So erstellen Sie die Basis für Ihr Instandhaltungsmanagement

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Von Martin Weyde, 11.07.2016

Für eine effiziente und wirkungsvolle Instandhaltung müssen Sie riesige Mengen an Daten erfassen, analysieren und verwalten. Dabei helfen Ihnen zwar in der Regel EDV-Lösungen, doch die grundlegenden Fragestellungen müssen Sie vor dem Einsatz dieser Programme beantworten.

Effizientes Instandhaltungsmanagement

Diese Fragen sollten Sie sich vorab stellen:

Welche Daten sollen erfasst werden?
Welche Untersuchungen wollen Sie damit durchführen?
Möchten Sie mit einer fertigen Lösung arbeiten, oder wollen Sie selbst ein System zusammenstellen?
Wer soll Daten eingeben und auswerten können?
Welche Funktionen muss das Programm bieten?

Vorsicht bei „maßgeschneiderten“ Instandhaltungsprogrammen

Eine Software verkauft sich immer gut, wenn Ihnen der Anbieter glaubhaft machen kann, dass dieses Programm genau für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Häufig besteht die Software aber aus ganz allgemeinen Rumpfmodulen, die dann lediglich spezifische Funktionstexte erhalten, um den Eindruck zu erwecken, es handele sich um eine auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Speziallösung.

Beispiel: Die Datenbanktabelle „Pflegepersonal“ wird in „Wartungspersonal“ umbenannt. Die Auswahlfelder „Standardpflege“, „Intensivbetreuung“ und „Kontrollbesuch“ erhalten die Namen „Wartung“, „Reparatur“ und „Inspektion“, und schon wird aus einer Pflegedienstverwaltung ein Programm für den Einsatz von Wartungspersonal.

Erfassen Sie die Instandhaltungshierarchie

Bevor Sie sich konkret auf die Suche nach einem geeigneten Programm machen, sollten Sie eine exakte Aufstellung aller Funktionen machen, über die Ihr Instandhaltungsmanagement verfügen soll.

Gliedern Sie die einzelnen Bereiche farbig und behalten Sie die Farben innerhalb der Bereiche bei, dann können Sie später sofort erkennen, wozu eine Funktion gehört. Wenn die Übersicht zu umfangreich wird, unterteilen Sie die Grafik und geben in dem entsprechenden Feld einfach einen Hinweis ein (z. B. Untergrafik „Heizung“). Sie können auch nach Belieben Funktionen und Komponenten mischen. Die Grafik dient lediglich der Übersicht und soll Ihnen helfen, nichts zu vergessen.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie diese Liste nicht an einem Tag, sondern lassen Sie sich mindestens 2 Wochen Zeit. Beziehen Sie auch Ihre Mitarbeiter ein, die zu den einzelnen Punkten Einfälle liefern können.

Erstellen Sie einen Leistungskatalog

Übernehmen Sie die gewünschten Funktionen aus den jeweiligen Bereichen in einen Leistungskatalog, und stufen Sie die Notwendigkeit jeder Funktion wie folgt ein:

A: absolut notwendig
B: wichtig, aber nicht unbedingt notwendig
C: vorteilhaft, aber leicht verzichtbar
D: verzichtbar

Liegen Ihnen mehrere Angebot für Instandhaltungssoftware vor, so bewerten Sie diese wie folgt:

Werden alle Klasse-A-Funktionen geboten?
Wenn ja, wie beurteilen Sie (nach dem Schulnotenprinzip) die Ausführung dieser Funktion?

Gibt es noch keinen konkreten Gewinner, führen Sie diese beiden Schritte auch für die Klasse-B-Funktionen und zuletzt für die Klasse-C-Funktionen durch.

Übersicht: Funktionen einer Instandhaltungssoftware

In der folgenden Übersicht finden Sie die wichtigsten Funktionen einer Instandhaltungssoftware:

Maschinen

Erfassung aller relevanten Maschinendaten
individuell erstellbare Datenbankfelder
Ermitteln der Betriebsdauer Erfassen von Ereigniskategorien (Störung, Wartung, Inspektion, Reparatur)
Korrelation der Störungsereignisse inklusive durchgeführter

Maßnahmen