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Diese Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen

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Von Iris Schuler,

Führen Sie Fahrtenbuch? Der Aufwand ist zwar groß, kann sich jedoch manchmal lohnen, wenn Sie Steuern sparen möchten. Wichtig ist jedoch, dass Sie das Fahrtenbuch korrekt führen. Tauchen Formfehler im Fahrtenbuch auf, muss das Finanzamt die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch nicht anerkennen. Das ist ärgerlich. Wie Sie korrekt Fahrtenbuch führen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Der Bundesfinanzhof hat die verbindlichen Anforderungen für Fahrtenbücher klar definiert. Die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch müssen

  • schriftlich, nicht als Excel-Tabelle und
  • im einem gebundenen Buch geführt werden.

Zusätzlich gibt es Anforderungen an den Inhalt des Fahrtenbuches. Grundsätzlich müssen Sie jede betriebliche Fahrt in einem Fahrtenbuch so aufzeichnen, dass sie einfach überprüfbar ist. Dafür sind im Einzelnen folgende Angaben erforderlich:

  • Datum jeder Fahrt
  • Kilometerstand am Beginn und Ende jeder Fahrt
  • Ziel jeder betrieblichen Fahrt, bei Umwegen sind auch Angaben zum Fahrtweg zu machen
  • Namen des Geschäftspartners oder Kunden, zu dem Sie gefahren sind, beziehungsweise Zweck der Fahrt

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Auf den Eintrag des Namens im Fahrtenbuch können Sie verzichten, wenn sich der Geschäftspartner oder Kunde aus dem Reiseziel ergibt. Geben Sie beispielsweise an, zum Baumarkt xy zu fahren, müssen Sie nicht mehr zwingend den Namen des Verkäufers nennen.

Positionen im Fahrtenbuch zusammenfassen

Verbinden Sie bei einer geschäftlichen Fahrt mehrere Termine, müssen Sie nicht für jeden einzelnen Abschnitt die gefahrenen Kilometer notieren. Es genügt für das Fahrtenbuch, wenn Sie die Namen der aufgesuchten Geschäftspartner beziehungsweise Kunden in der richtigen Reihenfolge nennen und den Kilometerstand am Ende der gesamten Fahrt im Fahrtenbuch eintragen.

Dazu ein Beispiel: Sie fahren zunächst zu Ihrem Steuerberater, von dort aus besuchen Sie einen Kunden und anschließend kaufen Sie im Großmarkt Büroartikel ein. Die komplette Fahrt findet aus beruflichen Gründen statt. Für das Fahrtenbuch genügt es, wenn Sie den Kilometerstand am Ende der gesamten Fahrt notieren. Achten Sie darauf, dass es nicht zulässig ist, zwischendurch private Erledigungen zu machen. Dann wird für das Fahrtenbuch offiziell die berufliche Fahrt unterbrochen. In diesem Fall müssen Sie im Fahrtenbuch jeden Abschnitt einzeln aufzeigen.

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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