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Warum ist eine vollständige Rechnung so wichtig?

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Von Astrid Engel,

Jedes Schreiben, mit dem Ihr Unternehmen eine Lieferung oder eine Leistung abrechnet, ist eine Rechnung. Es muss noch nicht einmal das Wort "Rechnung" auf dem Dokument stehen. Auch eine Unterschrift ist auf einer Rechnung nicht haben. Dafür gibt es andere Angaben, die eine vollständige Rechnung unbedingt enthalten muss.

Jedes Schreiben, mit dem Ihr Unternehmen eine Lieferung oder eine Leistung abrechnet, ist eine Rechnung. Es muss noch nicht einmal das Wort "Rechnung" auf dem Dokument stehen. Auch eine Unterschrift ist auf einer Rechnung nicht haben. Dafür gibt es andere Angaben, die eine vollständige Rechnung unbedingt enthalten muss.

Was passieren kann, wenn Sie keine vollständige Rechnung ausstelllen

Der Fiskus verlangt eine ganze Reihe von Pflichtangaben auf Rechnungen. Wenn Sie keine vollständige Rechnung ausstellen, kann es passieren, dass Ihr Kunde sie nur netto bezahlt, das heißt ohne Umsatzsteuer. Schließlich darf er selber die 19 Prozent Vorsteuer nicht ziehen - das geht nur, wenn er dem Finanzamt eine vollständige Rechnung vorlegen kann. Andernfalls würde ihm bei einer Betriebsprüfung sofort der Vorsteuerabzug gestrichen, weil Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung fehlen. Sie können sich vorstellen, dass Ihr Kunde darüber nicht begeistert sein wird.

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Ebenso wichtig ist es, dass Ihr Unternehmen nur vollständige Eingangsrechnungen akzeptiert. Achten Sie also bei jedem Rechnungseingang auf vollständige Pflichtangaben. Ansonsten müssen Sie als Rechnungsempfänger damit rechnen, dass Ihnen der Vorsteuerabzug gestrichen wird. Sie sehen also: Es ist vorteilhaft, die Vorschriften zu kennen und einzuhalten.

Diese 10 Pflichtangaben muss eine vollständige Rechnung enthalten

Welche Pflichtangaben notwendig sind, ist vom Bruttobetrag Ihrer Rechnung abhängig. Bei einer Rechnung über 150 Euro (brutto, das heißt inklusive Umsatzsteuer) sind es folgende Angaben:

  1. Der Leistende: Ihr vollständiger Name und die Anschrift Ihres Unternehmens
  2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  3. Der Leistungsempfänger: Der vollständige Name und die Anschrift des Kunden
  4. Das Ausstellungsdatum
  5. Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe ist ausreichend)
  7. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  8. Das (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung  
  9. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz  
  10. Der Umsatzsteuer-Betrag, der auf das Netto-Entgelt entfällt


Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro reichen weniger und zum Teil andere Angaben aus.

Bitte beachten Sie: Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Also gehören auf eine vollständige Rechnung selbstverständlich auch alle Pflichtangaben für Geschäftsbriefe wie beispielsweise Rechtsform, Sitz und Handelregisternummer.

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