Spendenbuchhaltung: 4 Tipps für die Buchung

Wie bei der Buchführung allgemein gültig, müssen sich alle Vorgänge, also jede eingezahlte Spende in ihrer Entstehung und in der Abwicklung verfolgen lassen. Auch für die Spendenbuchhaltung gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB).

Auch bei der Spendenbuchhaltung gilt sebstverständlich: Die Aufzeichnungen müssen vollständig und wahr sein. Wenn nötig, sollten einzelne Buchungsvorgänge ausreichend erläutert sein, damit diese auch noch zu einem späteren Zeitpunkt eindeutig und nachvollziehbar sind. 4 Praxistipps für eine sinnvolle Spendenbuchhaltung.

Tipp 1: Führen Sie keine Buchung ohne Beleg aus

Belege sind die Grundlage jeder ordnungsgemäßen Buchführung. Jede Spende muss mit einem Beleg dokumentiert werden. Das kann ein Kontoauszug bei einer Überweisung sein oder eine von Ihnen ausgestellte Quittung bei Barzahlung.

Beispiel: Eine Spenderin hat Ihnen 100 Euro überwiesen. Wenn Sie diese Spende z. B. in Ihre Vereinskasse einbuchen, füllen Sie einen Beleg aus. Aus diesem Beleg (in diesem Fall eine Quittung) geht hervor, wann die Spende von wem eingezahlt worden ist. So können Sie immer nachweisen, wann Sie diese Spende in welcher Höhe erhalten haben.

Tipp 2: Nummerieren Sie alle Belege der Spendenbuchhaltung

Beispiel: Sie haben 3 Belege mit Spenden über je 25 Euro, die Sie am 08. Februar 2024 erhalten haben. Um diese Belege auch später noch eindeutig auseinander halten zu können, versehen Sie jeden Beleg mit einer fortlaufenden Nummer. Die Spendenbelege sollten Sie dann der Reihenfolge nach abheften und in der Cloud bzw. Software abspeichern.

Tipp 3: Machen Sie Ihre Buchführung zeitnah

Beispiel: Ein Spender hat Ihnen eine Spende von 20 Euro zukommen lassen mit der Bitte, ihm umgehend eine Zuwendungsbestätigung auszustellen. Buchen Sie diese Spende am gleichen Tag in Ihre Kasse oder auf Ihr Konto, damit die Spende in Ihrer Buchführung auch am Tag des Eingangs bei Ihnen zeitgerecht erfasst wird. Nur so können Sie dem Wunsch der sofortigen Zuwendungsbestätigung entsprechen.

Weiteres Beispiel: Sie erhalten von Herrn Meier 35 Euro Spende, von Frau Krause 125 Euro. Richten Sie für jeden Spender eine Spendernummer ein, so dass jeder Spender mit einem Konto gleichzusetzen ist. Dem stellen Sie Ihre Geldkonten gegenüber. Denken Sie daran, Ihre Buchführungsunterlagen wie auch die Belege aufzuheben. Die vorgeschriebene Frist vom Finanzamt beträgt 10 Jahre und betrifft auch Ihre EDV Buchhaltung.

Tipp 4: Spendenbuchhaltung von anderen Bereichen trennen

Für die Klarheit und Überschaubarkeit, die die Buchhaltung bieten soll, ist es zu empfehlen, andere Bereiche der Mittelbeschaffung nicht einfach in die Spendenbuchhaltung zu integrieren, sondern gesondert zu behandeln. Besonders bei folgenden Mitteleinnahmen kann das sinnvoll sein:

  • Bußgelder, die Ihnen als Verein zugesprochen werden, da hier keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden dürfen.
  • Erbschaften und Nachlässe, da diese nicht unbedingt zeitnah verwendet werden müssen.

Führen Sie diese Bereiche gesondert (z. B. über eine Spezialsoftware oder einfach in einer Excel-Auflistung), so dass keine Überschneidungen entstehen können.