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Wie Sie Rechnungen schreiben, die sofort bezahlt werden

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Von Astrid Engel,

Warum sollte ein Kunde Ihre Rechnung umgehend begleichen? Nun, er ist vielleicht selbst redlicher Unternehmer und hat keine Lust auf irgendwelchen Ärger. Aber es gibt eben auch das genaue Gegenteil: Kunden, die jede Gelegenheit nutzen, Rechnungen zu kürzen oder erst mal nicht zu bezahlen. Leider geben zu viele Unternehmen dafür "Steilvorlagen" - die solche Kunden natürlich prompt nutzen!

Vermeiden Sie die folgenden 3 verbreiteten Fehler, nehmen Sie Bummelzahlern von vornherein den Wind aus den Sege

1. Fehler: Gedächtnis des Kunden (über-)fordern 

Ist die Erinnerung an einen Auftrag noch frisch, zahlen Kunden eher, als wenn sie erst Wochen oder Monate später eine Rechnung bekommen. Sie können/wollen sich dann

a) nicht mehr daran erinnern, was sie denn genau in Auftrag gegeben hatten und gehen

b) davon aus, dass die Buchhaltung langsam und ggf. schlampig arbeitet.

Beides Gründe, die Rechnung erst mal nicht zu begleichen und abzuwarten, ob noch etwas nachkommt.

Praxis-Tipp: Stellen Sie Rechnungen immer umgehend - spätestens innerhalb einer Woche nach Lieferung oder Abnahme eines Projekts. Als weitere Gedächtnisstütze legen Sie gleich einen ausgefüllten Überweisungsträger dazu.

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2. Fehler: Gesetzliches Recht auf Rückhaltung von Zahlungen nutzen lassen 

Sie sind selbst Unternehmer und würden kein Geld verschenken - also auch nicht auf den Vorsteuerabzug verzichten. Das Recht auf den Vorsteuerabzug haben Kunden aber nur, wenn ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Was darin zu stehen hat, ist in § 14 UStG definiert.

Das heißt im Umkehrschluss: Fehlen Pflichtangaben, nehmen Kunden das zum Anlass, Rechnungen nicht zu bezahlen, gem. § 273 BGB sogar mit gesetzlicher Rückendeckung.
Praxis-Tipp: Prüfen Sie Ihre Ausgangsrechnungen deshalb sorgfältig.

Beachten Sie: Allerdings gilt das Zurückbehaltungsrecht nur für Kunden, denen die Vorsteuer durch eine fehlerhafte Rechnung verloren gehen würde. LG Potsdam, 22.3.2009, Az: 13 T 9/09 

3. Fehler: Schreiben mit "1. Mahnung" betiteln 

Eine Mahnung ist die letzte Androhung, bevor einem Schuldner ernsthafte Konsequenzen drohen. Das muss auch deutlich werden. Aber würden Sie Handlungsbedarf sehen, wenn Sie eine "1. Mahnung" bekommen? Wohl nicht. Es wird ja zumindest noch eine zweite folgen.

Schreiben Sie besser nur "Mahnung" oder "Letzte Mahnung" und drohen Sie mit Verzugszinsen und gerichtlichem Mahnbescheid.
Praxis-Tipp: 3 Worte auf Ihrer Mahnung beschleunigen Zahlungen zusätzlich: "Zahlen Sie jetzt!" Lassen Sie sich einen Stempel mit diesen Worten anfertigen, den Sie dann in rot auf jede Mahnung stempeln.

Übrigens: Noch nachdrücklicher ist ein persönlicher Anruf. Dann kann sich der Schuldner nicht herausreden, er hätte Ihre Rechnung verlegt.

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