bewahren Sie diese Sicherungskopien Ihrer Buchungsbelege an einem anderen Ort als die Originale auf. Nehmen Sie sie z. B. regelmäßig aktualisiert auf einer Festplatte mit nach Hause.
