Chancen und Grenzen digitaler Gutscheinkonzepte als steuerfreie Sachbezüge

Steuerfreie Sachbezüge haben sich zu einem beliebten Instrument in der Mitarbeitervergütung entwickelt. Neben klassischen Benefits wie Tankgutscheinen oder Jobtickets gewinnen digitale Gutscheinkarten zunehmend an Bedeutung. Sie bieten Unternehmen eine flexible Möglichkeit, Mitarbeitende zusätzlich zum Gehalt zu motivieren. Diese Zuwendungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei.

Im Zentrum steht dabei die Frage, welche digitalen Gutscheinlösungen tatsächlich als Sachbezug gelten und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit steuerliche Vorteile nicht verloren gehen. Gleichzeitig ist es wichtig, auch die rechtlichen und praktischen Grenzen dieser Konzepte zu kennen. Denn neben attraktiven Einsatzmöglichkeiten bergen digitale Sachbezugslösungen auch Herausforderungen, etwa im Hinblick auf die Zweckbindung, regulatorische Anforderungen oder mögliche Missbrauchsrisiken.

Digitale Gutscheinkarten: Welche Modelle gibt es?

Die Vielfalt digitaler Gutscheinlösungen hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Neben physischen Prepaid-Karten oder Papiergutscheinen haben sich digitale und hybride Formate etabliert, die sich nahtlos in bestehende HR-Prozesse integrieren lassen.

Ein gängiges Modell sind sogenannte Closed-Loop-Karten. Diese sind ausschließlich bei einem bestimmten Anbieter oder innerhalb eines definierten Partnernetzwerks einlösbar. Sie gelten steuerlich als Sachbezug, sofern sie eine eindeutige Zweckbindung aufweisen – etwa zur Nutzung bei einem bestimmten Supermarkt, Versandhandel oder einer Gastronomiekette.

Daneben existieren Karten mit Warenguthaben, bei denen das Guthaben nur für bestimmte Warengruppen oder Dienstleistungen genutzt werden kann. Solche Karten sind oft flexibel konfigurierbar und eignen sich gut für Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitenden zwar Wahlfreiheit lassen, aber dennoch eine klare Zweckbindung sicherstellen wollen.

Immer mehr Anbieter setzen zudem auf digitale Lösungen über mobile Apps oder Online-Portale, bei denen der Gutschein oder das Guthaben digital verwaltet wird. Diese Systeme bieten oft ergänzende Funktionen wie automatische Aufladung, digitale Belege oder die Anbindung an HR-Software. Auch kombinierte Modelle wie eine Plastikkarte mit App-Anbindung sind am Markt vertreten.

Ein Beispiel dafür sind sogenannte Essenskarten, mit denen Mitarbeitende ihre Mittagspausen flexibel gestalten können, während Arbeitgeber von einer steuerlich begünstigten Abrechnung profitieren. Solche Konzepte ermöglichen eine digitale, transparente und gleichzeitig zweckgebundene Umsetzung.

Rechtliche Rahmenbedingungen und steuerliche Aspekte

Die Gewährung steuerfreier Sachbezüge ist an klare rechtliche Vorgaben geknüpft. Grundlage dafür ist insbesondere § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG. Demnach gelten Gutscheine oder Geldkarten nur dann als Sachbezug, wenn sie nicht als Bargeld oder Geldersatz verwendet werden können und eine zweckgebundene Einlösung vorliegt.

Wichtig ist auch die Einhaltung der monatlichen 50-Euro-Freigrenze. Wird dieser Betrag überschritten oder der Gutschein falsch ausgestaltet, kann die Steuerfreiheit entfallen, mit Konsequenzen  für Arbeitgeber und Mitarbeitende.

Seit dem Inkrafttreten des Jahressteuergesetzes 2019 gelten zudem verschärfte Anforderungen: Nur noch bestimmte Formen von Gutscheinen, etwa für Waren oder Dienstleistungen, erfüllen die Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge. Anbieter von digitalen Gutscheinkarten müssen daher sicherstellen, dass ihre Produkte keine Geldleistungen darstellen.

Ein weiterer rechtlicher Aspekt betrifft das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Dieses regelt, wann eine Gutscheinkarte als E-Geld oder Zahlungsinstrument gilt und ob hierfür eine Lizenz erforderlich ist. Damit soll sichergestellt werden, dass keine Umgehung regulärer Zahlungssysteme stattfindet und Verbraucher geschützt sind.

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat hierzu in einem Merkblatt zur Aufsicht nach dem ZAG klargestellt, unter welchen Bedingungen Gutscheinkarten nicht unter das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz fallen. Diese Informationen sind essenziell für Unternehmen, die rechtssicher agieren wollen.

Vorteile digitaler Sachbezugslösungen für Unternehmen und Mitarbeitende

Richtig eingesetzt, bieten digitale Gutscheinkarten eine Vielzahl an Vorteilen – sowohl für Unternehmen als auch für deren Mitarbeitende.

Aus Arbeitgebersicht erhöhen steuerfreie Sachbezüge die Attraktivität als Arbeitgeber. Sie sind ein konkreter Mehrwert, der sich im Wettbewerb um Fachkräfte als echter Pluspunkt erweisen kann. Gleichzeitig lassen sich diese Benefits etwa zur Förderung bestimmter Verhaltensweisen, wie gesunder Ernährung oder nachhaltigem Konsum, gezielt steuern.

Die Integration digitaler Lösungen in bestehende HR- oder Abrechnungssysteme reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Durch automatische Aufladungen, klare Dokumentationen und einfache digitale Prozesse lassen sich Ressourcen im Personalbereich effizient einsetzen.

Für Mitarbeitende bedeutet ein steuerfreier Sachbezug von bis zu 50 Euro im Monat ein echter Nettovorteil. Insbesondere dann, wenn die Karte flexibel und bedarfsgerecht einsetzbar ist, steigt die wahrgenommene Wertschätzung durch den Arbeitgeber.

Auch in der Unternehmenskommunikation lassen sich solche Maßnahmen positiv nutzen. Sie unterstreichen soziale Verantwortung und zeigen, dass moderne Vergütungssysteme nicht nur monetäre, sondern auch emotionale Anreize setzen können.

Mögliche Risiken und Herausforderungen

Trotz aller Vorteile bergen digitale Gutscheinkonzepte auch gewisse Risiken. Insbesondere dann, wenn sie nicht korrekt ausgestaltet sind oder die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden.

Ein zentrales Problemfeld ist die Missbrauchsgefahr. Wenn Mitarbeitende etwa Gutscheinkarten für private Zwecke außerhalb der erlaubten Verwendungsarten nutzen können – beispielsweise durch Weiterverkauf oder Umtausch in Bargeld –, entfällt möglicherweise die Steuerfreiheit. Das kann zu rückwirkenden Forderungen seitens der Finanzbehörden führen.

Auch auf Anbieterseite besteht ein Risiko. Wird ein Gutscheinmodell nicht ZAG-konform betrieben, drohen aufsichtsrechtliche Konsequenzen. Unternehmen sollten deshalb bei der Auswahl von Anbietern prüfen, ob diese über eine Zulassung verfügen oder ob eine Ausnahmeregelung greift. Eine transparente Kommunikation des Anbieters über die rechtliche Einordnung der Produkte ist hier entscheidend.

Ein weiteres Risiko liegt in der fehlenden Zweckbindung. Wird ein Gutschein zu allgemein ausgestaltet, etwa für die Nutzung bei jedem beliebigen Händler, kann er evtl. als Geldleistung eingestuft werden. In solchen Fällen greift die Steuerbegünstigung nicht mehr. Besonders problematisch wird es, wenn solche Modelle gezielt zur Steuervermeidung eingesetzt werden, etwa durch “kreative” Auslegung der Partnernetzwerke.

Die Finanzverwaltung hat in diesem Zusammenhang mehrfach deutlich gemacht, dass eine strikte Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistung erforderlich ist. Auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen findet sich eine Auslegungshilfe zu steuerfreien Sachbezügen, die klare Kriterien formuliert. Unternehmen sollten sich an diesen Vorgaben orientieren, um rechtssicher zu handeln.

Fazit: Chancen nutzen – Risiken kennen

Digitale Gutscheinkarten bieten Unternehmen eine moderne, flexible und steuerlich attraktive Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden zusätzlich zu entlohnen. Gerade im Kontext von Fachkräftemangel und Employer Branding sind solche Benefits ein strategisch kluges Mittel zur Mitarbeiterbindung.

Allerdings gelten strenge gesetzliche Vorgaben, die zwingend beachtet werden müssen. Die steuerliche Anerkennung hängt von der konkreten Ausgestaltung des Gutscheinmodells ab – insbesondere von der Zweckbindung und der Einhaltung der Freigrenzen.

Unternehmen sollten daher bei der Auswahl von Anbietern sorgfältig prüfen, ob diese die regulatorischen Anforderungen erfüllen. Eine transparente Kommunikation und fundierte rechtliche Einschätzung helfen dabei, spätere Risiken zu vermeiden.

Langfristig ist davon auszugehen, dass sich digitale Sachbezugslösungen weiterentwickeln werden, sowohl technologisch als auch rechtlich. Verfolgt man diese Entwicklungen aufmerksam und setzt auf seriöse Partner, kann man von den Vorteilen profitieren und gleichzeitig rechtliche Fallstricke vermeiden.