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Ausschreibungen: 10 goldene Regeln

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Auch in der Logistik ist die Vergabe von Dienstleistungen an darauf spezialisierte Unternehmen – auch Outsourcing genannt – ein probates Mittel, um wirtschaftlicher zu arbeiten. Doch Vorsicht: Nur der passende Partner führt zum wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Wenn Sie hier danebengreifen, kann Ihr Outsourcing-Projekt schnell in einer Katastrophe enden.

Beachten Sie einfach die 10 goldenen Regeln für perfekte Ausschreibungen aus dem Fachinformationsdienst LogistikManager, dann verliert das von vielen Kollegen gefürchtete Ausschreibungsverfahren für Sie seinen Schrecken.

1. Bleiben Sie immer Herr des Verfahrens

Für wirklich vergleichbare Angebote müssen die Bewerber Ihre Spielregeln und Ihr Ausschreibungskonzept akzeptieren! Lassen Sie sich nicht auf individuelle Sonderwünsche der Anbieter bei den Ausschreibungsunterlagen ein.
Bei Änderungen im Laufe des Prozesses, weil ein Anbieter Sie etwa auf Lücken oder Mängel in der Ausschreibung hinweist, geben Sie diese Änderungen rechtzeitig an alle Bewerber weiter.

2. Geben Sie die Kommunikationswege vor

Verlangen Sie von jedem interessierten Unternehmen die Zuordnung eines Ansprechpartners! Die Kommunikation mit mehreren Personen und Bereichen auf der Dienstleisterseite führt zwangsweise zu Kommunikationsproblemen.
Bestimmen Sie auch in Ihrem Unternehmen einen Ansprechpartner, der sich um die Koordination bemüht.
Das müssen nicht unbedingt Sie als Logistikverantwortlicher sein. Wenn diese Aufgabe an einen kompetenten Mitarbeiter delegiert wird, brauchen Sie sich nicht um Details zu kümmern und erhalten die Ergebnisse in konzentrierter Form.

3. Achten Sie auf die Form der Angebote

Dass ein mit Tippfehlern durchsetztes und von der äußeren Form mangelhaftes Angebot keine gute Visitenkarte des potenziellen Dienstleisters ist, versteht sich von selbst!
Hier drängt sich der Verdacht einer mangelnden Kundenorientiertheit geradezu auf. Aber auch bei allzu aufwendigen Präsentationen sollten Sie misstrauisch sein.
Der ganze Animations-Schnickschnack moderner Darstellungen kann blenden und leicht von Inkonsistenzen und Mängeln eines Konzepts ablenken.

4. Geben Sie Termine vor und achten Sie auf deren Einhaltung

Termintreue ist oberstes Gebot! Schließlich soll die Übertragung an einen Dienstleister Ihr Unternehmen entlasten. Hält ein Bewerber zugesagte Milestones schon in der Ausschreibungsphase nicht ein, können Sie davon ausgehen, dass das im täglichen Betrieb genauso passiert.
Stellt sich im Verlauf einer Ausschreibung die Notwendigkeit von zusätzlichem Zeitbedarf ein, so gibt ein kompetenter Anbieter rechtzeitig Bescheid.

5. Achten Sie auf Genauigkeit und Vollständigkeit

Bei der Suche eines Partners wollen Sie Sicherheit darüber gewinnen, ob er den geforderten Leistungsumfang auch bewältigen kann. Verlangen Sie deshalb vollständige Informationen zu Kalkulationen sowie detaillierte Rechnungen zu Personalbedarfs- und Kostenermittlungen!

Auch Fragen nach Versicherungsnachweisen und Umsatzstatistiken – oder besser Bilanzen – der Bewerberfirmen sind nicht unverschämt, sondern bewahren Sie und Ihr Unternehmen vor unliebsamen Überraschungen!
Nichts ist schlimmer, als einem Dienstleister Kernfunktionen Ihrer Logistik anzuvertrauen, wenn dieser kurz vor der Pleite steht oder etwa bei Unfällen nicht ausreichend versichert ist.

6. Lassen Sie sich nicht überrollen

Wenn ein Anbieter schon bei der Erstanfrage mit einem kompletten Angebot auftaucht, reagieren Sie vorsichtig! Stellen Sie sich dann folgende Fragen:

  • Ist dieses Angebot wirklich auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse abgestimmt?
  • Versucht der Betreffende, das Angebotsverfahren hiermit zu umgehen?

Sie werden diese Fragen meist schnell mit Ja beantworten können. Die Konsequenz ist klar: Das betreffende Unternehmen kommt nicht infrage!

7. Achten Sie auf Vertraulichkeit

Im Verlauf der Ausschreibung geben Sie immerhin wichtige Informationen an Dritte weiter. Diese wollen Sie sicher nicht beim Mitbewerber sehen. Deshalb sind Vertraulichkeitsvereinbahrungen absolute Pflicht.
Bietet Ihnen ein Unternehmen vorgefertigte Vereinbarungen an, so lassen Sie diese unbedingt von Ihrem Rechtsanwalt überprüfen!

8. Bevorzugen Sie Partner mit Erfahrung in Ihrer Branche

Fordern Sie Referenzen an! Ein Dienstleister mit entsprechender Erfahrung hat keine Probleme mit dem Nachweis entsprechender Referenzprojekte und -firmen. Hierbei sollten zumindest der Name des Kunden, der Umfang der Dienstleistung sowie der genaue Ort und der Zeitraum genannt sein.

Lassen Sie sich bei Referenzen mit Großunternehmen nicht mit der Nennung des Firmennamens abspeisen, sondern verlangen Sie auch Angaben zur Unternehmenseinheit.
Zusätzliche Infos, wie beispielsweise die Umstellungsdauer, Besonderheiten der verwendeten Lösung und auch das genutzte IT-System, geben Ihnen weitere Sicherheit. Wenn ein Anbieter sogar einen Ansprechpartner bei den Referenzkunden nennt, den Sie obendrein kontaktieren dürfen, können Sie sich freuen!

9. Der Dienstleister muss sich Ihnen anpassen und nicht umgekehrt

Lassen Sie sich nicht dazu überreden, bei den einzelnen Posten Preisangaben zu akzeptieren, die nicht zu Ihrer internen Systematik passen! Wenn ein Anbieter sich ohne nähere Begründung nicht an Ihre Nomenklatur hält, so legen Sie sein Angebot besser beiseite und betrachten dies als K.o.-Kriterium.

10. Organisieren Sie eine Ortsbesichtigung

Ortsbesichtigungen gelten als Arbeitstermine und dienen obendrein der Schaffung eines Grundvertrauens. Wenn Sie die Bewerber zu einer Ortsbesichtigung in Ihr Unternehmen einladen, sollten alle am Outsourcing beteiligten Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen. So lassen sich Unklarheiten zu Abläufen und zur internen wie externen Organisation schnell und zielgerichtet klären.

Bewahren Sie dabei eine angenehme Arbeitsatmosphäre; vermeiden Sie aber den Charakter eines Betriebsausflugs mit übertriebener Bewirtung. Das gilt auch, wenn Sie den potenziellen Partner in seinem Unternehmen besuchen.
Zeigt das sich bewerbende Unternehmen mangelndes wirtschaftliches Bewusstsein beim Umgang mit Ressourcen, indem es etwa übertrieben bewirtet, sollten Sie aufpassen.

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