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Wie Sie eine Rechnung schreiben, die aus mehreren Dokumenten besteht

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Von Astrid Engel,

Dass eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, damit das Finanzamt sie anerkennt, wissen Sie. Wussten Sie aber auch, dass Sie diese Pflichtangaben auch auf mehrere Dokumente verteilen können, wenn Sie eine Rechnung schreiben? Eine Rechnung kann nämlich durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn die geforderten Angaben insgesamt enthalten sind. Auf einem Dokument müssen dann aber zumindest der Nettobetrag und der Steuerbetrag stehen sowie die Verweise auf die übrigen Dokumente, welche die anderen Pflichtangaben enthalten.

Eine mehrteilige Rechnung schreiben: Diese Angaben gehören in das Hauptdokument


Nettobetrag:
Nennen Sie den Nettobetrag (Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer) in einer Summe für mehrere Positionen, wenn alle Positionen mit dem gleichen Satz besteuert werden. Wenn Sie eine Rechnung schreiben, die Positionen enthält, für die unterschiedliche Steuersätze - wie 7 oder 19 Prozent – angesetzt werden, dann führen Sie die jeweiligen Nettobeträge getrennt in Ihrer Rechnung auf.
Bekommt der Kunde eine Preisminderung (Rabatt, Skonto, Bonus etc.), dann verweisen Sie in der Rechnung darauf. Es reicht der Hinweis „Es ergeben sich Entgeltminderungen aufgrund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“. Bei Skontovereinbarungen genügt es, wenn Sie beispielsweise „2 % Skonto bei Zahlung bis ...“ schreiben. Das Skonto müssen Sie also nicht als Betrag in die Rechnung schreiben.
Umsatzsteuerbetrag:
Sie müssen den Umsatzsteuerbetrag angeben, der auf das Nettoentgelt entfällt.
Verweis auf übrige Dokumente:
In das Hauptdokument Ihrer Rechnung schreiben Sie außerdem, auf welchem Dokument sich die anderen Pflichtangaben Ihrer Rechnung befinden, nämlich:

  • Ihr vollständiger Name und die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
  • Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Der vollständiger Name und die vollständige Anschrift des Kunden
  • Das Ausstellungsdatum
  • Die fortlaufende Rechnungsnummer
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe genügt)
  • Die Menge und Art der Lieferung / der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Der Umsatzsteuersatz, der auf das Netto-Entgelt entfällt
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