Steuererklärung als Kleinunternehmen richtig ausfüllen | Pflichtangaben & Anlagen

Ist Ihr Betrieb ein Kleinunternehmen? Die Abgrenzung

Bevor Sie sich mit der Steuererklärung befassen, müssen Sie klären, ob Sie überhaupt unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Oft herrscht Verwirrung darüber, ob „Kleinunternehmer“ eine eigene Rechtsform ist, das ist sie nicht. Es ist lediglich ein umsatzsteuerlicher Status, den fast jeder Kleinstbetrieb wählen kann.

Prüfen Sie Ihre Positionierung anhand der folgenden drei Kategorien. Wenn Sie alle 5 Fragen mit „JA“ beantworten können, sind Sie nach dem Gesetz (§ 19 UStG) ein Kleinunternehmer:

Wahlrecht: Ist die Kleinunternehmerregelung verpflichtend?

Nein, die Anwendung des § 19 UStG ist keine Pflicht, sondern ein Wahlrecht. Selbst wenn Ihr Betrieb die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer unterschreitet, können Sie auf die Regelung verzichten. Man spricht hier von der Option zur Regelbesteuerung.

Ob sich der Verzicht für Sie lohnt, hängt von Ihrer Kostenstruktur ab. Da Sie als Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug geltend machen können, zahlen Sie bei größeren Investitionen (z. B. Technik, Fuhrpark) die volle Umsatzsteuer. Durch die Option zur Regelbesteuerung erhalten Sie diese Beträge vom Finanzamt zurück.

Anmeldung: So beantragen Sie den Kleinunternehmer-Status

Die Entscheidung treffen die meisten Gründer direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung via ELSTER. Dort geben Sie Ihre voraussichtlichen Netto-Umsätze an:

• Maximal 25.000 € Umsatz im ersten Kalenderjahr (hochgerechnet auf 12 Monate).
• Maximal 100.000 € Umsatz im Folgejahr.

Setzen Sie das Kreuz an der entsprechenden Stelle für die „Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung“. Falls Sie bereits ein Unternehmen führen und wechseln möchten, reicht in der Regel eine Mitteilung an Ihr Finanzamt für das Folgejahr.

Sind Kleinunternehmer von Steuerzahlungen befreit?

Nein. Die Befreiung bezieht sich primär auf die Umsatzsteuer. Andere Steuern wie die Einkommensteuer, Kirchensteuer und, ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro, die Gewerbesteuer fallen weiterhin an. Zudem sind Kleinunternehmer seit 2024 grundsätzlich von der Abgabe einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung befreit.

Ab wann werde ich als Kleinunternehmer umsatzsteuerpflichtig?

Die Umsatzsteuerpflicht tritt im Folgejahr ein, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag oder im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro übersteigt. In diesem Fall wechseln Sie zur Regelbesteuerung, müssen Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen einreichen.

Betriebseinnahmen: Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

Trotz Kleinunternehmerregelung sind Sie an das geltende Steuerrecht gebunden, vor allem im Hinblick auf die gesetzlichen Vorgaben gemäß § 14 UStG zur Rechnungserstellung. Auf die Rechnung des Kleinunternehmers gehören:

• Ihr Name (inkl. Vorname), ggf. die Rechtsform und die Adresse Ihres Kleinunternehmens.
• Die Daten des Rechnungsempfängers (Name + Adresse).
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (Auch bei Kleinunternehmern muss eine dieser Nummern auf der Rechnung stehen).
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Eine einmalige Rechnungsnummer (Diese muss aus einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen und darf nur einmal vergeben werden). Der Gesetzgeber fordert eine „einmalige Identifikation“. Lückenlosigkeit ist zwar kein Gesetz, aber der Standard für jede Prüfung.
• Das Liefer- oder Leistungsdatum (monatsgenau) oder die Information, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
• Der Umfang und die Art der Dienstleistung und/oder die Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren.
• Hinweis auf die Steuerbefreiung

Worauf müssen Sie als Kleinunternehmer bei der Steuererklärung achten?

Ab dem 01.01.2025 gibt es spürbare Erleichterungen: Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Abgabe einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung befreit, sofern sie ausschließlich Umsätze (= weniger als 25.000 € im Vorjahr) nach § 19 UStG erzielen. Dennoch prüft das Finanzamt weiterhin genau, ob Sie die Umsatzgrenzen einhalten.

Sollten Sie dennoch zur Abgabe aufgefordert werden oder aufgrund von Auslandsgeschäften (z. B. innergemeinschaftlicher Erwerb) verpflichtet sein, müssen Sie in der Umsatzsteuererklärung Ihren Gesamtumsatz des Vorjahres sowie den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Jahres angeben. Die Prüfung Ihres Status erfolgt zwar primär über die Angaben in der Anlage EÜR, die Umsatzsteuererklärung dient jedoch als finaler Abgleich für das Finanzamt, ob Sie weiterhin von der Umsatzsteuer befreit bleiben.

Welche Anlagen der Steuererklärung muss der Kleinunternehmer ausfüllen?

Die Steuererklärung erfolgt heute fast ausschließlich digital über ELSTER. Für Kleinunternehmer sind dabei folgende Bestandteile relevant:

• Einkommensteuererklärung (Hauptvordruck): Der frühere „Mantelbogen“ für die persönlichen Basisdaten.
• Anlage EÜR: Die verpflichtende Einnahmen-Überschuss-Rrechnung zur Gewinnermittlung. Achten Sie darauf, in der Anlage EÜR die entsprechenden Felder für Kleinunternehmer (Umsätze nach § 19 UStG) korrekt auszufüllen, damit das Finanzamt den Status erkennt.
• Anlage G: Wenn Sie ein Gewerbe betreiben (Gewerbetreibende).
• Anlage S: Wenn Sie freiberuflich tätig sind (Selbstständige Arbeit).
• Anlage Umsatzsteuer: Diese entfällt für Kleinunternehmer seit 2024 grundsätzlich, sofern das Finanzamt Sie nicht explizit dazu auffordert.

So füllen Sie die Anlage Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus

Die elektronische Übermittlung der Anlage EÜR ist über das Portal Elster gesetzlich vorgeschrieben und für Sie kostenfrei. Falls Sie mehrere eigenständige Betriebe führen, müssen Sie für jedes Unternehmen eine separate Gewinnermittlung einreichen. Neben der eigentlichen EÜR existieren ergänzende Formulare wie die Anlage AVEÜR und die Anlage SZE. Während die Anlage SZE nur bei hohen Schuldzinsen über 2.050 Euro relevant ist, ist das Anlagenverzeichnis (AVEÜR) für fast jeden Kleinunternehmer unverzichtbar, um langlebige Wirtschaftsgüter wie Computer oder Büromöbel korrekt über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Der Einstieg in das Formular umfasst Ihre Stammdaten wie Name, Anschrift und die Steuernummer. Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Angabe der Einkunftsart, bei der Sie zwischen gewerblichen Einkünften und selbstständiger Arbeit unterscheiden müssen. Falls Sie Ihren Betrieb im laufenden Jahr gegründet, verkauft oder aufgegeben haben, sieht das Formular hierfür spezifische Auswahlfelder vor, die den Zeitraum Ihrer Tätigkeit genau eingrenzen.

Bei den Betriebseinnahmen gilt für Kleinunternehmer das Zuflussprinzip. Das bedeutet, dass Umsätze in dem Kalenderjahr versteuert werden, in dem das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingegangen ist. Da Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, nutzen Sie im Elster-Formular ausschließlich die dafür vorgesehenen Felder für steuerfreie Umsatzerlöse. Die früher oft zitierten festen Zeilennummern sollten Sie dabei mit Vorsicht genießen, da die Finanzverwaltung die Anordnung der Felder in Elster jährlich anpasst. Orientieren Sie sich stattdessen an der inhaltlichen Beschreibung der Felder für Kleinunternehmer-Umsätze, um Fehlermeldungen bei der Plausibilitätsprüfung zu vermeiden.

So erfassen Sie Ihre Betriebseinnahmen korrekt

Bei der Erfassung Ihrer Einnahmen gilt das Zuflussprinzip: Umsätze gehören in das Kalenderjahr, in dem das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingegangen ist. Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, tragen Sie Ihre Erlöse in die spezifischen Felder für steuerbare Betriebseinnahmen nach § 19 Abs. 1 UStG ein. Bitte beachten Sie, dass die seit 2025 geltenden neuen Umsatzgrenzen von 25.000 Euro für das Vorjahr und 100.000 Euro für das laufende Jahr maßgeblich für Ihren Status sind. Die alten Werte von 22.000 und 50.000 Euro sind seit 2024 nicht mehr aktuell.

Sollten Sie Einnahmen erzielen, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, wie etwa Versicherungsentschädigungen oder bestimmte staatliche Zuschüsse, werden diese in separaten Feldern für nicht steuerbare Einnahmen erfasst. Für Sonderfälle wie Zinserträge oder Umsätze mit Kunden im Ausland sieht das Formular ebenfalls eigene Bereiche vor, um diese von Ihren regulären Inlandsumsätzen abzugrenzen.

Umsatzsteuererstattungen durch das Finanzamt angeben

In der Regel erhalten Kleinunternehmer keine Umsatzsteuererstattungen, da sie keine Vorsteuer geltend machen. Sollten Sie jedoch aufgrund eines Wechsels von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung noch Erstattungen aus dem Vorjahr erhalten haben, müssen diese als Betriebseinnahme erfasst werden. Da sich Zeilennummern in Elster jährlich ändern können, orientieren Sie sich im Formular am Feld für vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuerbeträge.

Entnahme oder Verkauf von Anlagevermögen

Wenn Sie Anlagevermögen wie Technik oder Büromöbel verkaufen, ist der Erlös als Betriebseinnahme zu verbuchen. Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, geben Sie hier den tatsächlichen Verkaufspreis (Bruttobetrag) an. Eine Umsatzsteuerbuchung entfällt für Sie. Wird ein Gegenstand aus dem Betrieb entnommen, um ihn privat zu nutzen, wird der aktuelle Teilwert als Einnahme gewertet. Auch wenn hier kein Geld fließt, muss dieser Wert als fiktive Einnahme den Gewinn erhöhen.

Firmenwagen in der Steuererklärung

Nutzen Sie ein betriebliches Fahrzeug auch privat, muss dieser private Nutzungswert als Einnahme erfasst werden. Zur Ermittlung dieses Wertes haben Sie die Wahl zwischen der Ein-Prozent-Regelung und dem Führen eines Fahrtenbuchs.

Abschluss der Betriebseinnahmen

Am Ende der Einnahmenerfassung müssen Korrekturposten wie die Auflösung von Rücklagen berücksichtigt werden. Diese Beträge sowie alle zuvor genannten Posten fließen in die Gesamtsumme der Betriebseinnahmen ein. In modernen Steuerprogrammen wird diese Summe automatisch generiert. Dieser Endwert ist die entscheidende Basis für die Verrechnung mit Ihren Betriebsausgaben.

Wie dokumentieren Sie die Betriebsausgaben für die Steuererklärung?

Die Ausgaben Ihres Betriebs sind buchhalterisch zum Zeitpunkt des tatsächlichen Abflusses von Ihrem Konto oder aus Ihrer Kasse zu erfassen. Als Kleinunternehmer ist es für Sie entscheidend, alle Belege sorgfältig zu sammeln, um Ihre Gewinnermittlung gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Bestimmte Berufsgruppen müssen ihre Betriebsausgaben jedoch nicht zwingend einzeln belegen, da sie eine Betriebsausgabenpauschale nutzen können. Zu diesen Gruppen gehören unter anderem:

Tagespflegepersonal Schriftsteller und Journalisten Lehrer, Dozenten und Prüfer Hebammen

Darüber hinaus gibt es für viele Kleinunternehmer, die ihre Tätigkeit im Nebenberuf ausüben, Pauschalen für Betriebsausgaben, die seit 2024 vereinfacht geltend gemacht werden können. Es empfiehlt sich, vor der Abgabe der Steuererklärung eine Vergleichsrechnung aufzustellen. Liegen Ihre tatsächlichen Ausgaben für Miete, Technik, Fahrtkosten und Arbeitsmittel über der Pauschale, sollten Sie auf die Pauschale verzichten und stattdessen die realen Kosten einzeln aufführen.

Spezialbereiche wie Weinbaubetriebe oder Land- und Forstwirte haben ebenfalls Zugang zu Pauschalwerten. Diese werden in der Anlage EÜR in den entsprechenden Fachabschnitten erfasst. Da sich die digitale Maske von Elster jährlich weiterentwickelt, sollten Sie im Formular gezielt nach dem Bereich für Pauschbeträge und pauschalierte Betriebsausgaben suchen, statt sich auf feste Zeilennummern zu verlassen.

Welche Kosten kann ich als Kleinunternehmer geltend machen?

Wenn Sie die Steuererklärung für Ihr Kleinunternehmen selbst erstellen, gilt eine einfache Grundregel: Abzugsfähig sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das bedeutet, die Kosten müssen in einem direkten Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit stehen.

Hier sind typische Beispiele für Betriebsausgaben, die Sie in Ihrer EÜR angeben können:

• Raumkosten: Miete für Büros, Werkstätten oder Lager sowie die dazugehörigen Strom- und Nebenkosten.
• Fahrzeugkosten: Unterhalt des Firmenwagens (Versicherung, Kraftstoff, Reparaturen).
• Personalkosten: Bruttolöhne und Lohnnebenkosten Ihrer Angestellten.
• Wareneinkauf: Ausgaben für Rohstoffe, Hilfsmittel und Handelswaren (immer als Bruttobetrag, da Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind).
• Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen.
• Versicherungen: Betriebliche Versicherungen wie die Betriebshaftpflicht oder die Berufshaftpflicht.
• Marketing: Kosten für Werbemittel, Website-Hosting und Anzeigen.
• Bewirtung: Kosten für die Bewirtung von Kunden (zu 70 % abziehbar).

Die Kosten für Waren, Hilfs- und Rohstoffe einschließlich der Nebenkosten

In diesem Bereich erfassen Sie alle Ausgaben für den Kauf von Waren, Rohstoffen und Hilfsstoffen inklusive der Nebenkosten wie Fracht oder Verpackung. Da Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, tragen Sie hier immer den Bruttobetrag ein (also den Preis inklusive der gezahlten Umsatzsteuer), da diese für Sie einen echten Kostenfaktor darstellt und nicht als Vorsteuer erstattet wird. Es zählt allein der tatsächliche Geldfluss im Kalenderjahr.

Umgang mit Fremdleistungen

Kosten für Dienstleistungen, die Sie von anderen Unternehmen für Ihren Betrieb eingekauft haben, werden als Fremdleistungen zusammengefasst. Davon streng zu trennen sind eigene Personalausgaben wie Lohnzahlungen oder Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Angestellten, die in einem separaten Bereich für Personalkosten aufgeführt werden.

Abschreibung: Das passiert mit Absetzungen für Abnutzungen (AfA)

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Beachten Sie die aktuelle Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Gegenstände bis zu einem Wert von 800 Euro können oft im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Da die Abschreibungsregeln und AfA-Tabellen sehr komplex sind, ist die Unterstützung durch eine Software oder einen Steuerberater hier besonders wichtig.

Sonstige Grundstücksaufwendungen und Raumkosten

Hierzu zählen Mieten für Büros oder Werkstätten sowie Nebenkosten und Pachtzahlungen. Falls Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit einen doppelten Haushalt führen, können Sie die Miet- und Einrichtungskosten der Zweitwohnung geltend machen. Der Mehraufwand für Verpflegung wird jedoch nur über Pauschbeträge und zeitlich befristet berücksichtigt. Weitere Grundstückskosten wie Instandhaltungen oder Grundsteuern werden gesondert erfasst.

Weitere unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Zu den Kosten, die Sie in voller Höhe (als Bruttobetrag) absetzen können, gehören:

• Telekommunikation: Internet- und Telefonkosten. Bei privater Mitnutzung im Homeoffice muss der private Anteil geschätzt und abgezogen werden.
• Reisekosten: Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen. Die Fahrtkosten selbst (Bahn, Flug, PKW) werden separat behandelt.
• Fortbildung: Kosten für Seminare, Fachliteratur und berufliche Weiterbildung.
• Beratung: Honorare für Steuerberater, Buchhaltungshelfer oder Rechtsanwälte.
• Miete und Leasing: Kosten für gemietete Geräte oder Maschinen (außer Fahrzeuge).
• Versicherungen und Beiträge: Betriebliche Versicherungen, Kammerbeiträge und Gebühren.
• Werbekosten: Ausgaben für Anzeigen, Flyer, Webdesign oder Social-Media-Marketing.
• Zinsen: Schuldzinsen für Kredite zur Finanzierung von Anlagevermögen oder für Betriebsmittelkredite.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Da Sie als Kleinunternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, entfällt für Sie in der Regel die Angabe von gezahlter Vorsteuer oder an das Finanzamt gezahlter Umsatzsteuer. Diese Beträge sind in Ihren anderen Ausgabenpositionen bereits als Bruttokosten enthalten.

Geschenke und Bewirtungskosten

Geschenke an Geschäftspartner sind bis zu einem Wert von 50 Euro netto (neu ab 2024/2025) pro Person und Jahr abzugsfähig (EStG § 4 Abs. 5). Teurere Geschenke können steuerlich nicht geltend gemacht werden, müssen aber dennoch dokumentiert werden. Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass können Sie zu 70 Prozent absetzen, sofern die Rechnung den strengen formalen Anforderungen entspricht. Bewirtungen von Mitarbeitern sind dagegen zu 100 Prozent abziehbar.

Leasing, Fahrtkosten und PKW-Nutzung

Für betriebliche Fahrzeuge werden Leasingraten, Steuern, Versicherungen und Mautkosten in den dafür vorgesehenen Bereichen erfasst. Wenn Sie Ihren privaten PKW für betriebliche Fahrten nutzen, können Sie entweder die tatsächlichen Kosten anteilig berechnen oder die Pauschale nutzen. Diese liegt 2026 für PKW bei 0,30 Euro pro Kilometer (bis 20. Kilometer). Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte unterliegen besonderen Regeln und werden oft nur in Höhe der Entfernungspauschale anerkannt.

Abschluss der Gewinnermittlung

Wie erfolgt die Gewinnermittlung bei einem Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ermitteln ihren Gewinn im Rahmen der Einkommensteuererklärung mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Nach dem sogenannten Zufluss-Abfluss-Prinzip werden dabei die tatsächlichen Einnahmen den betrieblichen Ausgaben gegenübergestellt. Wichtig zu wissen: Eine formlose Gewinnermittlung (z. B. als einfache Excel-Tabelle oder auf Papier) wird vom Finanzamt bereits seit einigen Jahren nicht mehr akzeptiert. Die Übermittlung muss zwingend nach dem offiziell vorgeschriebenen Datenschema erfolgen.

In der Anlage EÜR müssen Sie Ihre Betriebsausgaben nach Kategorien (z. B. Raumkosten, Fahrtkosten, Telekommunikation) sortiert angeben. Hierfür addieren Sie alle Belege einer Kategorie für das gesamte Geschäftsjahr und tragen die Summe in das entsprechende Feld ein.

Die Summe aller Betriebsausgaben wird schließlich von der Summe der Betriebseinnahmen abgezogen. Falls Sie Investitionsabzugsbeträge (IAB) für künftige Anschaffungen gebildet oder aufgelöst haben, müssen diese nun verrechnet werden. Auch ein Wechsel der Gewinnermittlungsart oder die Aufgabe des Betriebs führt zu spezifischen Korrekturen des Gewinns, die im letzten Teil des Formulars angegeben werden.

Beteiligungen an Personengesellschaften und das Teileinkünfteverfahren

Falls Sie als Kleinunternehmer zusätzlich an einer Personengesellschaft (zum Beispiel einer GbR) beteiligt sind, müssen die dort gesondert und einheitlich festgestellten Gewinnanteile in der Anlage EÜR erfasst werden. In aktuellen Elster-Formularen geschieht dies in einem spezifischen Bereich für Beteiligungserträge nach der eigentlichen Gewinnermittlung.

Wichtig ist hierbei die korrekte Handhabung des Teileinkünfteverfahrens. Falls Ihre Erträge diesem Verfahren unterliegen, wird zunächst der volle Betrag als Einnahme erfasst. Da nach dem Einkommensteuergesetz jedoch ein Teil dieser Einkünfte steuerfrei bleibt, erfolgt eine anschließende Korrektur des Gewinns durch einen entsprechenden Abzugsposten im Formular.

Achten Sie darauf, diese Beteiligungserträge nicht bereits fälschlicherweise bei Ihren regulären Betriebseinnahmen mit einzurechnen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Jede Eintragung in diesen Korrekturfeldern führt dazu, dass der vorläufige Gewinn mathematisch angepasst wird, um das tatsächliche steuerpflichtige Ergebnis zu ermitteln.

Was ist bei Teileinkünfteverfahren zu beachten?

Falls Sie Einnahmen erzielen, die dem Teileinkünfteverfahren unterliegen – wie zum Beispiel bestimmte Dividenden oder Gewinne aus dem Verkauf von Anteilen an Kapitalgesellschaften –, müssen davon nur 60 Prozent versteuert werden. Die restlichen 40 Prozent sind steuerfrei. In der Anlage EÜR geben Sie zunächst die volle Summe als Einnahme an. Da das Formular den Gewinn jedoch nur auf Basis der Gesamteinnahmen berechnet, müssen Sie anschließend eine Korrektur vornehmen. Dafür gibt es ein spezielles Feld für Korrekturen bei Anwendung des Teileinkünfteverfahrens, in dem Sie den steuerfreien Anteil (die 40 Prozent) wieder abziehen, um das korrekte steuerpflichtige Ergebnis zu erhalten.

Wie geben Sie Rücklagen und stille Reserven richtig an (Z86-89)?

Der Verkauf von Anlagevermögen, wie beispielsweise Grundstücken oder Gebäuden, führt oft zur Aufdeckung sogenannter stiller Reserven. Dieser Veräußerungsgewinn muss grundsätzlich als Einnahme versteuert werden. Unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt es das Steuerrecht (§ 6b EStG) jedoch, diesen Gewinn auf neue Investitionsgüter zu übertragen (Reinvestition), um die sofortige Steuerlast zu senken.

In der Anlage EÜR können Sie solche Gewinne in eine steuerfreie Rücklage umwandeln, die rechnerisch wie eine Ausgabe wirkt und den aktuellen Gewinn mindert. Diese Rücklage muss innerhalb bestimmter Fristen (in der Regel vier Jahre) für den Kauf neuer Wirtschaftsgüter verwendet werden. Sobald die Reinvestition erfolgt, wird die Rücklage wieder aufgelöst. Falls die Reinvestition ausbleibt, muss die Rücklage gewinnwirksam aufgelöst und zusätzlich verzinst werden, was die Steuerlast im Jahr der Auflösung erhöht.

Investitionsabzugsbeträge und private Entnahmen

Ein weiteres wichtiges Instrument ist der Investitionsabzugsbetrag (IAB). Wenn Sie eine Investition bereits für die kommenden Jahre planen, können Sie einen Teil der voraussichtlichen Kosten schon jetzt gewinnmindernd geltend machen. Sollten Sie die geplante Investition später doch nicht durchführen, müssen diese Beträge in der Steuererklärung wieder rückgängig gemacht werden.

Abschließend fordert das Finanzamt von Einzelunternehmern Angaben zu privaten Entnahmen und Einlagen gemäß § 4 Abs. 4a EStG. Da private Geldentnahmen oder die private Nutzung von betrieblichen Gegenständen den Gewinn nicht mindern dürfen, müssen diese Vorgänge gesondert aufgezeichnet und in der EÜR angegeben werden. Dies dient der Kontrolle, ob Schuldzinsen eventuell nur aufgrund zu hoher Privatentnahmen entstanden sind und somit steuerlich nicht voll abzugsfähig wären.

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Anlage S für Freiberufler: Einkünfte rechtssicher deklarieren

Die Anlage S ist ausschließlich für selbstständige (freiberufliche) Tätigkeiten vorgesehen. Als Kleinunternehmer nutzen Sie dieses Formular, wenn Sie zum Beispiel als Journalist, IT-Berater, Hebamme oder Künstler arbeiten. Auch wenn Sie planen, sich in einem dieser Berufe selbstständig zu machen und bereits erste Gründungskosten hatten, ist dies der richtige Ort in Ihrer Einkommensteuererklärung.

Gewinne und Beteiligungen erfassen

In den Basisdaten geben Sie zunächst Ihre persönlichen Informationen und die Steuernummer an. Der wichtigste Eintrag ist Ihr Gewinn oder Verlust, den Sie zuvor in der Anlage EÜR ermittelt haben. Diesen übertragen Sie in das dafür vorgesehene Feld für Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit.

Sollten Sie an einer freiberuflichen Personengesellschaft (z. B. einer Partnergesellschaft oder GbR) beteiligt sein, tragen Sie Ihren Gewinnanteil separat ein. Beachten Sie, dass dieser Gewinn oft in einem Feststellungsbescheid des Finanzamts gesondert ausgewiesen wird. Falls sich Ihr Betriebssitz in einem anderen Finanzamtsbezirk als Ihr Wohnort befindet, ist zusätzlich eine „Erklärung zur gesonderten Feststellung“ abzugeben.

Besonderheiten: Teileinkünfteverfahren und Thesaurierung

Wenn Sie Anteile an Kapitalgesellschaften im Betriebsvermögen halten, greift das Teileinkünfteverfahren. Hierbei bleiben 40 Prozent der Erträge steuerfrei. In der Anlage S wird meist der volle Betrag erfasst, während die steuerfreie Korrektur über eine gesonderte Aufstellung oder spezifische Korrekturfelder erfolgt.

Ein wertvoller Tipp zur Steueroptimierung: Wenn Sie Gewinne nicht privat entnehmen, sondern im Unternehmen belassen (Thesaurierung), können Sie unter Umständen eine begünstigte Besteuerung nach § 34a EStG beantragen. Hierfür ist jedoch zusätzlich die Anlage 34a erforderlich.

Abgrenzung: Wann ist Anlage G statt Anlage S nötig?

Viele Kleinunternehmer unterliegen der Gewerbesteuerpflicht (z. B. Online-Händler, Handwerker oder Gastronomen). In diesem Fall füllen Sie nicht die Anlage S, sondern die Anlage G aus.

Steuerermäßigung bei Gewerbesteuer (§ 35 EStG)

Ein entscheidender Vorteil für Gewerbetreibende ist die Anrechnung der Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer. In der Anlage G können Sie den Gewerbesteuermessbetrag und die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer angeben. Das Finanzamt verrechnet diese Beträge dann mit Ihrer Einkommensteuerlast, sodass Sie in vielen Fällen effektiv entlastet werden. Die Ermäßigung ist jedoch auf die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer begrenzt.

Veräußerung und Betriebsaufgabe

Sollten Sie Ihr Kleinunternehmen im Laufe des Jahres verkauft oder stillgelegt haben, gehören die daraus resultierenden Veräußerungsgewinne ebenfalls in die Anlage G (bzw. S bei Freiberuflern). Hierfür gibt es spezielle Felder, da für Veräußerungsgewinne unter bestimmten Voraussetzungen Freibeträge oder ein ermäßigter Steuersatz gelten können.

Welche Steuerhilfen gibt es bei der Steuererklärung für Selbstständige?

Die Erstellung der Steuererklärung für ein Unternehmen ist komplexer als für Angestellte. Daher stellt sich oft die Frage nach der richtigen Hilfe:

• Lohnsteuerhilfevereine: Wichtig für Nebenberufler: Sobald Sie gewerbliche oder freiberufliche Einkünfte erzielen, darf ein Lohnsteuerhilfeverein Sie rechtlich nicht mehr beraten. Das Beratungsbefugnisgesetz verbietet den Vereinen die Unterstützung bei unternehmerischen Einkünften, selbst wenn die Umsätze gering sind.
• ELSTER und digitale Ausfüllhilfen: Das offizielle Portal der Finanzverwaltung bietet integrierte Plausibilitätsprüfungen und kurze Erläuterungen zu den einzelnen Feldern. Für Einsteiger mit sehr einfachen Buchhaltungsfällen kann dies bereits ausreichen.
• Steuer-Software und Cloud-Lösungen: Im Zuge der digitalen Transformation haben sich spezialisierte Software-Lösungen etabliert. Diese führen Sie im Interview-Modus durch die Erklärung und bieten oft eine direkte Schnittstelle (API) zu Ihrem Geschäftskonto, was die Fehlerquote massiv senkt.
• Steuerberater: Die professionellste Unterstützung bietet weiterhin der Steuerberater. Da sich Steuergesetze und Grenzwerte (wie 2024/2025 die Anhebung der Kleinunternehmergrenzen oder die neuen GWG-Regeln) ständig ändern, bietet ein Steuerberater nicht nur Rechtssicherheit, sondern oft auch Optimierungspotenzial, das die Kosten des Honorars wieder einspielt.
• KI-Tools als strategische Impulsgeber: KI-Systeme wie Gemini oder ChatGPT sind im Jahr 2026 wertvolle Werkzeuge für die erste Phase der Steuererstellung. Sie dienen als intelligente Recherche-Partner, um steuerliches Fachchinesisch in verständliche Sprache zu übersetzen oder um kreative Impulse für absetzbare Kategorien zu erhalten. Dennoch sind KI-Ergebnisse immer mit Vorsicht zu genießen. Sie ersetzen keine professionelle Prüfung, können „halluzinieren“ (= falsche Fakten erfinden) und sollten niemals mit sensiblen Klardaten (Steuernummern, private Anschriften) gefüttert werden. Nutzen Sie die KI für die Strukturierung, aber vertrauen Sie für die finalen Zahlen auf zertifizierte Software oder Experten.

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