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Welche Pflichtangaben auf Rechnungen gehören

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Von Astrid Engel,

Welche Pflichtangaben Ihre Rechnung enthalten muss, richtet sich zunächst nach dem Brutto-Rechnungsbetrag: Liegt dieser bei mehr als 150 €, gelten die umfassenden Vorschriften für ordnungsgemäße Rechnungen.

Bei so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 € reichen hingegen weniger und zum Teil andere Angaben aus.

Das muss sein: 10 Pflichtangaben auf Rechnungen über mehr als 150 € brutto


1. Ihr vollständiger Name + Anschrift Ihres Unternehmens (= Leistender)

Der leistende Unternehmer muss eindeutig zu identifizieren sein. Eine Angabe wie "Schmitz, Köln" reicht nicht. Nennen Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse, z.B.: "Peter Schmitz, Bonner Straße 100, 12345 Musterstadt".
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Haben Sie sich für EU-Geschäfte eine Ust-IdNr. erteilen lassen, können Sie diese auf jeder Rechnung angeben. Ansonsten nehmen Sie Ihre persönliche Steuernummer bzw. die für Ihr Unternehmen.
3. Vollständiger Name + Anschrift des Kunden(= Leistungsempfänger)
Auch der Leistungsempfänger muss eindeutig zu identifizieren sein: Nennen Sie seinen Namen, bei natürlichen Personen auch den Vornamen, sowie die Anschrift.
4. Ausstellungsdatum
Geben Sie das Rechnungsdatum an.
5. Rechnungsnummer
Jede Ihrer Rechnungen muss einmalig sein. Nummerieren Sie sie fortlaufend. Dabei brauchen Sie nicht mit Nr. 1 anzufangen. Auch mehrere fortlaufende Zahlen- oder Buchstabenreihen (etwa für jeden Kunden eine) sowie die Kombination von Ziffern und Buchstaben sind zulässig.

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6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe)
Geben Sie das Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung an. Erstreckte sich Ihre Leistung über einen längeren Zeitraum, genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben.
7. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Das Finanzamt muss leicht nachprüfen können, welcher Umsatz abgerechnet wird und welcher Steuersatz (7 oder 19 %) dafür gilt. Geben Sie genaue Bezeichnungen (z.B. Modell) an. Sie dürfen handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen verwenden.

8. (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
 
Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nennen Sie den Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer.

Besondere Pflichtangaben auf Rechnungen, wenn diese Punkte zutreffen:

  • Enthält Ihre Rechnung Positionen zu 19 % und zu 7 % USt., führen Sie die Netto-Beträge getrennt auf.
  • Gewähren Sie Ihrem Kunden eine Preisminderung (Skonto, Rabatt, Bonus etc.), verweisen Sie in der Rechnung darauf. Ausreichend sind Formulierungen wie "2 % Skonto bei Zahlung bis ..." oder "Es bestehen Rabattvereinbarungen."

Achtung: Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, tritt an die Stelle des Netto-Entgelts das - nicht nach Steuersätzen aufgeschlüsselte - Brutto-Entgelt!

9. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz  

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, geben Sie den Steuersatz von 7 oder 19 % an, der auf das (die) Netto-Entgelt(e) entfällt. (Abkürzung USt. Oder MwSt., beides ist möglich!)
Bei steuerfreien Umsätzen weisen Sie auf die Befreiungsvorschrift hin oder ergänzen einfach eine Angabe wie "innergemeinschaftliche Lieferung", "steuerfreie Vermietung".
 
Für Kleinunternehmer gehört der Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung nicht zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Sie können freiwillig ergänzen: "Nach § 19 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht."
10. auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuer-Betrag

Nur für umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer gehört der Umsatzsteuer-Betrag , der auf das Netto-Entgelt entfällt, zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.
Achtung: Weisen Sie z.B. als Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer aus, müssen Sie diese abführen!

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