- Zahlen Sie weniger, kann Ihr Mitarbeiter die Differenz noch in seiner privaten Steuererklärung geltend machen.
- Beträge über 0,30 € sollten Sie allerdings nur dann erstatten, wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen entsprechende Aufwendungen nachweist.
Beispiel:
Um an einer von Ihnen gewünschten Verkaufsschulung teilzunehmen, fährt Ihr Mitarbeiter mit seinem privaten Pkw an einem Samstag insgesamt 130 km.
Sie können ihm Fahrtkosten in Höhe von 39 € (130 km x 0,30 €) steuerfrei erstatten.
Stellen Sie ihm für diese Fahrt einmalig einen Firmenwagen zur Verfügung, erstatten Sie ihm keine Fahrtkosten, da ihm keinerlei Aufwendungen entstanden sind.
Ohne Nachweis geht es nicht
Auch wenn es sich im oben genannten Beispiel nur um einen geringen Betrag handelt, lassen Sie sich von Ihrem Mitarbeiter einen Reisekostenbeleg erstellen. Hieraus sollten sich
- der Name des Mitarbeiters,
- das Datum,
- die gefahrenen Kilometer und
- der Erstattungsbetrag
ergeben.
Achtung: Erstatten Sie auch noch Mehraufwendungen für Verpflegung, ist zusätzlich die Angabe der Uhrzeiten (Abfahrt und Rückkehr zur Wohnung Ihres Mitarbeiters) unerlässlich.
Lassen Sie sich den Beleg immer unterschreiben und nehmen Sie ihn zum Lohnkonto Ihres Mitarbeiters dazu.
