Firmenwagen: 1-%-Regelung und Abzug von Benzinkosten sind nebeneinander möglich

Im Streitfall durfte ein Arbeitnehmer im Außendienst seinen Firmenwagen auch privat nutzen. Den geldwerten Vorteil ermittelte der Arbeitgeber nach der 1-%-Methode (1 % des Bruttolistenpreises monatlich als lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt). Daneben wollte der Arbeitnehmer die von ihm selbst getragenen Benzinkosten als Werbungskosten geltend machen. Er legte hierfür eine Bescheinigung seines Arbeitgebers über die von ihm getragenen Aufwendungen vor.

Das Finanzamt versagte den Werbungskostenabzug mit der Begründung, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liege nicht vor. Das Finanzgericht Düsseldorf gab jedoch dem Arbeitnehmer Recht: Die Werbungskosten können ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Berücksichtigung finden. Es muss nicht einmal eine Aufteilung in private und betriebliche Benzinkosten stattfinden, weil die Aufwendungen entweder durch die betrieblichen Fahrten veranlasst worden sind oder für den Sachbezug „Privatfahrten“ getätigt wurden. Der BFH bestätigte diese Entscheidung in seinem kürzlich veröffentlichten Urteil.

Im Einzelnen gilt entsprechend der Entscheidung des BFH Folgendes:

1. Zahlt ein Mitarbeiter ein Nutzungsentgelt an sein Unternehmen, weil er ein Firmenfahrzeug auch privat und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt, mindert dies den Wert des geldwerten Vorteils aus der Nutzungsüberlassung.
2. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen der privaten Nutzung einzelne (individuelle) Kosten (hier: Kraftstoffkosten) des betrieblichen Pkw trägt. Der Umstand, dass der geldwerte Vorteil aus der Kfz-Überlassung nach der 1-%-Regelung ermittelt wird, steht dem nicht entgegen.
3. Voraussetzung für die Minderung des geldwerten Vorteils ist, dass der Mitarbeiter seine Aufwendungen detailliert nachweist.
4. Aus Vereinfachungsgründen darf unterstellt werden, dass das Kraftfahrzeug an 15 Arbeitstagen monatlich zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzt wird (BMF-Schreiben vom 31.10.2013). Der Pauschalierung kann aber auch die tatsächliche Zahl der Arbeitstage zugrunde gelegt werden.

So mindert das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil

Gleichgültig ist, wie Ihr Unternehmen die Entgeltzahlung regelt. Es kann eine pauschale Zahlung oder ein Entgelt nach der tatsächlichen Nutzung vereinbart werden. Als Nutzungsentgelt dürfen Sie konkret die folgenden – arbeitsvertraglich oder anderweitig vereinbarten – Leistungen werten (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 Lohnsteuerrichtlinien (LStR)):

1. ein nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z. B. Monatspauschale)
2. ein an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z. B. Kilometerpauschale)
3. vom Arbeitnehmer übernommene Leasingraten

Dabei gilt: Entspricht das Nutzungsentgelt dem geldwerten Vorteil, fällt für den Mitarbeiter aus der Privatnutzung des Firmenwagens gar kein lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt an. Übersteigt das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.

So rechnen Sie im Rahmen der 1-%-Regelung

Bei dieser Methode berechnen Sie den geldwerten Vorteil aus der Nutzung eines Firmenwagens monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer. Für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte rechnen Sie einen geldwerten Vorteil von monatlich 0,03 % des Listenpreises hinzu. Ein eventuell gezahltes Nutzungsentgelt ziehen Sie vom geldwerten Vorteil ab.

Beispiel: Ihr Unternehmen hat einem Mitarbeiter ein betriebliches Kraftfahrzeug auch zur Privatnutzung überlassen. Sie bewerten den geldwerten Vorteil aus der Kraftfahrzeuggestellung nach der 1-%-Regelung. In einer mit dem Beschäftigten abgeschlossenen Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass dieser ein Nutzungsentgelt von 50 € monatlich zu zahlen hat. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 30.000 €. Der geldwerte Vorteil beträgt damit 250 € jeden Monat (300 € abzüglich des Nutzungsentgelts von 50 €).

Wie Sie bei der Fahrtenbuchmethode vorgehen

Statt einer Pauschale können Sie die auf die außerdienstlichen (privat und zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) Fahrten entfallenden tatsächlichen Aufwendungen als geldwerten Vorteil ansetzen. Diese Bewertungsmethode setzt den Nachweis der tatsächlichen Kraftfahrzeugkosten (Gesamtkosten) und die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs voraus. Weist der Mitarbeiter mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch die außerdienstlichen und die dienstlichen Fahrten nach, können Sie den auf die außerdienstliche Nutzung entfallenden Anteil an den Gesamtkosten konkret ermitteln (§ 8 Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuergesetz (EStG)).

Bei der Fahrtenbuchmethode fließen die vom Beschäftigten selbst getragenen individuellen Kraftfahrzeugkosten – von vornherein – nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen damit nicht den geldwerten Vorteil. Zahlt der Arbeitnehmer ein pauschales Nutzungsentgelt, kürzen Sie den geldwerten Vorteil um diesen Betrag.

Beispiel: Ihr Unternehmen hat einem Beschäftigten ein betriebliches Kraftfahrzeug auch zur Privatnutzung überlassen. Sie bewerten den geldwerten Vorteil aus der Kraftfahrzeuggestellung nach der Fahrtenbuchmethode. In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Nutzungsentgelt in Höhe von 300 € pro Monat zu zahlen hat. Sie kürzen den nach der Fahrtenbuchmethode ermittelten geldwerten Vorteil um 300 € pro Monat.

Achtung: Auch Zuzahlungen des Mitarbeiters zum Kaufpreis des Firmenwagens dürfen Sie auf den geldwerten Vorteil anrechnen. Diese Zahlungen mindern allerdings nicht den Bruttolistenpreis.