Ihre Rechnungen sind gespickt mit Fallen

Zu schnell schleicht sich ein Fehler ein – und für den büßen Sie als Rechnungsempfänger: wenn der Betriebsprüfer Ihnen deswegen den Vorsteuerabzug ganz oder teilweise streicht. Mit einer zeitigen Kontrolle wappnen Sie sich jetzt schon für eine womöglich unangekündigte Umsatzsteuernachschau.

Das sollten Sie tun

Checken Sie alle Ihre Eingangsrechnungen darauf durch, ob einer der folgenden 12 Fälle zutrifft.

Achtung: In diesen 12 Fällen kassiert der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug nämlich.

1. Das Entgelt wird falsch oder gar nicht angegeben.
2. Der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers fehlen.
3. Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers fehlen.
4. Der Rechnungsaussteller ist nicht identisch mit dem leistenden Unternehmer.
5. Der Steuerbetrag wird falsch aufgeführt.
6. Der Zeitpunkt der Leistung wird nicht angegeben.
7. Die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts ist nicht berücksichtigt.
8. Die Rechnung nennt einen falschen Steuersatz.
9. Die Rechnung nennt keinen Steuersatz.
10. Die Rechnung weist Leistungen bzw. Lieferungen aus, die gar nicht erbracht wurden.
11. Die sich aus einer Berichtigung ergebenden Änderungen werden weder aus der Rechnung noch aus einem Begleitdokument deutlich.
12. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird nicht mitgeteilt.

Entdecken Sie einen der genannten Fehler, sollten Sie umgehend verlangen, dass Ihr Lieferant Ihnen eine berichtigte Rechnung schickt.

Auch Ihre künftigen Rechnungen sollten Sie gleich sofort auf diese 12 Fehler überprüfen – und gegebenenfalls mit Bitte um Berichtigung zurückweisen.

Tipp: Begleichen sollten Sie künftig wirklich nur noch korrekte Rechnungen.

So geht die Korrektur korrekt

Eine falsch ausgestellte Rechnung kann nur Ihr Lieferant rechtsverbindlich korrigieren. Die Rechnung Ihres Lieferanten bleibt umsatzsteuerlich trotzdem voll wirksam – auch wenn Sie als Rechnungsempfänger selbst Korrekturen daran vornehmen. Gehen Sie daher konkret so vor:

1. Schicken Sie die unkorrekte Rechnung mit handschriftlichen Korrekturen versehen zurück, mit der Bitte um Korrektur.
2. Haben Sie einem Lieferanten gegenüber telefonisch die Bitte geäußert, eine Rechnung zu korrigieren, sollten Sie von dem Telefonat auf jeden Fall eine kurze Notiz fertigen.
3. Bemängelt der Betriebsprüfer eine Rechnung, für die Sie seinerzeit eine Berichtigung gefordert hatten und für die Ihr Lieferant die Berichtigung schuldhaft verweigert hat, dann können Sie die von Ihnen zu zahlenden Zinsen als Schadensersatz ihm gegenüber geltend machen. Deshalb sollten Sie die Korrespondenz mit Ihrem Lieferanten über die Berichtigung einer Rechnung immer sehr sorgfältig aufzubewahren. Sicher ist sicher.