Matrix-Organisation: Definition, Aufbau und Anforderungen der Organisationsform

Definition Matrix-Organisation: Was ist das eigentlich?

Generell wird für eine ganzheitliche Funktion von einem Unternehmen eine ideale und gewinnbringende Organisation benötigt. In der Praxis ist die Führung eines Unternehmens, insbesondere einer großen Firma, jedoch oftmals sehr schwierig. Um an dieser Stelle sämtliche organisatorischen und führenden Prozesse zu optimieren, wird eine Unternehmensorganisation grundsätzlich in zwei Teilbereiche, dem Ablauf und Aufbau, unterschieden. Die Matrix-Organisation gehört in diesem Zusammenhang zu der sogenannten Aufbauorganisation.

Der Aufbau einer Matrix-Organisation

Diese Organisationsform wird in verschiedene Linien gegliedert, welche noch einmal in Zeilen und Spalten aufgeteilt werden. Dies dient im Allgemeinen nur einer übersichtlicheren Veranschaulichung.

Die zuvor genannten Zeilen nehmen dabei Bezug auf die Produktgruppen von einem Unternehmen. Die Spalten wiederum beziehen sich auf administrative Funktionen einer Firma. An der Spitze dieses Gebildes steht die Geschäftsleitung zusammen mit den entsprechenden Zentralbereichen, wie z.B. die Verwaltung oder EDV.

Das gewinnbringende Ziel der Aufbauorganisation

Grundsätzlich ist das Ziel einer solchen Organisation, sämtliche Bereiche, Zeilen und auch Spalten miteinander zu verbinden. Auf diese Weise wird eine optimale Vernetzung der jeweiligen Firmenbereiche geschaffen.

Zudem wird auch die Unternehmensleitung entlastet, wenn diese besondere Organisationsstruktur ideal funktioniert. Dies gelingt allerdings nur mit einer einwandfreien Kommunikation, abgestimmten Kompetenzen und dem Einsetzen von Expertenwissen an den richtigen Stellen.Diese Stellen sind in der Regel, die durch die Kreuzung der Linien entstehenden, Schnittstellen. Ein Resultat der Kreuzung ist eine optimale Effizienz und Funktionalität eines Unternehmens. Und dies hat schlussendlich auch den gewünschten optimalen Leistungsgewinn eines Unternehmens zur Folge.

Toll ist auch, dass eine optimal funktionierende Organisation eine gewinnbringende Dynamik in einem Unternehmen auslöst. Das bedeutet, dass sich alle Bereiche der Unternehmung auf Augenhöhe begegnen und Teamarbeit vorausgesetzt und gefördert wird.

Wesentliche Anforderungen an eine Matrix-Organisation

Grundsätzlich benötigen die Verantwortlichen und Mitarbeiter für das Gelingen dieser einzigartigen Unternehmensorganisation verschiedene Eigenschaften. So müssen sie zum einen ein umfangreiches Know-how in Soft-Skills sowie Fachwissen, ein hohes Verantwortungsbewusstsein und zum anderen auch entsprechende Kenntnisse in ihren Bereichen vorweisen können.

Dabei wird aber im Allgemeinen ein Unterschied in den Kompetenzerweiterungen der einzelnen Bereichen zwischen den Projekt-Managern und den Projekt-Mitarbeitern gemacht.

Die Projekt-Mitarbeiter sollten in einer idealen Matrix-Organisation ihrem Manager unterstützend zur Seite stehen. Der Schlüssel hierfür:

• selbstständiges Arbeiten
• projektorientiertes Denken
• ein abgestimmtes Teamwork

Die Aufgaben des Projekt-Managers in der Organisationstruktur

Die Projekt-Manager – oder auch Matrix-Manager genannt – müssen einerseits die Verantwortung für die Qualität ihres Projekts tragen als auch das reibungslose Arbeiten ihrer Mitarbeiter überwachen.

Natürlich setzen diese Anforderungen auch ein entsprechendes Verantwortungsbewusstsein eines Projekt-Managers voraus. Neben diesen Kompetenzen sollte ein Projekt-Manager aber auch über genügend Expertise verfügen, um seine Mitarbeiter anleiten und in entsprechenden Situationen optimal agieren zu können. Dies führt natürlich auch zu einer verbesserten Kundenbindung, da sich sämtliche Geschäftspartner viel besser beraten fühlen.

Darüber hinaus muss ein Matrix-Manager auch eskalierend eingreifen können, falls es innerhalb eines Projekts einmal zu Konflikten und Problemen kommen sollte. Am besten sollte er schon entsprechende Maßnahmen ergreifen, bevor es zu einer Eskalation kommt.

Dies wird in der Regel durch sogenannte proaktive Trendanalysen gemacht. Ziel dieser Analysen ist es, sämtliche Schwächen und Konfliktpotenziale innerhalb eines Projekts bzw. der allgemeinen Arbeitsabläufe zu eruieren. Auf diese Weise können die Verantwortlichen schon vor dem Eintreten eines Problems handeln.

Das Konfliktpotenzial innerhalb der Matrix-Organisation

Innerhalb einer Matrix-Organisation kann es leider des Öfteren zu Konflikten und Problemen kommen. Dies tritt insbesondere dann auf, wenn ein Ungleichgewicht bei den Befugnissen der Mitarbeiter vorliegt. Schließlich treffen bei dieser einzigartigen Organisationsstruktur unterschiedliche Charaktere mit einem umfangreichen Expertenwissen aufeinander. Sind hier nicht die Arbeitsbereiche und Befugnisse geklärt bzw. werden diese nicht angenommen, so entsteht schnell ein unüberbrückbares Konfliktpotenzial.

Die daraus resultierenden Machtkämpfe können besonders neue Mitarbeiter einschüchtern. Zudem ist oftmals auch für neue Mitarbeiter unklar, welche potenziellen Anforderungen und Kapazitäten auf sie warten. Wird eine neue Stelle angetreten, so ist es des Öfteren schon zu spät. Denn der häufig vorherrschende Druck sowie Arbeitsaufwand führt nicht selten zu gesundheitlichen Problemen. Darüber hinaus beklagen sich auch immer mehr langjährige Mitarbeiter über Überforderungssymptome, die leider auch in psychische Erkrankungen, wie z.B. einem Burn-Out umschlagen können.

Weitere Nachteile dieser Aufbauorganisation

Ist dieser Punkt erst einmal erreicht, so kann leicht die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter abnehmen. Weitere Nachteile gibt es jedoch in einer unausgewogenen Organisation. Zum einen bedarf es einem:

• enormen Koordinationsaufwand,
• einem verstärkten Kommunikationsbedarf,
• langen Entscheidungsprozessen,
• einem hohen Bedarf an Führungskräften
• oder einem möglichen Risiko für ständige Kompromissbereitschaften.

Dies macht es für die Verantwortlichen und Mitarbeiter sehr schwer, auch bei Erfolgen eine ausreichende Zurechnung ihrer Fähigkeiten zu erhalten. Oftmals ist dieser Umstand auf eine parallele Verantwortung der leitenden Mitarbeiter sowie Geschäftsführer von zwei Linien zurück zu führen. Aber auch die einzelnen Mitarbeiter, die zeitgleich zwei unterschiedlichen Vorgesetzten berichten müssen, werden auf eine harte Probe gestellt.

Der Mehrwert einer Matrix-Organisation

Natürlich kann eine ausgewogene Matrix-Organisation auch mit einigen Vorteilen überzeugen. Dies erleichtert beispielsweise die generelle Führung von besonders großen Unternehmen. Dies hat insbesondere mit der abgestimmten Unterteilung der Bereiche zu tun. Anhand der Trennung von disziplinarischen und fachlichen Kompetenzen kann sich die Geschäftsteilung nun auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren. Zudem kann die Unternehmensleitung ihren Fokus auch auf neue attraktive und lohnenswerte Geschäftsfelder legen und diese erforschen.

Dies kann für die Nachhaltigkeit und Zukunft einer Firma von großer Bedeutung sein. Darüber hinaus erleichtert dies die Arbeit des Personalbereichs erheblich. Schließlich gibt es mittlerweile immer mehr Spezialisten in einem Bereich, die optimal in die Unternehmensstruktur integriert werden können. Die Personal-Verantwortlichen benötigen an dieser Stelle natürlich ausreichend Kenntnisse, um auch die persönlichen Eigenschaften eines potenziellen neuen Mitarbeiters zu erkennen. So kann schon der Personalbereich dafür sorgen, aufgrund des Charakters eines neuen Mitarbeiters keine Konfliktpotenziale zu schüren und somit die Teamarbeit zu fördern.

Aber noch weitere Vorteile lassen sich bei einer idealen Matrix-Organisation finden. Zum Beispiel herrschen aufgrund der flachen Hierarchien kurze Kommunikationswege vor. Dies ist für eine gezielte Teamarbeit, das Voranschreiten eines Projekts und für die Stimmung innerhalb eines Unternehmens sehr wichtig. Darüber hinaus treten Führungskräften deeskalierend bei Problemen und Schwierigkeiten ein. Dies fördert eine effiziente Problemlösung sowie einen effizienteren Einsatz der Mitarbeiter auf fachlicher Ebene. Ein Unternehmen kann demnach eine optimale Auslastung erzielen.

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