Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen: Möglichkeiten, Tipps und Mehrwerte

Künstliche Intelligenz beschreibt die Fähigkeit von Maschinen oder Computern, Tätigkeiten zu übernehmen, die üblicherweise ohne menschliches Denken unmöglich wären. Dabei werden große Datenmengen nicht mehr durch Buchhalter analysiert sondern durch KI. Die Software erkennt Muster, um eigenständig Entscheidungen zu treffen oder Vorhersagen zu machen. KI als Technologie ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren, Daten präzise zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Solche Fähigkeiten und Lösungen sind in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt für jedes Unternehmen unverzichtbar.

Während KI in Fachbereichen wie Marketing und Logistik in Deutschland längst etabliert ist, entdecken immer mehr Unternehmen deren Potenzial und Einsatz ebenfalls für die Buchhaltung und die Abteilung Rechnungswesen.

Dieser Artikel beleuchtet praxisnah die Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen und den Mehrwert von KI als Technologie im Rechnungswesen. Zudem fokussiert sich der Artikel auf die Frage, wie Unternehmen die Implementierung von KI effizient und erfolgreich gestalten können. Sie erfahren darüber hinaus, welche Tipps anderen Betrieben und Buchhaltern geholfen haben, künstliche Intelligenz erfolgreich ins Rechnungswesen zu integrieren.

Wie arbeitet künstliche Intelligenz im Rechnungswesen?

Künstliche Intelligenz umfasst alle digitalen Technologien, die Maschinen befähigen, Aufgaben auszuführen, die einen menschlichen Intellekt erfordern. Im Rechnungswesen wird KI beispielsweise verwendet, um Prozesse in der Buchhaltung oder in der Finanzanalyse zu automatisieren. Dank Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP) können KI-Systeme große Datenmengen analysieren und komplexe Entscheidungen treffen.

• Begriffserklärung: Der Begriff Machine Learning (maschinelles Lernen) beschreibt ein wichtiges Teilgebiet der Künstlichen Intelligenz. Beim Machine Learning gelingt es fortschrittlichen Computersysteme aus umfangreichen Daten eigenständig Muster zu erkennen. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse kann die KI eigenständig Vorhersagen oder Entscheidungen treffen.
• Natural Language Processing (NLP) ist eine weitere wichtige Sparte der Künstlichen Intelligenz. NLP als Technologie ermöglicht es Computern, menschliche Sprache zu analysieren, zu verstehen und zu generieren. Künstliche Intelligenz ist somit in der Lage, gesprochene oder geschriebene Texte wie ein Mensch verstehen und verarbeiten zu können. Sowohl ML wie NLP sind als Lösung ein Quantensprung für digitale Prozesse im Rechnungswesen und vereinfachen die Arbeit von Buchhaltern eindeutig.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie KI im Rechnungswesen in der automatisierten Rechnungsverarbeitung eingesetzt wird. Mithilfe von OCR (Optical Character Recognition), können Rechnungen oder Quittungen automatisiert gescannt und weiterverarbeitet werden. Alle relevanten Daten der Dokumente, vor allem die Euro-Beträge, Rechnungsnummern, Daten und Lieferantennamen können von der KI in der Folge präzise eingelesen und verarbeitet werden. Im letzten Schritt kann die Buchhaltungssoftware im Unternehmen die Finanzdaten in Kategorien einordnen, sodass sie für Analysen oder Berichterstellung verfügbar sind.

Der Vorteil von KI wird durch das Beispiel mehr als nachvollziehbar. Buchhalter müssen deutlich weniger manuell eingreifen, was nicht nur Zeit einspart, sondern auch die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert. Während das manuelle Überprüfen, Einscannen und Weiterverarbeiten von 100 Belegen zum Beispiel stundenlange Arbeit und volle Konzentration erfordern würde, übernimmt eine KI diese Aufgabe durch Automatisierung in wenigen Minuten.

Der gesamte Prozess läuft im obigen Beispiel zudem fehlerfrei und automatisch ab. Darüber hinaus sorgt die Anwendung von KI für eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungswesen, da alle Daten zentral erfasst und organisiert werden. Unternehmen profitieren durch die Anwendung von KI in der Buchhaltungssoftware zum Beispiel von höherer Effektivität, einem besseren Automatisierungsgrad und signifikanten Einsparpotenzialen. Buchhalter können die gewonnene Zeit besser für strategische Aufgaben einsetzen.

Praktische Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen

Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen kann viele Vorteile haben, wenn sie vorausschauend und zielgerichtet eingesetzt wird. Die folgenden 4 Punkte zeigen die Mehrwerte von KI im Rechnungswesen auf:

Automatisierung von Routineaufgaben

Einer der wesentlichen Vorteile von künstlicher Intelligenz ist die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren. Viele sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholende Aufgaben im Rechnungswesen lassen sich durch KI-Systeme effizienter gestalten. Dies spart Zeit und Geld und minimiert Fehler. Beispiele hierfür sind:

• Rechnungsverarbeitung: KI-Tools wie Xero oder SAP Concur automatisieren den Prozess des Rechnungsabgleichs, indem sie Belege mit Buchungen abgleichen, Unstimmigkeiten identifizieren und als korrekt eingestufte Buchungsbelege automatisch verbuchen.

• Kontenabstimmung: Die Abstimmung von Konten im Rechnungswesen, die früher stundenlange manuelle Erstellung und Arbeit erforderte, kann durch Lösungen und Technologien mit KI in wenigen Minuten durchgeführt werden. KI-Anwendungen gleichen alle eingehenden Transaktionen automatisch und in Echtzeit ab, kennzeichnen Diskrepanzen und erstellen Berichte, die Buchhaltern eine klare Übersicht bieten.

Mehr Genauigkeit durch automatisierte Buchhaltung

Manuelle Buchhaltungsprozesse sind anfällig für Fehler. Selbst geübte und erfahrene Buchhalter können sich Vertippen, Buchungen falsch zuordnen oder eine wichtige Information übersehen. KI-gestützte Systeme haben in Bezug auf die Genauigkeit klare Vorteile zum menschlichen Buchhalter. Sie erstellen, analysieren und verarbeiten Daten mit hoher Präzision. Dies führt zu einer fehlerfreien Buchhaltung und einer besseren Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance).

Laut einer Studie von Forrester berichten 85 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen von einer deutlich höheren Präzision in ihren Finanzdaten durch KI. 77 Prozent geben an, dass datengestützte Entscheidungen bessere Ergebnisse liefern.

Echtzeitanalysen statt Analyse vergangener Daten

Traditionell wurden Finanzberichte in festen zeitlichen Intervallen monatlich oder vierteljährlich durch menschliche Buchhalter und Finanzexperten erstellt. Mit dem Einsatz von KI können Unternehmen ihre Finanzdaten in Echtzeit überwachen und analysieren. Das macht es einfacher, auf Herausforderungen zu reagieren. KI im Rechnungswesen bietet einen entscheidenden Vorteil, insbesondere in volatilen internationalen Märkten, die von schnellen Veränderungen geprägt sind. Finanzentscheidungen wie Cashflow-Management, Investitionen oder Budgetanpassungen können durch den Einsatz von KI schneller und fundierter getroffen werden.

Praxisbeispiel: Wie die Handelszeitung aus der Schweiz im Jahr 2023 berichtete, reduziert der Einsatz des KI-gestützte Cashflow-Management-Tools von JPMorgan manuelle Arbeit durch Buchhalter in Finanzabteilungen um bis zu 90 Prozent. Die KI-Software analysiert und prognostiziert die Zahlungsströme im Rechnungswesen automatisiert. Die Lösung, die derzeit von etwa 2.500 Kunden genutzt wird, bietet Unternehmen eine bessere Übersicht und Kontrolle über ihre Liquidität.

Proaktives Erkennen von Betrug und Straftaten

Betrug im Finanzwesen kann Unternehmen jährlich Millionen Euro kosten. KI bietet hier eine Lösung und einen enormen Mehrwert, da sie in der Lage ist, betrügerische Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Die Anwendung ist für Buchhalter einfach. KI-basierte Betrugserkennungssysteme analysieren auf Knopfdruck große Datenmengen in Echtzeit. So gelingt es der Software:

• Gefälschte Rechnungen von nicht existierenden oder manipulierten Lieferanten zu erkennen,
• Doppelte Rechnungen im Unternehmen aufzuspüren, selbst wenn sich Rechnungsnummern unterscheiden,
• Rechnungen mit abweichenden Lieferanteninformationen zu identifizieren und
• Unplausible und nicht belegte Ausgaben auszusortieren.

Durch maschinelles Lernen passen sich diese Systeme kontinuierlich neuen Betrugstaktiken an und verbessern ihre Effektivität. Dies erhöht nicht nur die Genauigkeit und Geschwindigkeit bei der Betrugsprävention. Es spart Unternehmen und Buchhaltern Zeit und erhöht durch Automatisierung die Effizienz.

Grenzen und Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz im Rechnungswesen

Trotz der zahlreichen Vorteile von KI im Rechnungswesen müssen Unternehmen die Grenzen der Technologie beachten. Vor allem die folgenden 3 Punkte begrenzen den Einsatz von KI im Rechnungswesen:

Datenschutzerfordernisse und DSGVO

Die Arbeit im Rechnungswesen bedeutet, mit sensiblen und personenbezogenen Daten zu arbeiten. Unternehmen, die KI einsetzen, müssen in Deutschland und Europa die strikten Datenschutzrichtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies betrifft unter anderem die Datenminimierung und Zweckbindung, das begrenzte Speichern von Daten und Dokumentationspflichten.

Human-in-the-Loop (HITL)

Obwohl KI viele Entscheidungen im Rechnungswesen autonom treffen kann, wird der Mensch und sein Intellekt weiterhin benötigt. Dieses Zusammenspiel von Buchhalter und Maschine wird Human-in-the-Loop bezeichnet. Ziel ist es, die Stärken von Mensch und Maschine zu kombinieren, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Schulungsbedarf zu KI und Rechnungswesen

Mitarbeiter müssen regelmäßig geschult werden, um KI-Technologien und KI-Software effektiv nutzen zu können. Betriebsinterne Schulungen kosten Unternehmen Zeit und finanzielle Ressourcen, die allerdings langfristig auf die digitale Kompetenz der Mitarbeiter einzahlen.

4 Tipps für die erfolgreiche Integration von KI im Unternehmen

• Proaktive Analyse der Geschäftsprozesse: Identifizieren Sie Prozesse, die durch Automatisierung besonders profitieren.
• Initiierung von Pilotprogrammen: Starten Sie mit einem KI-Pilotprojekt, um die Effektivität der KI für Ihr spezifisches Geschäftsumfeld im Rechnungswesen zu testen.
• Regelmäßige und zielorientierte Schulungen: Investieren Sie in die KI-Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter. Schulungen sind nicht nur ein Service. Lernen Beschäftigte den Umgang mit KI-Tools erweitern sich ihre KI-Kompetenzen.
• Langfristige Strategien: Entwickeln Sie eine klare Roadmap für die Integrationsphasen von KI im Rechnungswesen mit kleinen, planbaren Schritten und skalieren Sie den Einsatz von KI sukzessive.