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Wie Sie eine Rechnung stellen, die dem Finanzamt genügt und beim Kunden gut ankommt

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Von Astrid Engel,

Ob ein Kunde Ihre Rechnung pünktlich begleicht, liegt auch an Ihnen. Denn zumindest Firmenkunden werden peinlichst genau darauf achten, dass Ihre Rechnungen steuerlich anerkannt werden.Gerade den Vorsteuerabzug können sie nur geltend machen, wenn die Rechnung den strengen Anforderungen des Finanzamts entspricht. Um Reklamationen in dieser Sache von vornherein zu vermeiden, sollten Rechnungen über 150 Euro (brutto) unbedingt folgende gesetzliche Pflichtangaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

Diese Angaben sind Pflicht, wenn Sie eine Rechnung stellen

  • Ihren Namen und Ihre Anschrift
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Namen und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, die eine Rechnung eindeutig kennzeichnet
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auf den Monat genau) oder ggf. die Angabe "Rechnungsdatum = Leistungsdatum"
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer)
  • Mehrwertsteuersatz (19 Prozent, 7 Prozent oder der Hinweis "mehrwertsteuerbefreit")
  • Mehrwertsteuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
  • Etwa vorab getroffene Skonto- oder Rabattvereinbarungen


Eine Rechnung muss übrigens nicht unterschrieben sein, obgleich sich dieses Gerücht hartnäckig hält. Eine zusätzliche Pflicht gibt es allerdings für all jene Unternehmen, die gegenüber Verbrauchern Leistungen an Grundstücken (also auch Gebäuden) in Rechnung stellen.

Aufgepasst, wenn Sie Leistungen an Grundstücken in Rechnung stellen

Erbringen Sie, etwa als Bauhandwerker, Ihre Leistung am Grundstück bzw. Gebäude eines Verbrauchers, müssen Sie ihn auf die Pflicht hinweisen, Ihre Rechnung zwei Jahre lang fürs Finanzamt aufzubewahren. Das formulieren Sie am besten so:
Bitte denken Sie an die gesetzliche Vorschrift, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt erst mit Ablauf dieses Jahres.

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Rechnung stellen ohne verstaubte Formulierungen!

Niemand zahlt gern Rechnungen. Gleich doppelt schwer fällt es einem Schuldner, wenn der Rechnungstext klingt wie die Zahlungsaufforderung einer Behörde: "Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu berechnen. Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen gewähren wir 3 Prozent Skonto."
Schluss mit solchem Bürokratendeutsch und auch mit Wörtern wie "erlauben" und "gewähren"! Sie klingen für heutige Verhältnisse gar zu untertänig. Lesen Sie, mit welchen freundlichen, modernen Formulierungen Sie steife, veraltete Rechnungsphrasen ersetzen können:
Verstaubt: Für die von uns geleisteten Arbeiten und das von uns gelieferte Material erlauben wir uns, Rechnung zu stellen: ...
Modern: Für Arbeiten und Material stellen wir Ihnen folgende Summe in Folgendes in Rechnung: ...

Verstaubt: Wir haben gemäß dem uns erteilten Auftrag nachfolgend aufgeführte Lieferungen und Leistungen erbracht und berechnen Ihnen: ...
Modern: Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wie vereinbart berechnen wir Ihnen folgende Lieferungen und Leistungen: ...
Verstaubt: Nachfolgend erlaube ich mir, laut Angebot vom ... zu berechnen: ...
Modern: Schön, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben. Der Auftrag ist jetzt erledigt, und dafür berechnen wir wie vereinbart: ...

Verstaubt:
Arbeitszeiten verstehen sich inklusive An-, Ab- und Besorgungsfahrten.
Modern: inklusive Fahrten (in Klammern hinter die Angabe der Stunden)

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