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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Finanzrichter stoppen Finanzamt: Fahrtenbuch trotz kleiner Mängel okay

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Von Midia Nuri,

Um die Besteuerung des geldwerten Vorteils bei Privatfahrten mit einem Dienstwagen gibt es immer wieder Streit mit dem Finanzamt. Immer neue Entscheidungen der Finanzgerichte dokumentieren, dass im Betriebsalltag mit harten Bandagen gefochten wird.

Besonders oft geht es dabei in Betriebsprüfungen um die Frage, ob ein Fahrtenbuch korrekt geführt wurde.

Strenge Vorgaben zogen Regresse nach sich

Zur Führung des Fahrtenbuchs hat der Bundesfinanzhof (BFH) in der Vergangenheit ja auch immer wieder strenge Vorgaben gemacht. Die Finanzverwaltung nahm mit Blick darauf bereits kleine Mängel bei der Führung des Fahrtenbuchs zum Anlass, um die private Firmenwagennutzung nachträglich der 1-%-Regelung zu unterwerfen.

Unternehmen als Arbeitgeber des Dienstwagenfahrers nahmen die Finanzämter in solchen Fällen stets mit der Lohnsteuernachzahlung.

Bundesfinanzhof fordert Augenmaß von den Finanzämtern

Dabei darf es dann allerdings auch wieder nicht zu streng zugehen, entschieden die BFH-Richter und ermahnten ein Finanzamt, die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht zu überdrehen.

So lag der Fall konkret

In dem Fall war ein Geschäftsführer berechtigt, seinen Dienstwagen auch privat zu nutzen. Seine geschäftlichen und privaten Fahrten trug er in ein Fahrtenbuch ein.

Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung war das Finanzamt der Auffassung, das Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß geführt worden. Deshalb ermittelte es den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Regelung und nahm das Unternehmen wegen der Steuernachzahlung in Haftung.

Das hatte das Finanzamt bemängelt: 2 Kleinigkeiten in 3 Jahren

  • In einem Fall lag für eine Fahrt eine Tankrechnung vor; die Fahrt war aber nicht in das Fahrtenbuch eingetragen.
  • In 2 weiteren Fällen bestand zwischen den Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen keine genaue Übereinstimmung.

Mehr hatte das Finanzamt nicht zu beanstanden. Dabei umfasste der Prüfungszeitraum für die Lohnsteuer-Außenprüfung 3 Kalenderjahre.

So urteilten die Richter

Das erkannten denn auch die Richter. Trotz der gerügten Mängel sind die Angaben im Fahrtenbuch plausibel, befanden sie. Und trotz der besagten Mängel sahen sie auch noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben, so dass der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtkilometerzahl möglich ist. Zusätzlich weisen die BFH-Richter darauf hin, dass die Angaben über die Kilometerstände in Werkstattrechnungen erfahrungsgemäß häufig ungenau sind.

Diesen Grundsatz stellten die BFH-Richter auf

Enthält das Fahrtenbuch lediglich geringfügige Mängel, darf deshalb nicht das gesamte Fahrtenbuch gestrichen werden (Az.: VI R 38/06). Den Beanstandungen des Finanzamts maßen sie keine Bedeutung zu.

Die BFH-Richter verwiesen noch einmal auf die Anforderungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind.

Übersicht: Anforderungen des BFH an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:

AnforderungDas bedeutet konkret
Angaben müssen umfassend und plausibel sein.Die Aufzeichnungen müssen zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und nachprüfen lässt. Deshalb muss das Fahrtenbuch
*neben dem Datum und
*den Fahrtzielen auch
*den jeweils aufgesuchten Geschäftspartner oder Kunden
aufführen.
Und: Handelt es sich nicht um den Besuch eines Geschäftspartners, muss der Grund der Fahrt stichwortartig genannt werden. Beispiele: „Gespräch im Gewerbeaufsichtsamt“, „Aufsuchen der Filiale XYZ der Stadtsparkasse“, „Besuch der Baustelle Hauptstraße in Großstadt“.
Ortsangaben allein reichen regelmäßig nicht aus.Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt. Oder aber sein Name lässt sich auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Nachträglich erstellte Kundenlisten akzeptiert der Bundesfinanzhof nicht.
Tipp: Am besten legen Sie sich im Fahrtenbuch ein so genanntes Erläuterungsblatt an.
So sollte das Erläuterungsblatt aussehen:
In dieser Schnellübersicht halten Sie regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke sowie regelmäßig aufgesuchte Kunden und Reiseziele fest und versehen sie mit Kürzeln. In das Fahrtenbuch selbst tragen Sie dann nur noch die Kürzel ein.
Jede Fahrt muss einzeln eingetragen werden.Jede einzelne berufliche Fahrt muss grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand notiert werden.
Ausnahme: Sie besuchen während ein und derselben Dienstreise nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten. Dann können diese Fahrten von Kunde zu Kunde zu einer Eintragung zusammengefasst werden.
Vorsicht, Falle:
Die Aufzeichnung des Gesamtkilometerstands, der am Ende der Reise erreicht ist, genügt nur dann, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
Angaben müssen übersichtlich und geordnet sein.Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen sich in hinreichend übersichtlicher und geordneter Form regelmäßig schon aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen und dadurch eine stichprobenartige Überprüfung ermöglichen.
Ausnahme: Die Zuhilfenahme des bereits erwähnten Erläuterungsblatts.

Ihre Aufwendungen müssen Sie nicht getrennt aufzeichnen

Sie sind nicht verpflichtet, die Aufwendungen für die auf Ihr Unternehmen zugelassenen Dienstwagen getrennt aufzuzeichnen. Auch das legten die BFH-Richter fest.

Das bedeutet für Sie:

Stellen Sie sicher, dass Sie die durch die Dienstwagen entstehenden Aufwendungen durch Belege lückenlos nachweisen können. Wenn Sie dann zusätzlich noch ein Aufwandskonto für den jeweiligen Dienstwagen einrichten, erleichtern Sie sich den Nachweis der Kosten zusätzlich. Dazu verpflichtet sind Sie aber nicht.

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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