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So verrät die fortlaufende Rechnungsnummer Ihrem Kunden nicht zu viel

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Von Astrid Engel,

Wenn Ihre Kunden Unternehmer sind, haben sie einen Anspruch auf ordentliche Rechnungen. Fehlen darin Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen und Ihr Kunde die als Vorsteuer ziehen darf, wird er Ihre Rechnung also sehr genau prüfen (was auch Sie mit allen Ihren Eingangsrechnungen tun sollten!). Fehlt eine Pflichtangabe, darf der Kunde mit der Zahlung der Umsatzsteuer warten, bis er eine korrekte Rechnung erhält.

Unschöner Ärger um Rechnungen ist wegen dieser Auflagen leider nicht selten. Ein häufiger Streitpunkt zwischen Unternehmern und deren Kunden ist die fortlaufende Rechnungsnummer, die Sie zwingend auf jede Rechnung schreiben müssen. Die ist nicht lückenlos zum Beispiel von 1 bis 999 (usw.) zu vergeben. Das klärt eine Verfügung der OFD Koblenz, die bundesweit gültig ist (11.2.2008, Az.S 7280 A - St. 44 5). Das Schreiben weist auf Abschnitt 185 Abs. 10 UstR hin, wonach Sie für Ihre fortlaufende Rechnungsnummer eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden oder auch Ziffern mit Buchstaben kombinieren dürfen. Entscheidend ist, dass Ihr System es nicht zulässt, dass 2 Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen.

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Die fortlaufende Rechnungsnummer soll nicht verraten, wie viele Rechnungen Sie schreiben

Achten Sie darauf, dass Ihre Kunden anhand der Rechnungsnummer nicht darauf schließen können, wie viele Rechnungen Sie überhaupt schreiben! Daraus könnten sie nämlich den ungefähren Stellenwert ihrer Aufträge an Sie ableiten - und ihre Verhandlungsstrategie darauf ausrichten. Besser ist es, die Kundennummer in die fortlaufende Rechnungsnummer einzuarbeiten. Dann erfährt Ihr Kunde aus der Rechnungsnummer nichts, was Sie ihm gar nicht offenbaren wollen.

Beispiel für ein gutes System für fortlaufende Rechnungsnummern:

Allen Rechnungen eines Jahres stellen Sie die Jahreszahl voran, z.B. 2008. Pro Kunde vergeben Sie eine Kundennummer, z.B. für Firma Schulz die S31. Die Rechnungen an Firma Meier nummerieren Sie dann fortlaufend mit 2008-S31-001, 2008-S31-002 usw. Dagegen können dann weder der Kunde noch das glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7Finanzamt Einwände erheben!

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