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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Firmenwagen und Steuern: Abrechnung nach der Fahrtenbuchmethode

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Firmenwagen Fahrtenbuch Steuer

Von Günter Stein,

Vor allem für ältere Fahrzeuge oder wenn Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug nur sehr wenig privat nutzt, kann sich die Anwendung der Fahrtenbuchmethode lohnen. Der Mitarbeiter muss dazu ständig (also nicht nur für einen repräsentativen Zeitraum) ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen.

Damit weist er den Anteil der privat (bzw. für die Fahrt zur Arbeit) gefahrenen Kilometer an den insgesamt gefahrenen Kilometern nach. Der entsprechende Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs gilt dann als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Trägt der Mitarbeiter einen Teil der Kosten selbst, mindert das den steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteil (BFH, 18.10.2007, VI R 96/04, 57/06, 59/06).

Die Anforderungen an das Fahrtenbuch

Für dienstliche Fahrten muss Ihr Mitarbeiter im Fahrtenbuch aufzeichnen:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Gesprächspartner

Berufsgruppen mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten (z. B. Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer) genießen jedoch Aufzeichnungserleichterungen.

Sie brauchen nur anzugeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und die Entfernungen zwischen den einzelnen Stationen sind nur bei größeren Abweichungen zwischen der direkten und der gefahrenen Strecke erforderlich.

Für Privatfahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein entsprechender Vermerk. Dabei muss Ihr Mitarbeiter das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form führen. Es ist also unzulässig, wenn er es später aus Aufzeichnungen auf Notizzetteln zusammenstellt. Ein Computerprogramm darf der Mitarbeiter nur nutzen, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert werden (BFH, 16.11.2005, VI R 64/04).

Firmenwagen: Die Gesamtkosten des Fahrzeugs

Zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören:

  • Abschreibungen: Dabei ist von einer Nutzungsdauer von 8 Jahren für Neuwagen auszugehen, bei Gebrauchtwagen entsprechend weniger (BFH, 29.3.2005, IX B 174/03).
  • Leasingraten
  • Kfz-Steuer und -Versicherung
  • Wartungs- und Pflegekosten
  • Treibstoffkosten

Ihr Mitarbeiter kann von Ihnen eine entsprechende Kostenaufstellung verlangen, wenn er die Abrechnung nach der Fahrtenbuchmethode in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen will (BAG, 19.4.2005, 9 AZR 188/04).

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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