Geschäftskonto: Praxistipps für Business-Konten

 
Geschäftskonto Unternehmen
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Heute gehört es für Privatleute, Unternehmer und Unternehmen zur Normalität, ihre Einnahmen und Ausgaben über verschiedene Konten abzuwickeln. Neben dem Geschäftskonto und dem Privatkonto gibt es weitere Kontoarten, auf denen beispielsweise Wertpapiere, Tagesgelder oder Kautionen verwaltet werden. Dieser Artikel geht im Besonderen auf das Geschäftskonto ein und erklärt, wann und für welchen Zweck ein Geschäftskonto genutzt werden kann. Ebenso wird die Frage aufgegriffen, für welche Unternehmensformen ein Businesskonto gesetzlich vorgeschrieben ist und warum es für jeden selbstständig tätigen Unternehmer zielführend ist, ein Geschäftskonto zu nutzen. Gleichzeitig wird erklärt, wie man ein Geschäftskonto eröffnet, welche Banken ein Firmenkonto anbieten und mit welchen monatlichen Kosten gerechnet werden muss.

Wann wird ein Geschäftskonto benötigt? 

Als Geschäftskonten bezeichnet man eine Kontoart, die ausschließlich von Unternehmen und Selbstständigen für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Ihm gegenüber stehen private Girokonten, mit denen abhängig Beschäftigte und Privatleute ihren Zahlungsverkehr verwalten. Beide Kontoarten haben verschiedene Gemeinsamkeiten. Sie werden beide als statische Konten bei einer Bank oder Sparkasse betrieben, auf Guthabenbasis geführt und können sowohl online wie offline genutzt werden.

Ein Geschäftskonto zu nutzen, macht für jeden Selbstständigen Sinn, um geschäftliche und private Einnahmen und Ausgaben getrennt zu verbuchen. Eine ordentliche Buchhaltung sorgt für Transparenz und ist bei steuerrechtlichen Nachfragen der Finanzbehörden essenziell. Selbst wenn der Gesetzgeber nicht allen Selbstständigen und Freiberuflern die Pflicht auferlegt, eine ordentliche Buchführung zu betreiben, sind Selbstständige mit einem Geschäftskonto auf der sicheren Seite. Wird der Betrieb im Rahmen einer Steuerprüfung geprüft, haben die Steuerbehörden ausschließlich Einblick in die Geschäftsvorfälle. Werden private und geschäftliche Buchungen im Gegensatz vermischt, müssen alle Daten offengelegt werden.

Relative gesetzliche Pflicht zur Führung eines Geschäftskontos

Grundsätzlich besteht für Freiberufler oder Selbstständige keine gesetzliche Pflicht zur Führung eines Geschäftskontos. Ausschließlich Kapitalgesellschaften sind aus objektiven Gründen dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Dies ist der Fall, da sie als juristische Person rechts- und geschäftsfähig sowie eigenständig sind. Da das Vermögen einer Kapitalgesellschaft einem größeren Personenkreis gehört, ist es nicht möglich, dieses auf einem privaten Konto, zum Beispiel dem Konto des Geschäftsführers zu belassen.

Die Paragrafen 141 AO (Abgabenordnung) sowie 238 HGB (Handelsgesetzbuch) erklären nicht ausdrücklich, dass ein Geschäftskonto geführt werden muss. Vielmehr wird dort auf die Bestimmungen einer ordentlichen Buchführung verwiesen. Der § 141 AO gibt gewerblichen Unternehmern sowie Land- und Forstwirten beispielsweise auf, ab einem Gesamtumsatz von 600.000 Euro oder einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen. Für Land- und Forstwirte gelten abweichende Gewinn- und Umsatzgrößen.

Da moderner Zahlungsverkehr in den meisten Fällen bargeldlos durchgeführt wird, kann ein Kassenbuch oder eine Registrierkasse die Funktion der ordentlichen Buchführung nicht vollständig übernehmen. Aus diesem Grund nutzt man für Business-Zwecke spezifische Geschäftskonten, um bargeldlose Buchungen vorzunehmen, Einnahmen und Ausgaben langfristig nachzuweisen und Geschäftsvorfälle in Buchhaltungsprogrammen zu verbuchen.

Aufgaben von Banken und Sparkassen beim Geschäftskonto

Banken oder Sparkassen fungieren als Zahlungsdienstleister vor allem als Vermittler. Sie verwalten bei einem Geschäftskonto das Guthaben und garantieren, dass dieses zu jeder Zeit auf Abruf zur Verfügung steht. Sie überweisen Beträge nach Vorgabe an andere Banken, führen Daueraufträge aus, kümmern sich um Lastschriftzahlungen und sind Ansprechpartner bei relevanten Finanzfragen. Darüber hinaus haben Banken und Sparkassen gemäß § 248 des Einführungsgesetzes des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGBEG) die Aufgabe, Informationen über den Zahlungsverkehr datenschutzkonform zu speichern und bei Anfragen von Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden weiterzuleiten.

Neben der Ausführung des Zahlungsverkehrs und dem Bereitstellen und Weitergeben von Informationen auf Anfrage verfügt jedes Geschäftskonto über die Möglichkeit, steuerlich anerkennungsfähige und gerichtsverwertbare Kontoauszüge zu erstellen. Während vor Jahren Kontoauszüge in den meisten Fällen in der örtlichen Bankfiliale gedruckt und abgeholt werden konnten, enthalten die meisten Business-Konten heute eine effiziente Onlinebanking-Funktion mit der Option, Kontoauszüge eigenhändig auszudrucken oder digital abzuspeichern.

Funktionen von Geschäftskonten

Geschäftskonten werden äquivalent zu Privatkonten auf Guthabenbasis geführt. Guthaben auf einem Geschäftskonto werden in den meisten Fällen nicht oder gering verzinst. Manche Banken und Sparkassen gehen aufgrund der Zinspolitik der Europäischen Zentralbank dazu über, Geldsummen ab einer gewissen Höhe mit Strafzinsen zu versehen, da sie bei der EZB ebenfalls Strafzinsen für Einlagen zahlen müssen.

Eine Überziehung des Geschäftskontos, die einem kurzzeitigen Kredit gleichkommt, ist möglich, sofern bei der Kontoeröffnung ein Kontokorrentkredit eingeräumt wird. Mit einem Kontokorrentkredit erhält das Geschäftskonto einen zusätzlichen pekuniären Spielraum bei kurzfristigen finanziellen Engpässen.

Neben einem bonitätsabhängigen Kontokorrentkredit bieten die meisten Anbieter von Geschäftskonten ihren gewerblichen Kunden die folgenden Zusatzleistungen an.

  • Kreditkarten, beispielsweise von den Unternehmen Master Card oder Visa,
  • EC-Karten oder Bankkarten,
  • Kostenpflichtige Banktresore,
  • Die Möglichkeit, Lastschriften einzuziehen,
  • Daueraufträge zu verwalten sowie
  • Sofort- oder Auslandsüberweisungen auszuführen.

Spezifische Zusatz- und Supportleistungen für Geschäftskunden können in Absprache mit der Bank individuell hinzugefügt werden.

Vor der Kontoeröffnung – diese Fragen sollten Sie sich unbedingt stellen

Die meisten Banken und Sparkassen bieten ihren Kunden Geschäftskonten mit unterschiedlichen Kontomodellen an. Während Direktbanken wie N26, Fyrst oder DKB Geschäftskonten auf Guthabenbasis ohne Kontoführungsgebühren anbieten, verlangen die meisten Finanzdienstleister für das Führen des Business-Kontos Gebühren. Üblicherweise fallen neben einer monatlichen Kontoführungspauschale Kosten für bargeldlose Überweisungen, Bargeldabhebungen und Bargeldeinzahlungen, Daueraufträge und jährliche Beiträge für die Nutzung von Kreditkarten an.

Bevor Unternehmen, Freiberuflicher oder Einzelunternehmen im Rahmen ihrer Unternehmensgründung ein Geschäftskonto eröffnen, sollten sie die verschiedenen Angebote vergleichen und vorausschauend überlegen, welche Leistungen nötig sind. Die folgenden Fragen helfen Geschäftskunden bei einer objektiven Entscheidung für ein Business-Konto:

  • Benötige ich eine persönliche Beratung und einen Ansprechpartner oder reicht ein Onlinekonto mit virtueller Beratung?
  • Welche Kredit- und Bankkarten sind für meine Geschäftstätigkeit wichtig?
  • Bin ich bereit, im Monat 10 oder 20 Euro für die Kontoführung zu bezahlen?
  • Wie häufig benötige ich Bargeld?
  • Ist es mir wichtig, mein Konto aus Imagegründen bei einem großen Geldhaus zu eröffnen oder bevorzuge ich eine Internetbank?

Diese und weitere spezifische Fragen zeigen auf, welches Kontomodell für die Bedürfnisse des Unternehmens geeignet ist. Unternehmer sollten nicht an der falschen Stelle sparen und beispielsweise ein kostenloses Geschäftskonto wählen, bei dem in der Praxis wichtige Funktionen für die tägliche Geschäftstätigkeit fehlen. Ebenso ist es wenig zielführend, ein Premium-Businesskonto zu eröffnen, dessen Leistungen nicht genutzt werden.

Tipp: Ein modernes Geschäftskonto sollte aufgrund des stetig wachsenden Onlinehandels grundsätzlich mit verschiedenen Bezahldienst-Anbietern kooperieren. Zusätzlich zum Geschäftskonto können Anbieter wie PayPal oder Klarna im Onlinehandel dafür sorgen, dass Kundenrechnungen schneller bezahlt werden. Zusätzliche Sicherheiten bei der Bezahlung von Onlinerechnungen sorgen darüber hinaus für Transparenz. Ebenfalls zielführend ist die Möglichkeit, Endkunden anzubieten, Rechnungen im Lastschriftverfahren zu bezahlen. Da beim Lastschriftverfahren bezahlte Beträge bei Problemen zurückgebucht werden können, ist diese Methode des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ebenfalls kundenfreundlich.

Ein Blick in die Einlagensicherung vor der Kontoeröffnung ist wichtig

Neben den bekannten deutschen Filial- und Direktbanken buhlen viele ausländische Banken um Geschäftskunden. Der Gesetzgeber hat keinen Grundsatz für Kapitalgesellschaften oder andere Unternehmensgründer definiert, in welchem Land ein Geschäftskonto eröffnet wird. Grundsätzlich sollten aus diesem Grund die Angebote aller verfügbaren Banken aus dem In- und Ausland überprüft werden. Ein Blick in die sogenannte Einlagensicherung ist gleichzeitig hilfreich, wenn auf dem Geschäftskonto hohe Guthaben verwaltet werden sollen.

Während in Deutschland und in den meisten EU-Ländern nahezu 100 % der geschäftlichen Einlagen gesichert sind, gilt dies für ausländische Banken nicht grundsätzlich. Die Einlagensicherung in Deutschland wird zum einem von der gesetzlichen Einlagensicherung gestützt. Die Entschädigungs-einrichtung deutscher Banken GmbH (EdB) sichert pro Einleger 100.000 Euro ab. Alle weiteren Guthaben werden durch den Einlagensicherungsfonds des Bundesverbandes deutscher Banken und in der Entschädigungseinrichtung deutscher Banken GmbH protegiert.

Ein Geschäftskonto in den USA bietet diesen umfassenden Schutz nicht. Es ist aufgrund des Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Acts bis zu einer Höhe von 250.000 Euro abgesichert.

Zusammenfassend sollten vor allem Geschäftskunden, die hohe Guthabenbeträge auf einem Geschäftskonto anlegen möchten, vorab die Einlagensicherung der Banken prüfen und ein Kreditinstitut wählen, das eine umfassende Einlagensicherung anbietet. Im Falle von Finanzkrisen ist durch dieses Vorgehen ein großer Teil der Einlage gesichert.

Ein Geschäftskonto eröffnen – so geht’s

Ein Geschäftskonto bei einer Bank oder Sparkasse zu eröffnen ist schnell und problemlos möglich. Einzelunternehmer benötigen neben ihrem Personalausweis vor allem die Gewerbeanmeldung. Bei Kapitalgesellschaften werden zusätzlich Geschäftsberichte sowie die bisherigen Bilanzen gebraucht.

Bei Kapitalgesellschaften wie zum Beispiel einer GmbH oder einer Aktiengesellschaft, die aus verschiedenen Gesellschaftern und Verantwortlichen bestehen, müssen darüber hinaus Gesellschafterverträge und Vollmachten eingereicht werden, um das Firmenkonstrukt zu bestätigen. Juristische Personen benötigen Nachweise aus dem Handelsregister oder dem Genossenschaftsregister. Für Vereine gelten abweichende Regelungen. Sie müssen unter anderem ihre Satzung und einen Nachweis aus dem Vereinsregister als Nachweis vorlegen.

Die eigentliche Kontoeröffnung dauert in der Filiale oder online wenige Minuten. Bei der Eröffnung eines Online-Geschäftskontos erfolgt die Legitimierung über das Postident-Verfahren. Dieses kann online im Videochat oder in einer Postfiliale durchgeführt werden.

Spezifische IBAN und Bank-Code zur Identifizierung

Nach der Eröffnung des Geschäftskontos erhalten Kunden einen individuellen Nummerncode, der bis vor Einführung der IBAN zum 01. Februar 2014 als Kontonummer bekannt war. Als IBAN bezeichnet man die International Bank Account Number, die die nationalen Kontonummern abgelöst hat. Im digitalen Zahlungsverkehr benötigen Banken sowohl die IBAN des Absenders und des Empfängers, um eine Überweisung und einen Dauerauftrag auszuführen. Ebenfalls notwendig ist die sogenannte BIC (Bank Identifier Code).

Eine IBAN besteht in Deutschland aus 22 Stellen. Sie beginnt mit dem Länderzeichen DE, einer zweistelligen Prüfziffer und einem individuellen Code, der die ehemalige Kontonummer und Bankleitzahl enthält. Die BIC besteht aus einem Standardkürzel des Banknamens, einem Länderkürzel und dem regionalen Standort des Kreditinstituts.

Kontokorrentkredit beantragen – diese Unterlagen sind erforderlich

Durch das Einräumen eines Kontokorrentkredites gewährt das Kreditunternehmen seinem Geschäftskunden einen dauerhaften Überziehungskredit, um kurzzeitige finanzielle Schwankungen flexibel ausgleichen zu können. Langfristige Überziehungen des Geschäftskontos mit dem Kontokorrentkredit lohnen sich aufgrund der hohen Sollzinsen ausschließlich für die Kreditinstitute. Benötigt ein Unternehmen Kreditlinien und Kredite zur Finanzierung von Maschinen oder anderen Investitionen, ist ein individueller Geschäftskredit die bessere Lösung.

Um sich einen Eindruck von der Bonität des Geschäftskunden zu machen, fordern Banken bei der Beantragung eines Kontokorrentkredites Steuerbescheide an. Zusätzlich schätzen sie die Kreditwürdigkeit und das Ausfallrisiko durch eine Anfrage bei Auskunfteien wie der Creditreform oder durch eine Schufa-Auskunft ein. In der Folge wird die maximale Höhe des Kontokorrentkredites kalkuliert.

Online oder Hausbank? Angebotscheck – so vergleichen Sie verschiedene Kontomodelle

Viele Freiberufler, Einzelunternehmer und Gründer tendieren bei der Wahl ihrer Geschäftsbank zu bekannten und im Finanzbereich erfahrenen Anbietern. Gleichzeitig werden die Business-Angebote von Direkt- und Internetbanken fortlaufend attraktiver. Viele Kunden verzichten auf den Filialbesuch und tätigen alle Finanzgeschäfte online. Vor diesem Hintergrund macht ein Vergleich der verschiedenen Kontomodelle Sinn. Durch einen objektiven Angebotsvergleich wird klar, welches Geschäftskonto für die eigenen Ansprüche über das beste Preis-Leistungs-Verhältnis verfügt.

Beispielsweise könnte ein in Köln ansässiger Unternehmer das Angebot der Sparkasse Köln mit dem Kontoangebot der Onlinebank N26 vergleichen:

 

Sparkasse Köln: Giro Business S

N26 Business: Kostenloses Geschäftskonto

Kontoführung monatlich

11,00 Euro

0,00 Euro

Girocard

Kostenlos

Kostenlos

Jede weitere Girocard

9,00 Euro / Jahr

Nicht möglich

Kontoauszüge digital

Kostenfrei

Kostenfrei

Sollzinssatz Kontokorrentkredit

13,25 %

8,9 %

Überweisung Online

0,35 Euro

Kostenfrei

Überweisung Echtzeit

0,60 Euro

Kein Angebot

Buchungen von Gutschriften, Lastschriften, Daueraufträgen, Dauerlastschriften

0,60

0,00

Buchungen mit Beleg

0,60 Euro

Keine Filialen

POS-Gutschrift

0,15 Euro

Keine Funktion möglich

Abhebung von Bargeld

0,60 Euro

6 kostenlose Abhebungen mit der Master Card in Deutschland, jede weitere Abhebung 2 Euro

Einzahlung Bargeld

2,00 Euro

Nicht möglich

App / Onlinebanking

App kostenlos

App kostenlos

Google Pay / Apple Pay

Integration kostenlos

Integration kostenlos

Master Card / Visa Card

Kostenpflichtig

Fremdwährungsgebühren nach Reiseland

Kostenlos

Keine Fremdwährungsgebühren

Stand: 15.06.2021

Beim Vergleich der beiden Konten fällt auf, dass ein Konto bei einer regionalen Bank oder Sparkasse kostenintensiver sein kann als bei einer Internetbank. Gleichzeitig können der Filialservice vor Ort und der persönliche Ansprechpartner vor allem bei konkreten Fragen zielführend sein. Unternehmen müssen aus diesem Grund individuell prüfen, welche Kontoform und welche Bank die besten Leistungen für die eigenen Bedürfnisse anbietet.

Tipp für Kapitalgesellschaften: Kapitalgesellschaften, die ein kostenloses Business-Konto nutzen möchten, können nicht auf die Leistungen der N26 Bank zurückgreifen. Für Kapitalgesellschaften eignet sich alternativ das Konto Fyrst Base der Fyrst Bank. Als Tochterfirma der Postbank können Fyrst Kunden kostenlos auf das Filialnetz der Postbank und der Cash Group zurückgreifen. Ebenfalls möglich ist das gebührenfreie Abheben und Einzahlen von Bargeld sowie eine DATEV und Sevdesk-Anbindung.

Fazit: Unternehmen sollten abhängig vom gewünschten Leistungsumfang ihr /Geschäftskonto wählen

Aus gesetzlicher Sicht ist ein Geschäftskonto für Freiberufler und Selbstständige nicht zwingend vorgeschrieben. Kapitalgesellschaften und Selbstständige über einer definierten Umsatzschwelle sind im Gegensatz rechtlich in der Pflicht, ihre Geschäftstätigkeit auf Basis einer ordentlichen Buchführung aufzubauen. Dies bedeutet für die Praxis, dass sie zu einem Jahresabschluss und einer korrekten Verbuchung aller Einnahmen und Ausgaben verpflichtet sind. Ohne ein Geschäftskonto, das ebenfalls auf juristische Personen ausgestellt werden kann, ist eine ordentliche Buchführung nicht vorstellbar.

Ein Firmenkonto wird grundsätzlich auf Guthabenbasis geführt. Während Direktbanken bei vielen Kontomodellen auf monatliche Kontoführungsgebühren verzichten, wird bei Filialbanken, zu denen zum Beispiel die örtlichen Sparkassen oder die Deutsche Bank und die Commerzbank gehören, Kontoführungskosten fällig. Zusätzlich können Gebühren für Daueraufträge, beleghafte Überweisungen oder das Abholen von Bargeld anfallen.

Vor der Eröffnung eines Geschäftskontos lohnt ein objektiver Vergleich, bei dem überschlagen werden sollte, welche Leistungen eines Geschäftskontos essenziell sind. Wer wenig Überweisungen tätigt, seltener Bargeld benötigt und wenig Guthaben auf dem Konto aufbewahrt, kann möglicherweise auf ein kostenloses Geschäftskonto zurückgreifen. Wer im Gegensatz häufiger Fachberatung bedarf und einen festen Ansprechpartner bevorzugt, ist bei einer Filialbank gut aufgehoben.

Die eigentliche Kontoeröffnung ist als standardisierter Verwaltungsakt problemlos möglich. Einzelunternehmen benötigen neben der Gewerbeanmeldung ihren Personalausweis. Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich durch den Gesellschaftervertrag oder die Eintragung ins Handelsregister ihre Gesellschafterform nachweisen. Wird ein Kontokorrentkredit benötigt, kann dieser zusätzlich beantragt werden. Er sollte ausschließlich für kurze Finanzierungslücken genutzt werden, da die Kosten für Überziehungszinsen hoch sind.

Zusammenfassend macht es für Gewerbetreibende aller Größenordnungen Sinn, ihre dienstlichen und privaten Finanzen zu trennen. Ein Geschäftskonto eignet sich für alle geschäftlichen Transaktionen, vereinfacht den beleglosen Zahlungsverkehr und kann durch seine Onlinebank-Funktion unabhängig von Filialen auf jedem Smartphone genutzt werden.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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