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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Dienstwagen zurück, wenn Sie ihn brauchen? So geht’s!

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Von Günter Stein,

Mitarbeiter müssen mobil sein. Vor allem wenn ihr Arbeitsverhältnis – etwa bei einer Beschäftigung im Außendienst – Mobilität verlangt. Das ist aber nicht der einzige Grund, warum Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen und auch die Privatnutzung erlauben. Geld spielt nämlich auch eine Rolle:

Ein Dienstfahrzeug, dass Sie als Arbeitgeber leasen und Ihrem Mitarbeiter zur Verfügung stellen, muss mit 1 % des Bruttolistenpreises bei der Lohnsteuer als „geldwerter Vorteil“ versteuert werden. Das macht einen Dienstwagen für Ihren Mitarbeiter oft preiswerter als ein Privatfahrzeug – und sorgt außerdem für eine größere Bindung zum Unternehmen. Bis zur Kündigung.

Kurzerhand zugeparkt: So einfach geht das nicht

Der Fall: Ein Arbeitgeber hatte einem Mitarbeiter einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen. Als der Arbeitgeber dem Mitarbeiter kündigte, verlangte er das Fahrzeug zurück. Der Mitarbeiter aber wollte seinen fahrbaren Untersatz lieber behalten – und gab das Auto trotz Aufforderung nicht zurück. Daraufhin griff der Arbeitgeber zur Selbsthilfe: Als der Dienstwagen auf dem Betriebsgelände parkte, ließ er ihn einfach durch andere Firmenfahrzeuge blockieren. Der Mitarbeiter gab aber nicht auf: Er verlangte das Fahrzeug mit einer einstweiligen Verfügung zurück.
Das Urteil: Der Mitarbeiter darf den Dienstwagen weiterfahren, bis das Arbeitsverhältnis beendet ist. Soweit das Fahrzeug auch zur Privatnutzung überlassen wird, ist dies ein geldwerter Vorteil für Ihren Mitarbeiter. Nehmen Sie das Fahrzeug zurück, ist das wie eine Kürzung des Gehalts. Und das ist verboten. Bedauerlicherweise hatte der Arbeitgeber in diesem Fall keine Widerrufsklausel in die Vereinbarung zur Überlassung des Dienstwagens aufgenommen. Deshalb durfte der Arbeitgeber das Fahrzeug auch nicht durch einen entsprechenden finanziellen Ausgleich einbehalten (LAG Köln, Urteil vom 26.01.2012, Az.: 10 Ta 5/12).

Ohne Betriebsrat: So regeln Sie die Überlassung des Dienstwagens optimal

Egal, ob Sie den Dienstwagen Ihrem Mitarbeiter nur zu dienstlichen Zwecken oder auch zur privaten Nutzung überlassen: Eine schriftliche Regelung muss sein
Wichtiger Hinweis: Die Überlassung eines Dienstfahrzeugs ist in der Regel eine persönliche Sache zwischen Ihnen und dem individuellen Mitarbeiter. Insofern besteht hinsichtlich der Modalitäten der Fahrzeugüberlassung kein Mitspracherecht Ihres Betriebsrats.

Wichtig also:
Denken Sie bei der Überlassung auch gleich an die Rückgabe. Bei einer Kündigung möchten Sie Ihren Mitarbeiter vielleicht von der Arbeit freistellen. Dann macht es Sinn, die Fahrzeugüberlassung zu widerrufen und dem Mitarbeiter den Verlust des geldwerten Vorteils finanziell auszugleichen. Das muss aber ausdrücklich vereinbart sein. Also: Geld gegen Auto. Gründe hierfür gibt es viele: Oft brauchen Sie das Fahrzeug, um es einem anderen Mitarbeiter, z. B. dem Vertreter oder dem Nachfolger, zur Verfügung zu stellen. Manchmal steht aber auch die Furcht im Vordergrund, dass Ihr Mitarbeiter mit dem Dienstfahrzeug nach seiner Kündigung nicht mehr pfleglich umgeht.

Muster: So bekommen Sie den Dienstwagen zurück

Der Mitarbeiter verpflichtet sich, das überlassene Dienstfahrzeug auf Verlangen des Arbeitgebers zurückzugeben, wenn

  • der Mitarbeiter bei einer Kündigung von seiner vertraglichen Arbeitspflicht freigestellt wird,
  • ihm die Fahrerlaubnis entzogen wird,
  • das Arbeitsverhältnis für mehr als einen Monat – etwa in Folge von Elternzeit – ruht,
  • der Mitarbeiter eine schwere Vertragsverletzung begeht,
  • im Falle einer Arbeitsunfähigkeit die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Entgeltfortzahlung endet oder
  • das Fahrzeug weniger als … km/Jahr dienstlich genutzt wird.

Die Rückgabe erfolgt innerhalb einer Woche nach Zugang der Widerrufserklärung des Arbeitgebers. Innerhalb dieser Frist hat der Arbeitnehmer das Fahrzeug zur betriebsüblichen Arbeitszeit auf dem Firmengelände abzustellen und Schlüssel und Fahrzeugschein in der Personalabteilung abzugeben.
Für den Fall, dass dem Mitarbeiter die private Nutzung des Fahrzeugs erlaubt ist, wird dem Mitarbeiter bei einer betriebsbedingten Kündigung durch den Arbeitgeber, der diesem während der Kündigungsfrist entstehende finanzielle Nachteil auf der Basis der 1-%-Regelung ausgeglichen.

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