Dienstwagen: Was passiert bei Urlaub, Krankheit, Mutterschutz etc.?

In der Praxis können zahlreiche Situationen eintreten, in denen sich die Frage stellt, ob eine Rückforderung des Dienstwagens beziehungsweise ein (vorübergehender) Widerruf der Privatnutzung möglich ist. Die wichtigsten Streitpunkte sollen an dieser Stelle dargestellt werden.

Dienstwagen: Was passiert bei Urlaub, Krankheit, Mutterschutz etc.?

Ein auch zu privaten Zwecken überlassener Dienstwagen darf auch während der Dauer eines bezahlten Urlaubs privat genutzt werden. Als Arbeitgeber können Sie sich aber das Recht vorbehalten, die Möglichkeit der Privatnutzung während des Urlaubs zu untersagen, wenn Sie das Fahrzeug anderweitig benötigen.

Sie schulden Ihrem Arbeitnehmer dann aber nach § 11 Absatz 1 Satz 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) eine angemessene Ausgleichszahlung, weil zum Arbeitsentgelt auch Sachbezüge zählen. Eine Rückforderung während der Dauer des Urlaubs lohnt sich daher nur, wenn Sie den Dienstwagen tatsächlich anderweitig benötigen.

Aufgrund des Vergütungscharakters haben Ihre Arbeitnehmer auch dann einen Anspruch auf die Privatnutzung ihres Dienstwagens, wenn sie arbeitsunfähig erkrankt sind und deshalb keine Arbeitsleistung erbringen können. Allerdings gilt hier, wie allgemein bei der Entgeltfortzahlung: Nach 6 Wochen ist Schluss! Sobald der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet, können Sie den Dienstwagen von Ihrem Arbeitnehmer zurückverlangen, ohne dass Sie ihn hierfür entschädigen müssten (LAG Köln, Urteil vom 22.06.2001, Aktenzeichen: 11 (6) Sa 391/01, in: NZA-Rechtsprechungsreport 2001, Seite 523 f.).

Auch während der Zeit eines Beschäftigungsverbots nach § 3 Absatz 1, § 4 Mutterschutzgesetz (MuSchG) muss einer Arbeitnehmerin die private Nutzung weiter ermöglicht werden. Darüber hinaus haben Arbeitnehmerinnen auch während der Schutzfristen nach § 3 Absatz 2, § 6 Absatz 1 MuSchG einen Anspruch auf Privatnutzung des Dienstwagens (BAG, Urteil vom 11.10.2000, Aktenzeichen: 5 AZR 240/99, in: Arbeitsrechtliche Praxis (AP), Nr. 13 zu § 611 BGB Sachbezüge), obwohl die Hauptleistungspflichten in dieser Zeit suspendiert sind. Aber auch hier haben Sie es in der Hand, vertraglich zu vereinbaren, dass der Dienstwagen in dieser Zeit bei betrieblichem Bedarf gegen Ersatz der durch die Privatnutzung bestehenden Gebrauchsvorteile herauszugeben ist.

Befindet sich ein Mitarbeiter in Elternzeit, so sind Sie – anders als während des Mutterschutzes – nicht verpflichtet, den Dienstwagen weiterhin zur Verfügung zu stellen. Vielmehr sollten Sie vereinbaren, dass Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug in diesen Fällen zurückzugeben hat. Das Gleiche gilt auch für andere Zeiten, in denen das Arbeitsverhältnis ruht. Sie können den Dienstwagen daher ebenso während eines unbezahlten Urlaubs oder während des Wehrdienstes zurückfordern.

Ändert sich der Aufgabenbereich eines Mitarbeiters, kann dies zur Folge haben, dass Ihr Arbeitnehmer keine auswärtigen Termine mehr wahrnehmen muss und dadurch den Dienstwagen beruflich nicht mehr benötigt. Damit Sie in diesen Fällen auch die private Nutzung widerrufen können, ist es nötig, eine entsprechende Klausel in den Dienstwagenüberlassungsvertrag aufzunehmen. Sie dürfen allerdings durch ein solches Widerrufsrecht nicht den Kündigungsschutz umgehen! Soweit der geldwerte Vorteil, der durch die Privatnutzung eintritt, weniger als 15 % der Gesamtvergütung ausmacht, ergeben sich dahingehend keine Probleme. Soweit es sich um übertarifliche Leistungen handelt, darf der Anteil sogar 25–30 % ausmachen.

Beispiel: Vom Außen- in den Innendienst

Ihr Arbeitnehmer Andreas F. war bisher im Außendienst beschäftigt. Für seine Fahrten zu den Kunden hatten Sie ihm einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt und ihm gestattet, dass Fahrzeug auch privat zu nutzen. Der hierdurch eintretende geldwerte Vorteil beträgt monatlich 300 €, das monatliche Arbeitsentgelt 3.000 €. Nach Umstrukturierungen in Ihrem Betrieb arbeitet Andreas F. nunmehr im Innendienst. Er unternimmt deswegen auch keine Dienstfahrten mehr. Auf Grund einer entsprechenden Klausel widerrufen Sie die Privatnutzungsmöglichkeit und verlangen den Dienstwagen zurück.

Folge: Der geldwerte Vorteil der Privatnutzung beträgt lediglich 10 % des Gesamtverdienstes, so dass ein Widerruf nicht die Regelungen des Kündigungsschutzes umgeht. Somit konnten Sie die Privatnutzung wirksam widerrufen. Andreas F. muss den Dienstwagen herausgeben.

Gekündigte Arbeitnehmer werden nicht selten bis zum Ablauf der Kündigungsfrist von der Arbeitsleistung freigestellt. Hierdurch ändert sich jedoch nichts an Ihrer Vergütungspflicht als Arbeitgeber. Das bedeutet, dass ein freigestellter Arbeitnehmer auch in dieser Zeit den Dienstwagen zur Privatnutzung beanspruchen kann.

Sind Sie jedoch aus betrieblichen Gründen darauf angewiesen, das während dieser Zeit anderweitig zu nutzen, sollten Sie sich das Recht vorbehalten, den Dienstwagen von Ihrem Mitarbeiter zurückzuverlangen. Allerdings müssen Sie diesem dafür den entgangenen Gebrauchsvorteil ersetzen!

Wichtiger Hinweis!

Eine solche Freistellung darf keinesfalls mit der Freistellung eines Betriebsratsmitglieds nach § 37 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verwechselt werden. Auch einem freigestellten Betriebsratsmitglied muss nämlich, unabhängig von dessen Aufgaben, ein vorher zur privaten Nutzung überlassener Dienstwagen weiter zur Verfügung gestellt werden (BAG, Urteil vom 23.06.2004, Aktenzeichen: 7 AZR 514/03, in: AP Nr. 139 zu § 37 BetrVG 1972).