Sammelbeförderung besser nicht mit dem Dienstwagen
So lag der Fall
In dem Fall erhielt ein Mitarbeiter einen Firmenwagen zur unbegrenzten Nutzung. Auf dem Weg zur Arbeit nahm der Beschäftigte, soweit erforderlich, Kollegen mit. Dazu hatte er sich seinem Arbeitgeber gegenüber verpflichtet.
Tatsächlich beförderte der Mitarbeiter auch regelmäßig je nach Bedarf weitere Beschäftigte. Das Unternehmen führte zwar Lohnsteuer aus der Privatnutzung des Dienstwagens ab, behandelte aber die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als steuerfreie Sammelbeförderung.
Dies beanstandete ein Prüfer im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung. Das Finanzamt forderte die entsprechenden Beträge nach. Und die BFH-Richter gaben ihm Recht.
So urteilten die BFH-Richter
Eine steuerfreie Sammelbeförderung, so der BFH, könne nur dann vorliegen, wenn der Arbeitgeber die Beförderung organisiert oder zumindest veranlasst. Der Transport darf nicht auf dem Entschluss eines Mitarbeiters beruhen. Im Streitfall hätte zumindest eine detaillierte Vereinbarung über die Organisation der Fahrten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestehen müssen.
Achtung: Die Verpflichtung des Beschäftigten, weitere Kollegen je nach Bedarf mitzunehmen, genügt nach Ansicht der obersten Finanzrichter hierfür nicht.
Das sagen die Richter zum Dienstwagen
Der BFH ließ in seiner Entscheidung ausdrücklich offen, ob ein Mitarbeiter überhaupt in den Genuss einer steuerfreien Sammelbeförderung kommen kann, wenn er hierfür seinen Dienstwagen nutzt. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie deshalb von dieser Konstellation bei einer Sammelbeförderung absehen.
So klappt es mit der Sammelbeförderung
Die kostenlose Sammelbeförderung für Mitarbeiter durch Ihr Unternehmen ist nach § 3 Nr. 32 Einkommensteuergesetz steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt aber nur dann, wenn sie für den betrieblichen Einsatz der jeweiligen Mitarbeiter notwendig ist.
Eine Sammelbeförderung liegt bereits vor, wenn Ihr Unternehmen mindestens 2 Mitarbeiter auf einmal befördert. Auf die Art des benutzten Verkehrsmittels kommt es dabei nicht an (Beispiele: Kfz, Omnibus, Kleinbus etc.).
Von der Notwendigkeit der Sammelbeförderung dürfen Sie ausgehen, wenn
- die Mitarbeiter die öffentlichen Verkehrsmittel nicht oder nur mit verhältnismäßig hohem Zeitaufwand nutzen können,
- Ihr Unternehmen die Mitarbeiter an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebiets einsetzt oder
- der Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen die gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Mitarbeiter erfordert.
Das schreiben Sie in die Lohnsteuerbescheinigung
Der Buchstabe „F“ wird bei steuerfreier Sammelbeförderung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen. Dieser Großbuchstabe muss aber nicht ins Lohnkonto.
Ihre Mitarbeiter können Kilometerpauschale auch als Mitfahrer geltend machen
Unabhängig von der Sammelbeförderung dürfen Ihre Mitarbeiter natürlich nach Herzenslust Fahrgemeinschaften bilden. Die Kilometerpauschale dürfen sie dabei auch als Mitfahrer geltend machen.
