Praxistipps für die korrekte Spendenbuchhaltung
„Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit kündigen wir eine Steuerprüfung am 08.09.2004 an. Bitte halten Sie alle erforderlichen Unterlagen vor.”Eine solche Ankündigung könnte Ihren Verein oder Ihre Organisation erreichen. Dabei werden auch die Spenden geprüft. Da die Buchhaltung alle finanziellen Vorgänge eines Vereins erfasst, ist es also gut, wenn Sie eine korrekte und übersichtliche Spendenbuchhaltung haben. Das heißt, auch für einen Dritten (zunächst Ihr Kassenprüfer oder später der Prüfer vom Finanzamt) muss diese nachvollziehbar sein und einen Überblick über den Eingang der Spenden wie auch ihre Verwendung geben.
Allgemeine Grundsätze der Spendenbuchhaltung
Wie bei der Buchführung allgemein gültig, müssen sich alle Vorgänge, also jede eingezahlte Spende in ihrer Entstehung und in der Abwicklung verfolgen lassen. Auch für die Spendenbuchhaltung gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB), die Sie einhalten sollten: Ihre Aufzeichnungen müssen vollständig und wahr sein. Wenn nötig, sollten einzelne Buchungsvorgänge ausreichend erläutert sein, damit diese auch noch zu einem späteren Zeitpunkt eindeutig und nachvollziehbar sind.
Grundsatz 1: Führen Sie keine Buchung ohne Beleg aus!
Belege sind die Grundlage jeder ordnungsgemäßen Buchführung. Jede Spende muss mit einem Beleg dokumentiert werden. Das kann ein Kontoauszug bei einer Überweisung sein oder eine von Ihnen ausgestellte Quittung bei Barzahlung. Beispiel: Eine Spenderin hat Ihnen 100 € überwiesen. Wenn Sie diese Spende z. B. in Ihre Vereinskasse einbuchen, füllen Sie einen Beleg aus. Aus diesem Beleg (in diesem Fall eine Quittung) geht hervor, wann die Spende gegebenenfalls von wem eingezahlt worden ist. So können Sie immer nachweisen, wann Sie diese Spende in welcher Höhe erhalten haben.
Grundsatz 2: Nummerieren Sie alle Belege!
Beispiel: Sie haben 3 Belege mit Spenden über je 25 €, die Sie am 08.06.2004 erhalten haben. Um diese Belege auch später noch eindeutig auseinander halten zu können, versehen Sie jeden Beleg mit einer fortlaufenden Nummer. Die Spendenbelege sollten Sie dann der Reihenfolge nach abheften.
Grundsatz 3: Machen Sie Ihre Buchführung zeitnah!
Beispiel: Ein Spender hat Ihnen eine Spende von 20 € zukommen lassen mit der Bitte, ihm umgehend eine Zuwendungsbestätigung auszustellen. Buchen Sie diese Spende am gleichen Tag in Ihre Kasse oder auf Ihr Konto, damit die Spende in Ihrer Buchführung auch am Tag des Eingangs bei Ihnen zeitgerecht erfasst wird. Nur so können Sie dem Wunsch der sofortigen Zuwendungsbestätigung entsprechen. Beispiel: Sie erhalten von Herrn Meier 35 € Spende, von Frau Krause 125 €. Richten Sie für jeden Spender eine Spendernummer ein, so dass jeder Spender mit einem Konto gleichzusetzen ist. Dem stellen Sie Ihre Geldkonten gegenüber. Z. B. Konto 01 bei der Bank XY, Konto 02 entspricht Ihrem Konto bei der Bank YZ, und auch der Kasse im Vereinsbüro ordnen Sie ein Konto 03 zu. Denken Sie daran, Ihre Buchführungsunterlagen wie auch die Belege aufzuheben. Die vorgeschriebene Frist vom Finanzamt beträgt 10 Jahre und betrifft auch Ihre EDV Buchhaltung.
Von anderen Bereichen trennen
Für die Klarheit und Überschaubarkeit, die die Buchhaltung bieten soll, ist es zu empfehlen, andere Bereiche der Mittelbeschaffung nicht einfach in die Spendenbuchhaltung zu integrieren, sondern gesondert zu behandeln. Besonders bei folgenden Mitteleinnahmen macht dies Sinn:
- Bußgelder, die Ihnen als Verein zugesprochen werden, da hier keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden dürfen.
- Erbschaften und Nachlässe, da diese nicht unbedingt zeitnah verwendet werden müssen.
Führen Sie diese Bereiche gesondert (z. B. über eine Spezialsoftware oder einfach in einer Excel-Auflistung), so dass keine Überschneidungen entstehen können.
