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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen…

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Fahrtenbuch - Steuern sparen durch Dokumentation

 
Fahrtenbuch: Definition, Vorteile und steuerliche Effekte
© Jamrooferpix | Adobe Stock

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Alle Autofahrten zu dokumentieren, Routen, Fahrtanlässe und sämtliche Daten einer Fahrt schriftlich festzuhalten klingt erst einmal kompliziert und zeitaufwendig. Ob sich der Aufwand lohnt, was es zu beachten gilt, und welche Möglichkeiten es zum Führen eines Fahrtenbuchs gibt, erfahren Sie hier.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um ein physisches oder elektronisches Sammelwerk, in welchem die Fahrten mit einem PKW festgehalten werden. Jede Fahrt wird dabei im Hinblick auf die zurückgelegte Strecke sowie den jeweiligen Anlass dokumentiert. Bei dem Fahrzeug kann es sich sowohl um einen Dienstwagen als auch um ein eigenes Auto handeln. Das Fahrtenbuch zielt grundsätzlich darauf ab, die dienstlich getätigten Fahrten zu protokollieren. Privatreisen werden hierbei außer Acht gelassen. Handelt es sich um einen Dienstwagen, sind diese jedoch zu erfassen.

Checkliste für Ihr Fahrtenbuch

Für jede Fahrt wird eine eigene Position im Fahrtenbuch angelegt. Damit Sie alle Informationen pflichtgemäß eintragen können, haben wir hier eine Checkliste für Sie. Diese Angaben müssen für jede Position eingetragen werden:

  • Fahrtdatum
  • Start und Ziel der Dienstreise
  • Kilometerstand vor und nach der Fahrt
  • Gefahrene Kilometer
  • Gefahrene Route
  • Fahrtanlass

Was sind die Vor- und Nachteile eines Fahrtenbuches?

Das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches ist mit einigen Vor- und Nachteilen verbunden. Ein wesentlicher Vorteil des Fahrtenbuches liegt in der Steuerentlastung. Diese tritt insbesondere dann ein, wenn das jeweilige Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird. Bei einer nahezu ausschließlich privaten Nutzung empfiehlt sich ein Fahrtenbuch daher nicht. Die Kosten für ein beruflich genutztes Auto können steuerlich abgesetzt werden, sämtliche private Fahrten mit diesem Auto sind davon ausgenommen. Das Führen eines Fahrtenbuches kann zudem einen Vorteil darstellen, wenn die Kosten aufgrund eines bereits abgeschriebenen Kaufpreises gering sind.

Wird ein Firmenwagen für private Anlässe genutzt, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Auf diesen Betrag müssen zudem Sozialabgaben gezahlt werden. Da das Führen eines Fahrtenbuchs oftmals mit  einem hohen Aufwand einhergeht, ist es entsprechend negativ behaftet. Der zeitliche Aufwand kann jedoch durch die möglichen Steuerentlastungen kompensiert werden. Für Unternehmer, Selbstständige oder Angestellte mit einem Firmenfahrzeug können daher in der Regel die Vorteile überwiegen.

Pflicht zum ordnungsgemäßen Führen eines Fahrtenbuches

Um die Ordnungsmäßigkeit sicherzustellen, liegen für das Führen eines Fahrtenbuches einige Regeln vor. Es gibt jedoch keine gesetzliche Pflicht, welche Unternehmen das Führen eines Fahrtenbuchs vorschreibt. Ausnahmen gelten immer dann, wenn das Fahrtenbuch Bestandteil einer Auflage aus einem Bußgeldverfahren ist. Zudem können Sie als Unternehmer Ihren Angestellten vorschreiben, ein Fahrtenbuch zu führen. Für das Finanzamt müssen folgende Fahrten aufgezeichnet werden:

  • Dienstliche Fahrten
  • Private Fahrten mit dem Dienstwagen
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
  • Familienheimfahrten
  • Fahrten, welche in Verbindung mit anderen Einkünften stehen

Das Finanzamt schreibt zudem genau vor, welche Form das Fahrtenbuch haben muss. Demnach muss es sich um ein gebundenes Buch oder ein anerkanntes elektronisches Fahrtenbuch handeln. Einzelblätter oder Excel-Tabellen werden vom Finanzamt nicht als Fahrtenbuch akzeptiert. Sämtliche Eintragungen und Vermerke müssen zudem korrekt, lesbar und strukturiert sein. Änderungen sind klar als solche zu kennzeichnen. Als Unternehmer können Sie Fahrtenbücher ganz bequem im Buchhandel kaufen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht relevanter Urteile des Bundesgerichtshofs, welche die Anforderungen an das Fahrtenbuch als Rechtsprechung rechtskräftig machen:

  1. BFH, 16.03.2006, VI 87/04: Das schriftlich geführte Fahrtenbuch hat in gebundener bzw. geschlossener Form vorzuliegen.
  2. BFH, 09.11.2005, VI R 27/0: Unübersichtlichkeit oder Lückenhaftigkeit gehen zulasten des Steuerpflichtigen.
  3. BFH, 09.11.2005, VI R 27/05: Das Fahrtenbuch ist täglich zu führen. Eine rückwirkende Nachtragung ist nicht ausreichend.

Reduzierter Zeitaufwand durch die 1-Prozent-Regelung

Um den Privatanteil der Fahrten zu versteuern, gibt es zwei mögliche Methoden. Es kann ein Fahrtenbuch geführt werden, wodurch sich die tatsächlichen Kosten ermitteln lassen. Zudem kann auf die pauschale 1-Prozent-Regelung zurückgegriffen werden. Diese Regelung kann aufgrund des niedrigeren Zeitaufwandes einfacher in den Alltag integriert werden. Unter Angestellten mit einem Dienstwagen ist die pauschale 1-Prozent-Regelung daher besonders beliebt. Der geldwerte Vorteil wird für jeden Monat in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises festgelegt. Die tatsächlichen Anschaffungskosten haben dabei keine Relevanz. Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird diesem Prozentsatz ein Aufschlag von 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer zugerechnet. Die gewählte Methode darf nur zum Jahresende oder bei einem Wechsel des Fahrzeugs geändert werden. Im Hinblick auf Unternehmer gilt die Besonderheit, dass ein Firmenwagen ab 50 Prozent betrieblicher Nutzung als Betriebsvermögen zählt. Private Fahrten werden mit einer Umsatzsteuer belastet.

Beispielrechnung für die 1-Prozent-Rechnung

Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens beträgt 15.000 Euro. Zusätzlich enthält der Wagen eine Sonderausstattung (z. B. ein Multifunktionslenkrad und Lederausstattung), die 5.000 Euro kostet. 

15.000 Euro + 5.000 Euro = 20.000 Euro

Der Preis zum Zeitpunkt der Zulassung des Wagens liegt damit bei 20.000 Euro. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Neu- oder Gebrauchtwagen handelt. Dieser Preis ist die Grundlage für die Besteuerung über die 1-Prozent-Regelung.

1 % von 20.000 Euro sind 200 Euro. Dieser Betrag wird monatlich als geldwerter Vorteil (Einnahme) berechnet.

12 * 200 Euro = 2.400 Euro

Der Gewinn erhöht sich um 2.400 Euro pro Jahr und somit anteilig auch die Steuerlast.

Welche Art der Besteuerung ist lohnenswerter?

Pauschal lässt sich festhalten, dass die 1-Prozent-Regelung günstiger ist, wenn der Bruttolistenpreis Ihres Fahrzeugs eher niedrig ist. Durch die 1-Prozent-Regelung können Sie zudem meist mehr Steuern sparen als durch ein Fahrtenbuch, wenn Sie das Fahrzeug viel für Privatfahrten nutzen und die Entfernung zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Arbeitsplatz gering ist. Auch bei einer hohen Jahresfahrleistung ist die 1-Prozent-Regelung häufig die günstigere Variante.

Sonderfälle bei der Führung eines Fahrtenbuchs

Insbesondere für Sie als Unternehmer hat das Thema Leasing eine hohe Relevanz. Grundsätzlich ist das Fahrtenbuch bei einem Leasingfahrzeug ebenfalls zu führen. Dabei können Leasingraten, Inspektionen, Versicherungen sowie Kosten für Kraftstoff steuerlich abgesetzt werden. Bei Leasingfahrzeugen muss der privat genutzte Anteil wie gewohnt versteuert werden.

Bestimmte Berufsgruppen können von einem vereinfachten Fahrtenbuch profitieren. Dieses zeichnet sich durch eine Minimierung der geforderten Angaben aus. Vereinfachte Fahrtenbücher kommen für Monteure und Handelsvertreter im Sinne des § 84 HGB, Fahrschullehrer, Taxiunternehmen sowie Mietwagenunternehmen in Betracht.

Sollte das Fahrtenbuch verloren gehen oder zerstört werden, bevor es durch das Finanzamt gesichtet wird, ist automatisch die 1-Prozent-Regelung heranzuziehen.

Prüfung durch das Finanzamt

Wenn Sie als Unternehmer ein Fahrtenbuch steuerlich geltend machen, müssen Sie mit einer Überprüfung des Finanzamtes rechnen. Aufgrund des hohen Umfangs werden solche Prüfungen in der Regel nur in Stichproben durchgeführt. Bei der Prüfung eines Fahrtenbuchs werden die angegebenen Fahrten und Strecken mit den beigefügten Belegen auf Richtigkeit geprüft. Solche Belege werden häufig in Form von Spesenabrechnungen, Werkstattrechnungen, Nachweisen über Versicherungsbeiträge oder Tankstellenbelege eingereicht. Insgesamt werden die Beträge und Angaben zudem auf Plausibilität geprüft und gegebenenfalls in einen Mehrjahresvergleich gestellt. Die geforderten Belege können in Papierform oder digital beim Finanzamt eingereicht werden.

Das Fahrtenbuch muss neben den Pflichtangaben zur eigentlichen Fahrt weitere Informationen beinhalten. Hierzu zählt zunächst das amtliche Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeugs. Zudem muss der Kilometerstand lückenlos über das gesamte Jahr erfasst werden.

Mögliche Folgen bei nicht oder falsch geführtem Fahrtenbuch

Sollte das Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamts nicht gerecht werden, wird es möglicherweise nicht anerkannt. In diesem Fall findet automatisch die 1-Prozent-Regelung Anwendung. Für Unternehmer ist diese Entscheidung oftmals mit einer Steuernachzahlung verbunden. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch hat somit eine hohe Auswirkung auf die spätere Steuerlast. Sie können zur Vorsorge Steuerrückstellungen und somit Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten bilden.

Rundum Dokumentation durch ein elektronisches Fahrtenbuch

Eine handschriftliche Aufzeichnung der getätigten Fahrten ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Wer diesen umgehen möchte, kann auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen. Dies spart Zeit und hat zudem den charmanten Vorteil, dass fehlende Einträge vom System erkannt und gemeldet werden. 

Auf dem deutschen Markt sind derzeit drei Typen elektronischer Fahrtenbücher verfügbar, darunter Software-Fahrtenbüchern sowie Navigationssysteme mit integriertem Fahrtenbuch. Möchten Sie ein Software-Fahrtenbuch nutzen, greifen Sie auf das etablierte Programm von Wiso zurück. Achten Sie bei Fahrtenbuch-Apps darauf, dass diese mit den Anforderungen und Regelungen der Finanzbehörde übereinstimmen. Eingebaute Navigationssysteme mit einem Fahrtenbuch finden Sie beispielsweise bei BMW oder Mercedes. Diese Variante ist jedoch mit vergleichsweise hohen Anschaffungskosten verbunden.

Die Anforderungen des Finanzamts beinhalten eine Manipulationssicherheit. Einträge und Änderungen müssen daher immer nachvollziehbar sein. Exportierte Dateien müssen schreibgeschützt sein und dürfen nicht nachträglich geändert werden. Der Datenschutz sowie die Datensicherheit müssen auch in einem elektronischen Fahrtenbuch sichergestellt sein. Aufgrund der Übersichtlichkeit bietet es sich an, die Privatfahrten von beruflich begründeten Fahrten nach einem festgelegten Schema (z.B. durch Markierungen) zu trennen. Zudem müssen die eingespielten Daten für eine Betriebsprüfung auslesbar und auswertbar sein. Dabei sollten Sie die allgemeine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beachten.

Fazit: Zeitaufwand gegen Steuerersparnis

Ein Fahrtenbuch zeichnet die Dienstreisen von Unternehmern, Selbstständigen oder Angestellten mit einem Firmenfahrzeug auf. Es beinhaltet sämtliche wesentlichen Informationen zur zurückgelegten Strecke sowie dem jeweiligen Anlass. Es kann in Papierform oder elektronisch geführt werden und ist mit einem zusätzlichen Zeitaufwand verbunden. Diesem Aufwand stehen steuerliche Entlastungen entgegen, wodurch sich das Fahrtenbuch in der Regel rentiert. Hierfür müssen die Fahrtenbücher den Anforderungen des Finanzamts genügen. Achten Sie daher auf eine vollständige und korrekte Erfassung der beruflichen Touren, Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz sowie Privatfahrten. 

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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