Betriebsprüfung durch das Gewerbeaufsichtsamt

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung löst bei vielen Unternehmern und Führungskräften Unbehagen aus. Dabei ist die Betriebsprüfung durch das Gewerbeaufsichtsamt, in der modernen Verwaltungssprache oft unter dem Namen Amt für Arbeitsschutz geführt, weit mehr als eine reine Kontrollinstanz. Sie dient primär dem Schutz der schwächsten Glieder in der Betriebskette: der Mitarbeiter, der Umwelt und der Öffentlichkeit. Wer die Spielregeln kennt und die Anforderungen an den modernen Arbeitsschutz proaktiv umsetzt, kann der Prüfung gelassen entgegensehen.

Der rechtliche Rahmen: Wann prüft das Gewerbeaufsichtsamt?

Die rechtliche Grundlage für den Besuch der Beamten ist breit gefächert. Im Fokus stehen nicht die Finanzen (dafür ist das Finanzamt zuständig), sondern die Einhaltung sozialer und technischer Arbeitsschutzvorschriften. Als Unternehmer tragen Sie die volle Verantwortung dafür, dass von Ihrer Betriebsstätte keine Gefahren ausgehen.

Das Besondere an dieser Prüfungsform ist die weitreichende Befugnis der Beamten. Während viele andere Prüfungen mit langem Vorlauf angekündigt werden, darf das Gewerbeaufsichtsamt grundsätzlich jederzeit und unangekündigt erscheinen. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, den Prüfern Zutritt zu den Arbeitsstätten, Anlagen und Büroräumen zu gewähren und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. In der täglichen Praxis zeigt sich jedoch, dass Routineprüfungen meist vorab schriftlich avisiert werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Mögliche Schwerpunkte der Prüfung im Jahr 2026

Ein besonderes Augenmerk legen die Prüfer heute auf die Dokumentation und die praktische Umsetzung des Arbeitsschutzes. Ein kritischer Prüfpunkt ist der Mutterschutz. Seit der Reform des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) reicht es nicht mehr aus, erst bei Bekanntgabe einer Schwangerschaft zu reagieren. Vielmehr ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, anlassunabhängig für jeden Arbeitsplatz eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Das bedeutet: Sie müssen im Vorfeld dokumentiert haben, ob eine Tätigkeit für eine (potenzielle) schwangere Frau sicher ist. Und zwar völlig egal, ob dieser Platz aktuell von einem Mann, einer Frau oder gar nicht besetzt ist. Bei einer Betriebsprüfung wird nämlich genau kontrolliert, ob Sie die Grenzwerte für körperliche Belastungen einhalten.

Der Jugendarbeitsschutz, insbesondere bei Auszubildenden unter 18 Jahren, bildet einen weiteren Schwerpunkt der behördlichen Überwachung. Während die Beschäftigung von Kindern unter 13 Jahren strikt untersagt ist, unterliegt der Einsatz von Jugendlichen zwischen 15 und 18 Jahren den engen Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG). Prüfer des Gewerbeaufsichtsamts kontrollieren hierbei akribisch die Einhaltung und Dokumentation der täglichen Höchstarbeitszeiten sowie der vorgeschriebenen Ruhepausen und Schichtzeiten. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei dem Verbot der Nacht- und Wochenendarbeit sowie der Sicherstellung, dass Jugendliche keinen gefährlichen Arbeiten ausgesetzt werden, um ihre physische und psychische Entwicklung im Betrieb nicht zu gefährden.

Bei der Kontrolle der Produktsicherheit durch das Gewerbeaufsichtsamt werden die bereitgestellten Arbeitsmittel (elektrische Bürogeräte, Werkzeuge und Maschinen) im Unternehmen geprüft. Als Arbeitgeber stehen Sie in der Pflicht, ausschließlich Betriebsmittel zu verwenden, die durch eine korrekte CE-Kennzeichnung die Konformität mit geltenden Sicherheitsnormen nachweisen. Die Prüfer kontrollieren hierbei nicht nur den physischen Zustand der Geräte, sondern fordern auch lückenlose Nachweise über regelmäßige Wartungen und elektrische Prüfprotokolle ein. Werden hierbei Mängel oder fehlende Zertifizierungen festgestellt, kann die Behörde die Nutzung der betroffenen Mittel sofort untersagen, um Unfälle und Haftungsrisiken für die Belegschaft proaktiv zu verhindern.

Auslöser für unangekündigte Kontrollen

Häufig stellt sich die Frage, warum ein Betrieb plötzlich ins Visier der Behörden gerät. Neben dem Zufallsprinzip gibt es meist konkrete Anlässe. Ein klassischer Auslöser ist ein meldepflichtiger Arbeitsunfall. Sobald die Berufsgenossenschaft oder das Amt informiert wird, folgt oft eine Besichtigung vor Ort, um die Unfallursache zu klären und künftige Risiken zu minimieren.

Ebenso führen Anzeigen von Dritten, etwa durch unzufriedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Kunden oder gar Nachbarn, zu sofortigen Kontrollen. In einer Zeit, in der Sensibilität für Umwelt- und Arbeitsschutzthemen wächst, nehmen auch anonyme Hinweise zu. Schließlich führen auch Routine-Meldungen, wie die Anzeige einer Schwangerschaft oder der Umgang mit Gefahrstoffen, dazu, dass das Amt die Einhaltung der Schutzvorschriften stichprobenartig überprüft.

Was ist wenn Mängel festgestellt werden?

Sollten die Prüfer fündig werden, unterscheidet die Behörde zwischen verschiedenen Eskalationsstufen. Bei leichten Verstößen, die keine unmittelbare Gefahr darstellen, agiert das Gewerbeaufsichtsamt zunächst beratend. Sie erhalten ein Revisionsschreiben mit einer verbindlichen Frist zur Nachbesserung. Wenn diese Frist verstreicht, wandelt sich die Beratung in ein Ordnungswidrigkeitsverfahren, das mit empfindlichen Bußgeldern verbunden sein kann.

Diese Verstöße gegen die Arbeitsschutzbestimmungen sind keine Kavaliersdelikte. Die Bußgelder variieren je nach Schwere des Vergehens massiv. Bei einfachen formalen Fehlern, wie etwa einer fehlenden oder lückenhaften Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, beginnen die Regelsätze häufig bei 1.000 bis 2.000 €. Deutlich teurer wird es jedoch, wenn konkrete Schutzpflichten missachtet werden. Verstöße gegen das Mutterschutzgesetz oder den Jugendarbeitsschutz können bereits im Einzelfall mit bis zu 5.000 € sanktioniert werden.

Besonders drastisch fallen die Strafen aus, wenn die Sicherheit der Betriebsmittel betroffen ist oder Anordnungen der Behörde ignoriert werden. Werden beispielsweise Maschinen ohne CE-Kennzeichnung oder trotz eines behördlichen Stilllegungsbefehls weiter betrieben, sieht das Gesetz Bußgelder von bis zu 30.000 € vor. Im Falle von beharrlichen Verstößen oder wenn durch die Missachtung von Vorschriften das Leben von Mitarbeitern gefährdet wird, wandelt sich die Ordnungswidrigkeit zudem schnell in eine Straftat um, die neben noch höheren Geldstrafen auch Freiheitsstrafen für die Geschäftsführung nach sich ziehen kann. Hier versteht die Behörde keinen Spaß: Der Beamte kann befugt sein, Maschinen sofort stillzulegen oder im Extremfall den gesamten Betrieb zu schließen, bis der rechtssichere Zustand wiederhergestellt ist. Für Sie als Unternehmer bedeutet dies nicht nur ein finanzielles Risiko, sondern auch einen massiven Reputationsschaden.

Checkliste: So bereiten Sie Ihren Betrieb auf das Gewerbeaufsichtsamt vor

Um einer Betriebsprüfung gelassen entgegenzusehen, sollten Sie die folgenden Kernbereiche proaktiv prüfen und die entsprechenden Dokumente griffbereit halten.

1. Zentrale Dokumentation und Organisation

2. Sicherheit der Betriebsmittel

3. Sozialer Arbeitsschutz und Erste Hilfe

Fazit für die Praxis: Betriebsprüfung ist eine Chance

Eine Betriebsprüfung durch das Gewerbeaufsichtsamt sollte als Chance begriffen werden, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Wer eine lückenlose Dokumentation der Gefährdungsbeurteilungen vorweisen kann und den Arbeitsschutz als Teil der Unternehmenskultur versteht, hat nichts zu befürchten. Transparenz und Kooperation gegenüber den Beamten sind dabei der Schlüssel für einen reibungslosen Prüfungsablauf.