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Elektronisches Fahrtenbuch: Wie Sie Fahrten finanzamtsicher dokumentieren

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Von Iris Schuler,

Ganz ehrlich: Ein Fahrtenbuch zu führen, ist doch irgendwie lästig, oder? Zumal Sie die formalen Anforderungen auf jeden Fall einhalten sollten, denn sonst gibt es Stress mit dem Finanzamt. Denken Sie deshalb daran, dass Sie Ihr Fahrtenbuch vollständig, zeitnah und unveränderbar ausfüllen.

Das bedeutet im Einzelnen:

Lückenlose Aufzeichnung: Notieren Sie zu jeder Fahrt 

  • das Datum mit Beginn und Ende der Fahrt
  • den Kilometerstand mit Beginn und Ende der Fahrt
  • einen Vermerk, ob Privatfahrt oder Fahrt zwischen Wohnung und Betrieb
  • bei betrieblichen Fahrten: Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner 

Zeitnah bedeutet, dass Sie die Angaben unmittelbar nach der Fahrt in das Fahrtenbuch eintragen. Nachträgliche Aufzeichnungen kann das Finanzamt ablehnen.

Die Dokumentation nachträglicher Änderungen muss auf jeden Fall sichtbar sein.

Viele Selbstständige zeichnen die Privatnutzung des Geschäftswagens mit dem Fahrtenbuch auf, da die 1%-Methode ungünstiger wäre. In der Regel prüft das Finanzamt das Fahrtenbuch, da so Tankquittungen oder Reisekostenabrechnungen abgeglichen werden können.

Gibt es Unregelmäßigkeiten, wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt – die "ungünstige" 1%-Methode wartet.

So sind Sie auf der sicheren Seite

Wenn Ihnen die handschriftliche Aufzeichnung lästig ist, ist das elektronische Fahrtenbuch eine Alternative. Im Handel gibt es fest einzubauende Geräte oder spezielle Funktionen für Navis. Datum, Uhrzeit, Tachostand und gefahrene Kilometer werden automatisch notiert.

Also sind die elektronischen Fahrtenbücher sicher, Fehler können nicht mehr passieren. Einfach Ziel und Zweck der Reise eingeben – fertig. So einfach ist es jedoch leider nicht. Eine Eintragung darf nicht nachträglich veränderbar sein, ohne dass es vom System dokumentiert wird.

Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Ihr elektronisches Fahrtenbuch finanzamtsicher ist. Am besten ist es, wenn der Hersteller dies per Testat eines Wirtschaftsprüfers bestätigt.

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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