Überlastungsanzeige: Bedeutung, Inhalt und Gründe

Was ist eine Überlastungsanzeige?

Die Überlastungsanzeige ist zunächst ein Begriff aus dem Arbeitsrecht, der explizit weder in einem Gesetz noch in einem Tarifvertrag (z. B. Tarifvertrag öffentlicher Dienst) erwähnt oder näher definiert ist.

Sie dient dem Schutz Ihrer Mitarbeiter vor den Folgen von Arbeitsüberlastung. Darüber hinaus dient die Überlastungsanzeige dazu, Sie auf Ihre Aufgabe hinzuweisen, entsprechende Maßnahmen zur „Gefahrenabwehr“ einzuleiten.

Die Überlastungsanzeige speist sich folglich rechtlich unter anderen aus Teilen des Arbeitsschutzgesetzes, des Arbeitsvertrags (Nebenpflichten) und des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB; Haftungsrecht).

In der Praxis werden Ihnen auch die Begriffe Entlastungsanzeige (dient der Entlastung im Schadensfall), Gefahrenanzeige (macht auf mögliche Gefahren aufmerksam) oder Qualitätsanzeige (Hinweis darauf, dass erarbeitete oder festgelegte Qualitätsstandards nicht eingehalten werden können) begegnen.

Was sind mögliche Gründe für eine Überlastungsanzeige?

• Längerfristige Krankheit
• Berufsfremde Tätigkeiten
• Über dem Durchschnitt liegendes Arbeitspensum etwa durch
  
  – eine stark reduzierte Mitarbeiterzahl
  
  – akuten Mehraufwand oder beispielsweise auch
  
  – seit Wochen unbesetzten Stellen.
• Zusätzliche Verwaltungstätigkeiten oder sonstige Verrichtungen, die nicht zu Ihrer eigentlichen Aufgabe gehören

Was ist die Kernaussage einer Überlastungsanzeige?

Der schriftliche Hinweis an den Arbeitgeber bzw. unmittelbaren Vorgesetzten beschreibt konkret die Situation, in der die ordnungsgemäße Erfüllung der Arbeitsleistung aufgrund der Überbelastung gefährdet ist und Sach- oder Personenschäden befürchtet werden.

Des Weiteren sind die Gründe anzugeben, die für die Situation ursächlich sind, z. B. personelle Unterbesetzung, organisatorische Mängel oder mangelhafte Arbeitsbedingungen.

Hinweis: Eine Überlastungsanzeige berechtigt nie zu pflichtwidrigem Handeln. Sie entbindet Ihren Mitarbeiter nicht von seinen Pflichten zur sorgfältigen Arbeitsleistung.

Was gehört in eine Überlastungsanzeige?

• Datum
• Name des Mitarbeiters
• Betroffene Arbeitsbereiche
• Konkrete Beschreibung der Situation
• Benennung der Überlastungsmerkmale (keine Pausen, zu lange Arbeitszeiten, Schilderung der Ursachen zu hoher Arbeitsbelastung, mangelnde Personalausstattung usw.)
• Dienstliche Folgen (längere Bearbeitungsdauer von Laborproben, Beschwerden von internen oder externen Kunden, Fristversäumnisse, Kundenbeschwerden bzw. Regressansprüche, Qualitätsstandards können nicht mehr eingehalten werden)
• Persönliche Folgen (z. B. Erkrankungen aufgrund Stresses/Überlastung)
• Was hat der verantwortliche Mitarbeiter bereits unternommen, um die Situation zu verbessern?
• Aufzählen der Arbeiten, die nicht erledigt werden können bzw. die vorrangig erledigt werden müssen
• Begehren auf unverzügliche Abhilfe der Situation
• Verknüpfung mit Qualitätsmanagement
• Unterschrift

Besteht die Pflicht, eine Überlastungsanzeige abzugeben?

Ja. Sie resultiert unter anderen aus den arbeitsvertraglichen Nebenpflichten (§ 611 BGB und §§ 241 Abs. 2, 242 BGB). Danach sind Ihre Mitarbeiter verpflichtet, Sie vor drohenden oder voraussehbaren Schäden zu bewahren bzw. vor deren Eintritt zu warnen und auf organisatorische Mängel sowie auf Überschreitungen der zulässigen Arbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aufmerksam zu machen.

Weiter konkretisiert werden diese Nebenpflichten im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Nach § 15 ArbSchG haben Beschäftigte die Pflicht, für ihre Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, aber auch für die anderer Personen, die von Handlungen oder Unterlassungen bei der Arbeit betroffen sind, Sorge zu tragen.

Wann ist eine Überlastungsanzeige abzugeben?

Wenn Ihr Mitarbeiter absehen kann, dass er aus eigener Kraft die Arbeit nicht mehr so leisten kann, dass Schäden oder arbeits- oder andere vertragliche Verletzungen ausgeschlossen werden können. Nach § 16 Abs. 1 ArbSchG haben Ihre Mitarbeiter sogar die Pflicht, Ihnen jede festgestellte Gefahr für die Sicherheit und Gesundheit unverzüglich zu melden.

Grundsätzlich gilt aber: Sie müssen noch eine Reaktionszeit haben, um die Überlastungssituation abzustellen.

Hinweis: Übergeben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Kopie der Überlastungsanzeige und bewahren Sie ein Exemplar zentral, z. B. in der Personalakte, auf.

Die Anzeige dient unter Umständen als Beweis bei einem eingetretenen Schaden und damit verbundenen geltend gemachten Ansprüchen z. B. eines betroffenen Kunden. Die Überlastungsanzeige ist eine Urkunde im Sinne des Strafgesetzbuchs, die Sie deshalb auch nicht ohne Einwilligung Ihres Mitarbeiters vernichten dürfen.